Ik werk met e-facturatie en matching met verplichtingen of ontvangsten. Wat moet ik controleren voor Profit 8?

Werk je in Profit 7 met e-facturatie en matching met verplichtingen of ontvangsten? Dan is het belangrijk om te controleren of jullie inrichting goed werkt met de nieuwe functionaliteiten in Profit 8. In Profit 8 zijn nieuwe matchingstatussen beschikbaar om ook buiten de ingestelde marges een verplichting of een ontvangst te kunnen matchen. Dit geeft meer mogelijkheden in de workflow Inkoopfactuur. De workflow Inkoopfactuur kan ook condities gebruiken op deze nieuwe matchingsstatussen.

Controleer de volgende inrichting voor matching en verwerking e-facturen:

  • Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow

    Je kunt in de workflow Inkoopfactuur condities gebruiken op nieuwe matchingsstatussen, financiële mutatieregels en verschilpercentage. Controleer en wijzig de inrichting van de workflow en zorg dat deze goed werkt met de nieuwe functionaliteiten van Profit 8.

  • Voorkeur tegenrekening op inkooprelatieprofiel

    Je kunt inrichten dat Profit e-factuurregels zonder match automatisch boekt op de voorkeur tegenrekening van de crediteur.

  • Factuur journaliseren bij overschrijding marge op inkooprelatieprofiel

    Vanaf Profit 8 wordt er ook gematcht met verplichtingen en ontvangsten buiten de ingestelde marges op het inkooprelatieprofiel. Houd er dus rekening mee dat deze marges worden herzien door jullie organisatie. Deze marges moeten op een bedrag / percentage worden ingesteld waarop het voor jullie organisatie acceptabel is dat de factuur zonder goedkeuring van budgethouder of eigenaar van de verplichting worden vrijgegeven voor betaling.

    Voorbeelden

    Voorbeeld: factuur hoger dan de verplichting (grote overschrijding van de verplichting)

    Je hebt voor een leverancier (inkooprelatie) een verplichting vastgelegd van € 100.

    Er komt een e-factuur binnen van € 1.000.

    • De marge voor verschillen tussen factuur en verplichting is ingesteld op 5%.
    • Het verschil (€ 900) is dus buiten de marge.

    Situatie 1: vinkje UIT

    In het inkooprelatieprofiel staat het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge uit.

    1. De factuur wordt gematcht met de verplichting.
    2. De factuur krijgt de status: Gedeeltelijke match - verplichting met verschil buiten marge.
    3. De factuur verschijnt niet in de lijst met te journaliseren facturen en wordt dus niet automatisch geboekt.
    4. De factuur moet je boeken via Boeken journaalpost.

    Deze inrichting gebruik je als je wilt voorkomen dat facturen met een (te) grote overschrijding automatisch in de financiële administratie terechtkomen. Je wilt deze eerst handmatig beoordelen.

    Situatie 2: vinkje AAN

    In het inkooprelatieprofiel is het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge aangevinkt.

    1. De factuur wordt gematcht met de verplichting.
    2. De factuur krijgt de status: Alle regels verwerkt (overschrijding marge).
    3. De factuur komt wel in de lijst met te journaliseren facturen en wordt bij het journaliseren gewoon geboekt, ondanks dat de verplichting met € 900 wordt overschreden.
    4. Richt je workflow zo in dat deze facturen alsnog automatisch ter beoordeling gaan naar de juiste verantwoordelijke, bijvoorbeeld via een taak “Controle overschrijding verplichting”.

    Gebruik deze inrichting als je de automatische verwerking zoveel mogelijk wilt laten doorlopen, maar de controle via de workflow wilt doen in plaats van de matchingsmarge.

    Let op:

    Als het factuurbedrag lager is dan de verplichting en buiten de marge valt dan wordt deze gematcht en automatisch verwerkt. Dit is bijvoorbeeld handig bij één verplichting voor het hele jaar en twaalf maandfacturen die je direct wilt boeken.

    Voorbeeld: verplichting hoger dan de factuur

    Je hebt een verplichting van € 1.200 voor een jaarabonnement. De leverancier stuurt elke maand een factuur van € 100. De factuur verwijst naar dezelfde verplichting.

    • De marge is ingesteld op 5%.
    • Het verschil tussen de factuur en de verplichting is € 1.100. Dit verschil valt buiten de marge.

    Profit matcht de factuurregel met de verplichting. De factuurregel krijgt de status Gedeeltelijke match - verplichting met verschil buiten marge.

    Deze status betekent niet dat Profit maar een deel van de factuur verwerkt. De factuur van € 100 is volledig verwerkt. De status geeft aan dat de verplichting nog niet volledig is afgehandeld. Er blijft € 1.100 open op de verplichting.

    Het veld Factuur journaliseren bij overschrijding marge is hiervoor niet nodig. De factuur overschrijdt de verplichting niet.Profit verwerkt de factuur en laat het restant van de verplichting open.

    Gebruik deze inrichting bijvoorbeeld bij één jaarverplichting met maandfacturen.

  • Factuurdatum voorstellen als boekingsdatum op inkooprelatieprofiel

    De boekingsdatum van de journaalpost wordt nu bepaald op basis van de datum van de e-factuur in plaats van de datum van vandaag (de datum van inlezen van de e-factuur). Je kunt instellen op het inkooprelatieprofiel.

  • Vrije matchingsregels uitgebreid met btw-percentage

    Je kunt vrije matchingsregels uitbreiden met Zoekwaarde btw-percentage. Daardoor kun je bijvoorbeeld regels met 0%, 9% en 21% apart boeken.

    Alleen crediteur en percentage invullen is voldoende om te matchen.

  • Voorkeur boekingsomschrijving op crediteur

    Je kunt op de crediteur een vaste Voorkeur boekingsomschrijving met tags instellen, zoals factuurnummer, factuurdatum of crediteurnaam.

  • Omschrijving boeking op vrije matchingsregels

    Je kunt bij een vrije matchingregel een Omschrijving boeking vastleggen. Profit neemt deze omschrijving over bij een match.

  • Boekingslay-out wijzigen voor e-facturen verwerken (optioneel)

    In de meegeleverde boekingslay-out voor e-facturen verwerken staat Matchen bij openen e-factuur standaard aangevinkt. Bij het openen van e-facturen in het boekingsprogramma start de matching dan automatisch. Dit maakt het ook mogelijk om direct vrije matchingregels toe te voegen.

    Zet deze instelling alleen uit als je juist niet automatisch wilt matchen, bijvoorbeeld voor de performance om sneller te werken bij grote aantallen e-facturen. Gebruik je een eigen boekingslay-out voor e-facturen verwerken, pas dan deze instelling naar wens aan.

Zie ook

  • E-facturen matchen en verwerken (Profit 8)