Werkwijze teller instellen

Wanneer je iets nieuws toevoegt, bijvoorbeeld een verkoopfactuur of inkoopfactuur, dan kent SB automatisch een volgnummer toe. Dit volgnummer noemen wij een Teller. Lees dit onderwerp als je deze tellers naar eigen wens wilt instellen.

Het automatisch toevoegen van een volgnummer heeft de volgende voordelen:

• Voorkomen dat factuurnummers dubbel worden gebruikt.
• Zorgen dat factuurnummers opeenvolgend zijn en geen 'gaten' ontstaan.

Het is mogelijk om de opmaak van dit volgnummer in te stellen met behulp van een teller.

Bij het verwijderen van een factuur loopt de teller door. De volgnummers van de verwijderde facturen worden niet opnieuw gebruikt, omdat SB de facturen niet verwijdert, maar archiveert. Deze blijven dus altijd bewaard.

Opmaak van een teller instellen:

1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Tellers.
2. Open de teller die hoort bij het betreffende proces. SB kent tellers voor:
   • Beginbalans grootboek
   • Creditfactuur
   • Externe loonverwerking
   • Incassomachtiging
   • Inkoopfactuur
   • Journaalpost
   • Memoriaalboeking
   • Offerte
   • Overlopende post
   • Vaste boeking
   • Verkoopfactuur
   • Verkoopjournaalpost
3. Open de reeks, waarvan je de opmaak wilt instellen.

   Op dit moment is het nog niet mogelijk om meerdere reeksen toe te voegen.

4. Vul bij Lengte het aantal cijfers in die je wilt gebruiken voor het volgnummer.

   De lengte bepaalt het aantal nummers dat kan worden uitgedeeld. Bij een lengte van 4 is dit maximaal 9999. Wanneer je een jaartal gebruikt in het voorloopteken, dan geldt dit aantal per jaar.

5. Vul bij Voorlooptekens een afkorting en eventueel een jaartal-variabele in die je voor het volgnummer wilt plaatsen.

   Let op:

   Aanpassen van voorlooptekens kan alleen wanneer de betreffende teller nog niet is gebruikt. Daarna zijn deze niet meer aanpasbaar.

   • Door gebruik te maken van een afkorting kan je aan de hand van een teller herkennen bij welk proces deze hoort, bijvoorbeeld "VB" voor Vaste boeking en "MB" voor Memoriaalboeking.
   • De jaartal-variabele plaatst het huidige jaartal in de teller. Gebruik [JJJJ], [JJJ], [JJ], of [J] om het aantal cijfers voor het jaartal te bepalen. Het resultaat hiervan is "2020", "020", "20", of "0".

   Let op:

   Zorg dat je voor verkoopfacturen minimaal vier tekens gebruikt voor de teller. Als je een streepje gebruikt in de teller, zorg dan dat het deel voor of na het streepje minimaal vier tekens lang is. Anders kan SB de betaling van deze verkoopfactuur niet goed afletteren.

6. Vul bij Startwaarde het volgnummer in dat je aan het begin van een nieuwe boekjaar wilt gebruiken.

   Hiermee kan je er bijvoorbeeld voor zorgen dat een factuur eind januari niet volgnummer 1 heeft en een klant denkt dat je onderneming slecht draait.

   

7. Vul bij Afwijkende startwaarde startjaar het eerstvolgende volgnummer na het laatste factuurnummer van je vorige boekhoudpakket in. Zo zorg je ervoor dat de reeks blijft aansluiten.
8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).