Rapport toevoegen

Met Profit wordt een groot aantal standaardrapporten meegeleverd, herkenbaar aan de toevoeging (Profit) in de naam van het rapport. Je kunt de standaardrapporten niet wijzigen. Wel kun je een rapport kopiëren en de kopie aanpassen, of een geheel nieuw rapport toevoegen, gebaseerd op een gegevensverzameling van je keuze.

Overgang naar de nieuwe RapportGenerator

Er is een nieuwe RapportGenerator die de oude RapportGenerator zal gaan vervangen. Probeer nieuwe rapporten al zoveel mogelijk in de nieuwe RapportGenerator te maken. Dan heb je later minder werk aan het overzetten van rapporten van de oude naar de nieuwe RapportGenerator. Zie verder Nieuw rapport aanmaken en opslaan (nieuwe RapportGenerator).

In Profit 7 kon je al een nieuw rapport in de nieuwe RapportGenerator aanmaken op basis van een gegevensverzameling. Vanaf Profit 8 kun je een rapport aanmaken op basis van een Profit-rapport dat in de nieuwe RapportGenerator gemaakt is.

Rapporten die je zelf het aangemaakt in Profit 7 of eerder in de oude RapportGenerator, kun je ook in Profit 8 nog bewerken in de oude RapportGenerator. Verder gelden de volgende spelregels in Profit 8:

• Je kunt geen kopieën maken van rapporten die je zelf gemaakt hebt in de oude RapportGenerator, of van Profit-rapporten die nog in de oude RapportGenerator gemaakt zijn.
• Je kunt rapporten die in de oude RapportGenerator gemaakt zijn, niet meer importeren in Profit 8. Rapporten die met de nieuwe RapportGenerator gemaakt zijn, kun je wel importeren.

Beschrijving

Het kopiëren van een (standaard)rapport is meestal de makkelijkste werkwijze. Je kunt het bestaande rapport eerst testen en snel nagaan, welke wijzigingen nodig zijn. Je maakt hierbij gebruik van de gegevensverzameling die aan het rapport gekoppeld is en je kunt geen andere gegevensverzameling koppelen. Voordat je ingrijpende wijzigingen doorvoert, moet je controleren of de gegevensverzameling van het rapport voorziet in de informatiebehoefte.

Als je geen bestaand rapport wilt kopiëren, voeg je een nieuw rapport toe dat gebaseerd is op een gegevensverzameling. Je begint dan met een blanco rapportlay-out die je nog helemaal moet vullen en indelen. Ook hier is je keuze van de gegevensverzameling cruciaal, want je kunt achteraf geen andere gegevensverzameling aan het rapport toevoegen.

Elk rapport is gebaseerd op één specifieke gegevensverzameling. Je kunt alleen velden uit deze gegevensverzameling in het rapport opnemen. Als je ook gegevens nodig hebt uit een andere gegevensverzameling, gebruik je hiervoor een subrapport: een subrapport kan namelijk wel gebaseerd zijn op een andere gegevensverzameling dan het hoofdrapport. Een hoofdrapport kan meerdere subrapporten bevatten.

Let op:

Rapporten zijn op allerlei plaatsen in Profit gekoppeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan loonstroken (bij de werkgever) en de rapporten in het inkoop- en verkooprelatieprofiel of bij verstrekkingen per inkoop-/verkooprelatie.

Het kopiëren en aanpassen van een rapport is dus niet voldoende om een bepaalde output te krijgen. Zorg ervoor, dat het rapport op de juiste plaats gekoppeld is.

Zie ook

• Eenvoudig rapport opzetten
• Rapport exporteren en importeren in andere omgeving

Rapport toevoegen op basis van bestaand rapport

Je baseert een nieuw rapport op een bestaand rapport. Dit kan een meegeleverd standaardrapport zijn, of een ander rapport dat je eerder zelf hebt gemaakt.

Hieronder worden twee methodes beschreven die hetzelfde resultaat opleveren. Kopiëren is meestal de snelste methode.

Rapport kopiëren:

1. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport (alle rapporten)
   • CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport HRM
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport Payroll
   • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Rapport
2. Selecteer het rapport.

   

3. Klik op de actie: Kopiëren.
4. Vul een naam in voor het rapport.

   De overige velden (Definitiecategorie t/m Functiegroep) zijn van belang voor de filterautorisatie op rapport. Hiermee kun je bepalen welke rapporten door een gebruiker geopend mogen worden.

5. Klik op: Voltooien.

   Profit opent de RapportGenerator en je kunt direct aan de slag. Omdat we bezig zijn met het omzetten van rapporten naar de nieuwe RapportGenerator, geldt het volgende:

   • Als het rapport al is omgezet, dan bewerk je het rapport in de NIEUWE RapportGenerator.
   • Als het rapport nog niet is omgezet, dan bewerk je het rapport in de OUDE RapportGenerator.

Nieuw rapport op basis van bestaand rapport:

1. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport (alle rapporten)
   • CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport HRM
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport Payroll
   • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Rapport
2.  Klik op: Nieuw.
3. Selecteer gebaseerd op een bestaand rapport.
4. Selecteer het rapport dat je als basis wilt gebruiken.
5. Klik op: Volgende.
6. Vul een naam in voor het rapport.
7. Klik op: Voltooien.

   Profit opent de RapportGenerator en je kunt direct aan de slag. Omdat we bezig zijn met het omzetten van rapporten naar de nieuwe RapportGenerator, geldt het volgende:

   • Als het rapport al is omgezet, dan bewerk je het rapport in de NIEUWE RapportGenerator.
   • Als het rapport nog niet is omgezet, dan bewerk je het rapport in de OUDE RapportGenerator.

Rapport toevoegen op basis van gegevensverzameling

Je voegt een nieuw, blanco rapport toe op basis van een gegevensverzameling.

Rapport toevoegen gebaseerd op gegevensverzameling:

1. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport (alle rapporten)
   • CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport HRM
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport Payroll
   • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Rapport
2.  Klik op: Nieuw.
3. Baseer het rapport op een gegevensverzameling.
4. Selecteer de gegevensverzameling.

   

5. Klik op: Volgende.
6. Vul de omschrijving in.

   De overige velden (Definitiecategorie t/m Functiegroep) zijn van belang voor de filterautorisatie op rapport. Hiermee kun je bepalen welke rapporten door een gebruiker geopend mogen worden.

   

7. Klik op: Voltooien.

   Profit opent de RapportGenerator en je kunt direct aan de slag.

Factuurrapport kopiëren en rapporttype wijzigen

Profit kent verschillende factuurrapporten. Het type rapport van het factuurrapport bepaalt waar het factuurrapport gebruikt kan worden. Enkele voorbeelden van rapporttypen zijn: Projectfactuur, Cursusfactuur en Verkoopfactuur. Je kunt een rapport kopiëren en het type rapport wijzigen.

Voorbeeld:

Je hebt een eigen rapport gemaakt voor projectfacturen, dit rapport heeft het type Projectfactuur. Hierdoor kun je dit rapport niet gebruiken voor bijvoorbeeld cursusfacturen.

Als je dit rapport ook voor cursusfacturen wilt gebruiken, moet je het rapport kopiëren en in de kopie het type wijzigen in Cursusfactuur.

Je kunt het type rapport alleen wijzigen tijdens het kopiëren van een rapport, niet achteraf.

Factuurrapport kopiëren en rapporttype wijzigen:

1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport.
2. Selecteer het rapport.
3. Klik op de actie: Kopiëren.
4. Vul de omschrijving in.
5. Selecteer het type in Type rapport.
6. Klik op: Voltooien.