Inkooprelaties uitnodigen met offerteaanvraag
OfferteaanvragenJe nodigt de inkooprelaties uit om een offerte in te dienen.
Deze inkooprelaties moeten correct ingericht zijn. Ook moet je hiervoor het berichtsjabloon van het soort Inkoopofferte uitnodiging hebben voorbereid.
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 6. |
Inkooprelaties uitnodigen:
- Ga naar: Ordermanagement / Inkoopproces / Inkoopofferte.
- Selecteer in de weergave een inkoopofferte waar geen inkooprelaties aan zijn toegevoegd en klik op de actie Offerteaanvragen
of open de inkoopofferte en klik op de actie Opslaan en offerteaanvragen. (Zichtbaarheid is afhankelijk van inrichting). (Profit 6)
Zodra de offerteaanvraag is toegevoegd op een project, kun je ook via de projecteigenschappen de acties uitvoeren.
- Ga naar het tabblad: Offerteaanvragen.
- Selecteer de gewenste Inkooprelaties.
- Klik op de actie: Uitnodigen. Via deze actie ontvangt de inkooprelatie de offerteaanvraag via mail en OutSite en de workflow wordt opgestart (als dit is ingericht) .
De actie E-mailen gebruik je alleen als je bijvoorbeeld ad hoc de offerteaanvraag nogmaals wilt mailen. De inkooprelatie ontvangt het bericht alleen via mail en hieraan is geen workflow verbonden. De berichtsjabloon bij deze actie richt je naar eigen inzicht in.
- Selecteer het berichtsjabloon.
Als je verstrekt via de actie Uitnodigen, is berichtsjabloon van het soort Offerteaanvraag uitnodiging.
- Selecteer het rapport als je de offerteaanvraag ook als bijlage wilt verstrekken
Je kunt bij e-mailen ook een vrije bijlage bij Bijlage selecteren. De bijlage wordt aan het dossieritem toegevoegd als bijlage. Omdat het dossier maximaal één bijlage kan bevatten kan een rapport óf een bijlage worden gekozen, niet allebei.
Vul eventueel een Onderwerp in. Wat je hier invult wordt in het onderwerp van het bericht opgenomen als je dit hebt ingericht in het berichtsjabloon. (Profit 6)
- Vul eventueel tekst in bij Toelichting.
Als je Toelichting als tag in het berichtsjabloon hebt opgenomen, komt de tekst als ad hoc aanvulling in het standaard bericht.
Voorbeeld:
Voor deze offerteaanvraag kun je ook het filmpje op de website op www.afas.nl bekijken voor een betere indruk van wat we zoeken.
- Klik op: Volgende.
Je ziet de regels die verstrekt gaan worden.
- Klik op: Afdrukvoorbeeld als je een voorbeeld van een samengevoegd offerteaanvraag-rapport wilt zien.
Dit ziet er bijvoorbeeld zo uit.
- Klik op: E-mail voorbeeld als je een voorbeeld van het e-mailbericht wilt zien.
Na verstrekken zie je de samengevoegde e-mail terug als eml-bestand in het Dossier, tabblad Bijlage. Dit bestand kun je opslaan en openen met bijvoorbeeld Outlook. (Profit 6)
- Klik op: Voltooien.
De uitnodigingen worden nu verstrekt per e-mail en geplaatst op de leveranciersportal in OutSite (als je dit hebt ingericht).
- Klik op: Opslaan en sluiten.
In de weergave met inkoopoffertes heeft de inkoopofferte de status In aanvraag.
De inkooprelaties kunnen vervolgens:
- De offerteaanvraag beoordelen / een vraag stellen / bedanken/ een inkoopofferte indienen (als je met OutSite en de workflow werkt). Deze manier zorgt voor overzicht, grip op de communicatie en snelheid.
- De uitnodiging in de e-mail raadplegen en per mail een offerte indienen (als je alleen met e-mail werkt). Deze manier van werken vraagt handwerk, is onoverzichtelijk en traag.