Bankafschriften matchen met openstaande posten
Je kunt ingelezen bankafschriften direct automatisch verwerken. Bij het automatisch verwerken van een bankafschrift zoekt Profit de bijbehorende openstaande posten op. Profit matcht dan de ingelezen bankafschriftregels met de openstaande posten in de omgeving. Zodra er een match is lettert Profit de openstaande posten van debiteuren/crediteuren automatisch af en worden de journaalposten direct gegenereerd. Alleen de bankafschriftregels die Profit herkent worden automatisch verwerkt. De bankafschriftregels die Profit niet automatisch verwerkt moet je handmatig verwerken.
Profit beschikt over een uitgebreide set regels om openstaande posten automatisch te herkennen en af te letteren. Bij dit proces wordt er direct op de debiteur/crediteur geboekt. Hieronder staat beschreven hoe deze herkenning (matching) van bankafschriftregels met openstaande posten werkt en welke zoekcriteria Profit hierbij gebruikt. Je kunt deze informatie gebruiken om de matching van bankafschriftregels met openstaande posten te optimaliseren.
Matchen van bankafschriftregels met openstaande posten - debiteuren
Het automatisch verwerken van bankafschriften bestaat grotendeels uit het herkennen (matchen) van openstaande posten bij debiteuren. Het verloop van dit proces is hieronder schematisch weergegeven. Als een openstaande post herkend is, worden de overige zoekmogelijkheden niet meer gebruikt.
Zoekcriteria:
- Betalingskenmerk gevonden?
Profit kijkt eerst of in de omschrijving van de bankafschriftregel een betalingskenmerk aanwezig is. Is er een betalingskenmerk aanwezig, dan is het factuurnummer in het betalingskenmerk een directe schakel naar de bijbehorende openstaande post. Als het betalingskenmerk matcht met een openstaande post in de omgeving, dan zijn zowel de factuur als de debiteur direct gevonden.
Vanaf Profit 8 matcht Profit ook op openstaande posten van crediteuren op basis van betalingskenmerk. Deze check wordt niet als eerste uitgevoerd zoals bij debiteuren, omdat de meeste klanten crediteuren betalen via een betaalopdracht in Profit. Profit kijkt daarom bij het automatisch verwerken van bankafschriftregels met crediteurenmutaties eerst of er sprake is van een betaalopdracht die door de bank als één regel in het bankafschriftbestand wordt teruggemeldt. Zo ja, dan boekt Profit het betaalde bedrag automatisch op de tussenrekening Betalingen onderweg.
Bij het inlezen van de banktransacties via een bankkoppeling wordt het betalingskenmerk overgenomen als deze maximaal 50 tekens is. Als deze langer is wordt de transactie ingelezen zonder dit kenmerk, zodat je deze wel (handmatig) kan verwerken.
Als er géén betalingskenmerk aanwezig is óf het betalingskenmerk heeft geen match gevonden, dan zoekt Profit verder met:
- Unieke match met IBAN?
Profit controleert of het bankrekeningnummer (IBAN) van de bankafschriftregel een unieke match oplevert. Bij het opzoeken van een bankrekeningnummer kijkt Profit bij alle debiteuren (met openstaande posten). Als in de regel een bankrekeningnummer aanwezig is dat Profit herkent, dan is de juiste debiteur gevonden. Als dezelfde bankrekening bij meerdere debiteuren voorkomt en er is slechts bij één debiteur een openstaande post, dan wordt deze debiteur voorgesteld bij het verwerken van het bankafschrift.
Bij het zoeken naar de juiste debiteur worden geblokkeerde bankrekeningen van de debiteur buiten beschouwing gelaten. Dit betekent dat bij het verwerken van bankafschriften de debiteur niet wordt voorgesteld als de bankrekening geblokkeerd is.
- Zoek factuurnummer in openstaande posten van gevonden debiteur
Is, met behulp van het IBAN, de juiste debiteur gevonden? Dan gaat Profit binnen de openstaande posten van deze debiteur op zoek naar de factuur die is betaald. Profit controleert of het factuurnummer in de omschrijving van de bankafschriftregel voorkomt bij de aanwezige openstaande posten van de gevonden debiteur. Het zoeken naar de openstaande post krijgt dus het debiteurnummer mee als filter.
- Zoek factuurnummer in alle openstaande posten
Is er (met behulp van het IBAN) geen debiteur/crediteur gevonden? Dan gaat Profit verder met het zoeken van de factuur in alle openstaande posten in de omgeving. Profit probeert nu via het factuurnummer de juiste debiteur/crediteur te vinden.
- Klopt het bedrag?
Is, op basis van het factuurnummer, de juiste openstaande post gevonden? Dan vindt er een controle op het bedrag plaats. Profit controleert of het bedrag van de bankafschriftregel overeenkomt met het bedrag van de openstaande factuur. In deze controle houdt Profit rekening met eventuele betalingsverschillen, mits je dit in de financiële administratie-instellingen hebt ingesteld.
Heb je geen marges voor betalingsverschillen ingesteld? Dan moet het bedrag van de bankafschriftregel precies overeenkomen met het bedrag van de gevonden openstaande factuur. Bij een afwijkend bedrag kan Profit deze bankafschriftregel niet automatisch verwerken.
In omschrijving zoeken naar:Automatisch of handmatig verwerken?
Als het bedrag van de bankafschriftregel overeenkomt met het bedrag van de openstaande post, herkent Profit de openstaande post en wordt de bankafschriftregel automatisch verwerkt.
Komt het bedrag van de bankafschriftregel niet overeen met het bedrag van de openstaande post? Dan zoekt Profit bij de andere openstaande posten verder naar een mogelijke match met de bankafschriftregel. Profit zoekt door tot alle openstaande posten in de omgeving gecontroleerd zijn. Als Profit (na het controleren van alle openstaande posten) zowel de debiteur als de factuur niet heeft gevonden, vindt er bij deze regel géén automatische herkenning plaats. Profit kan deze bankafschriftregel dan niet automatisch verwerken. Bankafschriftregels die Profit niet automatisch verwerkt moet je handmatig verwerken.
Heeft Profit (op basis van bovenstaande stappen) wél de juiste debiteur achterhaalt, maar de bijbehorende openstaande post nog niet gevonden? Lees dan in de volgende alinea verder over het vervolgproces in Profit.
Let op:
Als in een bankafschriftregel een betaling wordt gedaan terwijl de factuur al volledig is betaald, en er kan een match worden gemaakt op factuurnummer én debiteur, dan wordt deze betaling automatisch verwerkt. Dit komt omdat er een match is tussen de factuur en de debiteur. In dit geval heeft de debiteur teveel betaald (dubbelbetaald). Het teveel betaalde bedrag kun je verwerken met een creditfactuur.
Meerdere facturen in één betaling
Het kan gebeuren dat Profit (op basis van bovenstaande zoekcriteria) de debiteur wél heeft gevonden, maar het bedrag van de bankafschriftregel niet overeenkomt met het bedrag van één openstaande post. In dit geval heeft Profit wel de juiste debiteur achterhaald, maar is nog niet bekend welke factuur betaald is. Dit speelt bijvoorbeeld als een debiteur met één betaling meerdere facturen betaalt.
Is (op basis van bovenstaande stappen) de debiteur wél gevonden, maar de factuur nog niet? Dan zoekt Profit binnen de openstaande posten van de gevonden debiteur naar de verschillende facturen die in één keer zijn betaald. Het verloop van dit proces is hieronder schematisch weergegeven.
Let op:
De onderstaande zoekmethoden worden dus alleen uitgevoerd als de debiteur/crediteur wél is gevonden en de factuur niet is gevonden.
Zoekcriteria:
- Totaalbedrag afboeken bij meerdere factuurnummers
Als de bankafschriftregel betrekking heeft op meerdere openstaande posten, kan het voorkomen dat alle factuurnummers in de omschrijving van de betaling staan. Profit legt de lijst met factuurnummers van de betreffende debiteur naast de factuurnummers die in de omschrijving van de betaling staan. Als Profit de factuurnummers herkent en het totaalbedrag van deze facturen komt overeen met het binnengekomen bedrag, worden de betreffende openstaande posten afgeletterd.
Deze zoekmethode werkt dus alleen als alle factuurnummers in de omschrijving van de betaling zijn opgenomen.
In deze controle houdt Profit eveneens rekening met eventuele betalingsverschillen en de marges die je in de financiële administratie-instellingen hebt ingesteld voor het automatisch afboeken van betalingsverschillen.
- Factuurbedragen van de openstaande posten één voor één optellen
Als laatste zoekt Profit of bij de betreffende debiteur een reeks facturen (vanaf de oudste factuur) aanwezig is met het totaalbedrag van de bankafschriftregel. Profit sorteert de openstaande posten van de debiteur op ouderdom (oudste bovenaan) en telt de bedragen één voor één bij elkaar op.
Na elke telling controleert Profit of het betalingsbedrag van de bankafschriftregel overeenkomt met de optelling. Alleen als dit bedrag precies overeenkomt, vindt aflettering van de betreffende openstaande posten plaats. Bij deze zoekmethode houdt Profit dus géén rekening met eventuele betalingsverschillen.
Facturen in vreemde valuta zijn uitgesloten van deze zoekmethode.
Als bij verwerken van een bankafschrift de debiteur niet uniek gevonden is via het bankrekeningnummer, maar alle facturen die in de omschrijving staan te vinden zijn bij dezelfde debiteur, dan vindt toch de multi-match plaats. De som van de openstaande facturen moet wel kloppen met totaal betaald bedrag.
Zie ook: