AFAS Pocket inrichten voor ontvangsten van inkooporders

Je kunt ontvangsten op inkooporders makkelijk boeken via AFAS Pocket. Hierdoor kunnen andere processen zoals de betaling van de inkoopfacturen snel doorlopen. Hieronder vind je een beschrijving van de inrichting en helemaal onderaan zie je een korte beschrijving van het boeken van een inkooporder in Pocket.

Als je een bouw-licentie hebt, dan heb je twee mogelijkheden: je kunt de 'algemene' ontvangsten gebruiken die hier beschreven worden en ontvangsten ten aanzien van een bouw-project. Als Bouw-klant kun je beide methoden dus naast elkaar gebruiken.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Pocket-instellingen vastleggen:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Ontvangstinstellingen.

   Vergeet niet dit tabblad te autoriseren.

3. Bepaal welke weergaven je wilt gebruiken voor het tonen van eigen pakbonnen en alle pakbonnen in AFAS Pocket.
4. Als je een eigen weergave wilt toevoegen, klik je op Toon. In Pocket worden de velden Ordernummer en Leverancier altijd getoond. Daarnaast zie je de eerste drie velden uit de weergave die je hier koppelt. De Pocket-gebruiker kan zoeken in en sorteren op deze velden.
5. Je kunt een bijlage koppelen bij het boeken van een ontvangst, de mogelijkheden zie je hieronder. Denk bij een bijlage bijvoorbeeld aan en foto van de levering of van de pakbon.

   Er zijn verschillende manieren om om te gaan met een bijlage bij het boeken van een ontvangst. Denk bij een bijlage bijvoorbeeld aan een foto van een pakbon of van de ontvangen artikelen.

   • Bijlage is verplicht.

     Vink Bijlage verplicht bij ontvangst aan en koppel een type dossieritem voor het registreren van de bijlage. Het type dossieritem moet aan bepaalde eisen voldoen.

     Een geldig type dossieritem heeft de volgende eigenschappen:

     • De bestemming Inkooprelatie is optioneel, verplicht of één van deze is verplicht.
     • De bestemming Organisatie/persoon is optioneel, verplicht of één van deze is verplicht.
     • De bestemming Inkooprelatie + ontvangst is optioneel of verplicht.
     • De bestemming Project is optioneel.
     • Het veld Kenmerken gebruiken is uitgevinkt.
     • Het veld Bestand koppelen is aangevinkt.
     • Het veld Verantwoordelijke verplicht is uitgevinkt.

   • Bijlage is optioneel.

     Vink Bijlage verplicht bij ontvangst uit, maar koppel WEL een type dossieritem voor het registreren van de bijlage. Het type dossieritem moet aan bepaalde eisen voldoen.

     Een geldig type dossieritem heeft de volgende eigenschappen:

     • De bestemming Inkooprelatie is optioneel, verplicht of één van deze is verplicht.
     • De bestemming Organisatie/persoon is optioneel, verplicht of één van deze is verplicht.
     • De bestemming Inkooprelatie + ontvangst is optioneel of verplicht.
     • De bestemming Project is optioneel.
     • Het veld Kenmerken gebruiken is uitgevinkt.
     • Het veld Bestand koppelen is aangevinkt.
     • Het veld Verantwoordelijke verplicht is uitgevinkt.

   • Bijlage is niet toegestaan.

     Vink Bijlage verplicht bij ontvangst uit en koppel GEEN type dossieritem.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Filterautorisatie op inkooporder:

Met de filterautorisatie bepaal je welke inkooporders te zien zijn in Pocket in de weergave Alle inkooporders. Met andere woorden: op welke inkooporders een ontvangst kan worden geboekt. Als je geen gegevensfilters op inkooporder inricht, kunnen Pocket-gebruikers alle inkooporders zien waarop nog ontvangsten kunnen worden geboekt.

Let op:

De filterautorisatie geldt alleen voor de weergave Alle inkooporders, niet voor Mijn inkooporders.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
3. Open Ordermanagement / Inkooporders en maak de filters aan.
4. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
5. Selecteer de gebruikersgroep die ontvangsten mag boeken in Pocket.
6. Ga naar het tabblad Autorisatie.
7. Open het pad in de afbeelding en activeer de juiste filters.

   

Menu-item in Pocket autoriseren:

Als je de onderstaande stappen uitvoert, dan komt het menu-item Inkoop ontvangen beschikbaar in Pocket en kunnen gebruikers ontvangsten gaan boeken.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep die ontvangsten mag boeken in Pocket.
4. Ga naar het tabblad: Pocket.
5. Autoriseer het onderdeel Ontvangen.

Ontvangst boeken in AFAS Pocket:

Je kunt in Pocket ontvangsten boeken van artikelen, niet van andere typen items.

1. Start het onderdeel Inkoop ontvangen.
2. Selecteer de weergave Alle inkooporders of Mijn inkooporders. In de weergave Mijn inkooporders zie je alleen inkooporders waarbij jij van minimaal één inkooporderregel de aanvrager bent). In de weergave zie je alleen inkooporders met de volgende statussen:
   • Actief
   • Deellevering
   • Deellevering/ontvangen
   • Geleverd/deel ontvangen

   Let op:

   Inkooporders waarbij het veld Genereren inkoop is aangevinkt, zie je nooit bij Inkoop ontvangen in Pocket.

3. Open de inkooporder waarop je een ontvangst wilt boeken.

   Na het openen van de inkooporder zie je alleen inkooporderregels met de volgende statussen:

   • Actieve regel
   • Deellevering
   • Deellevering/ontvangen
   • Geleverd/deel ontvangen
4. Selecteer de regel waarop je een ontvangst wilt boeken en vul het ontvangen aantal in.

   Als een lager aantal ontvangen invult dan het aantal op de inkooporderregel, dan wordt een deelontvangst aangemaakt. De inkooporder blijft dan beschikbaar in Pocket tot er geen te ontvangen aantallen meer zijn.

5. ik op Regel ontvangen melden.
6. Je kunt/moet een bijlage koppelen (afhankelijk van de Pocket-instellingen).
7. Tik op Registreer ontvangst.