Voortgang boeken via projectactiviteiten in InSite

Je kunt vanuit de projectactiviteit de voortgang van een project boeken in InSite. Op basis van de geboekte voortgang wordt automatisch nacalculatie gegenereerd. Contacten die teamlid zijn mogen ook voortgang boeken in OutSite, maar dan ontstaat er geen nacalculatieregel.

Je kunt alleen voortgang boeken op een projectactiviteit van een project als je teamlid (medewerker) bent. Je kunt alleen je eigen voortgang boeken, wijzigen of verwijderen, maar niet voor een ander teamlid. Daarnaast moet de voorcalculatie definitief gemaakt zijn.

Je kunt ook op artikelen voortgang boeken in InSite en OutSite. Dit maakt het ook voor je klanten (contacten) mogelijk om voortgang te boeken en afhandelen op artikelen. Bij het boeken van voortgang op artikelen in InSite wordt ook automatisch een nacalculatieregel gegenereerd, waarbij de urensoort wordt overgenomen ('urensoort normaal') uit de projectinstellingen en de voorkeur werksoort van het team.

Je kunt geen voortgang boeken op een project dat is afgemeld of op een geblokkeerde projectactiviteit. Je kunt geen voortgang meer boeken als een projectactiviteit 100% voortgang heeft bereikt (tenzij je de laatste voortgangsregel verlaagt naar bijvoorbeeld 90%. Daarmee komen ook de overige voortgangsregels weer beschikbaar om aan te passen).

Voortgang boeken op projectactiviteiten in InSite/OutSite:

1. Open InSite.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Klik op: Mijn InSite.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van het menu-item anders is.

4. Ga naar het tabblad: Mijn projecten.

   Afhankelijk van jouw InSite/OutSite kun je projectactiviteiten ook boeken via Teams, Projecten, Mijn projectactiviteiten of Projectactiviteiten mijn teams.

5. Open de voorcalculatie van het project.
6. Ga naar het tabblad: Activiteiten.

   Je ziet de projectactiviteiten voor dit project.

7. Open de projectactiviteit.

   Je ziet de gegevens van de projectactiviteit.

8. Klik op: Nieuw bij Voortgang.

   Je ziet de knop Nieuw niet bij het onderdeel Voortgang?

   Klik hier voor meer informatie.

   Knop Nieuw bij Voortgang niet zichtbaar

   Als je geen voortgang kunt aanmaken of wijzigen op een projectactiviteit, loop dan onderstaande checklist na:

   Voortgang aanmaken

   • Je bent ingelogd in InSite (medewerker) of OutSite (contactpersoon).
   • Je bent teamlid bij het project waar je voortgang op boekt.

     Controleer dit bij het project in InSite (of via Projecten / Project / Project, tabblad Team).

   • De voorcalculatie heeft status definitief, deellevering of geleverd.

     Controleer de status bij de voorcalculatie in InSite of via Projecten / Voorcalculatie / Voorcalculatie. Je kunt de voorcalculatie definitief maken via de actie Definitief maken.

   • Het project is niet afgemeld.

     Controleer bij het project of het veld Afgemeld is aangevinkt in InSite of via Projecten / Project / Project, tabblad Status.

   • De projectactiviteit is niet geblokkeerd.

     Controleer dit bij het project via Projecten / Project / Project, tabblad Projectactiviteit.

   • De projectactiviteit is nog niet voltooid (voortgang < 100%).

     Controleer het % voortgang van de projectactiviteit bij het project in InSite of via Projecten / Project / Project, tabblad Voortgang.

   • De projectfase is niet gereed.
   • Als de voorcalculatieregel aan de projectactiviteit geen werksoort, maar artikel of samenstelling bevat:
     • In de instellingen projecten op het tabblad Uren is een 'urensoort normaal' ingesteld.
     • De ingelogde persoon moet een voorkeur werksoort hebben in het team. Op basis van deze werksoort genereert Profit automatisch de nacalculatieregel nadat je voortgang is vastgelegd.

   Voortgang wijzigen

   Je kunt voorgang wijzigen als er wordt voldaan aan bovenstaande voorwaarden van 'Voortgang aanmaken' én de volgende voorwaarden:

   • De voortgangsregel is van het ingelogde teamlid (persoon).
   • De voortgangsregel is geboekt via InSite.
   • De nacalculatieregel is nog niet geaccordeerd, gereedgemeld of gefactureerd.

   Genereren van nacalculatie o.b.v. voortgang op een artikel

   Bij het genereren van een nacalculatie op basis van voortgang op een artikel worden nacalculatie velden als volgt gevuld:

   Velden	Bron
   Urensoort	Urensoort Normaal (volgens projectinstellingen)
   Werksoort	Teamrol / Teamlid -> voorkeur werksoort die is ingesteld
   Kost-en verkoopprijs	Kost-en verkooptarief
   Verbijzonderingen	Voorcalculatieregel
   Dimensies	Voorcalculatieregel
   Vrije velden	Voorcalculatieregel

9. Vul de datum in.
10. Vul een waarde in bij Uren besteed.
11. Vul een waarde in bij Uren nog nodig.

    Profit berekent het percentage voortgang bij % Voortgang.

    Je kunt ook het % Voortgang invullen, dan berekent Profit het aantal Uren nog nodig.

12. Vul in het vak Toelichting een toelichtende tekst in.
13. Koppel bij Bijlage een bijlage als je dat wilt. Je kunt bijvoorbeeld een ingescand document koppelen.
14. Klik op: Aanmaken.
15. Klik ook door de andere tabbladen.

Voortgang boeken in OutSite

Een teamlid bij de klant kan voortgang boeken op een projectactiviteit.

Bij de teamrol van het externe teamlid moet ingesteld zijn dat dit toegestaan is. De rol Externe projectleider heeft de meeste rechten.

Voortgang bij Projectactiviteiten toevoegen in OutSite:

1. Open OutSite.
2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
3. Klik op:  Projecten.

   OutSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van het menu-item anders is.

4. Ga naar het tabblad: Mijn Activiteiten.
5. Open de projectactiviteit.
6. Klik op: Nieuw bij Voortgang.

   

7. Vul de datum in.
8. Vul een waarde in bij Uren besteed.
9. Vul een waarde in bij Uren nog nodig.

   Je kunt ook het % Voortgang laten berekenen door Uren nog nodig in te vullen.

10. Vul in het vak Toelichting een toelichtende tekst in.
11. Koppel bij Bijlage een bijlage als je dat wilt. Je kunt bijvoorbeeld een ingescand document koppelen.
12. Klik op: Aanmaken.