Aanmaningen controleren en bewerken

Na het genereren van een run controleer je de opgenomen debiteuren en openstaande posten. Je kunt debiteuren of openstaande posten waarvoor je geen aanmaningen wilt afdrukken, uitsluiten van de run. Dit is alleen mogelijk als je de run nog niet definitief hebt afgedrukt.

Je kunt direct een kopie factuur meesturen bij een aanmaning of rekeningoverzicht via de actieknop Kopiefacturen meesturen.

Aanmaningen controleren en bewerken:

1. Ga naar: Financieel / Debiteur / Aanmaning.
2. Open de eigenschappen van de laatste run.

   Profit toont op het tabblad Algemeen de criteria die je hebt gebruikt om de run te genereren.

3. Ga naar het tabblad: Debiteuren.

   Alleen voor debiteuren met een vinkje in de kolom Geselecteerd zal Profit een aanmaning afdrukken. Vink de debiteuren uit die je niet wilt afdrukken.

   Met de actie Aanmaningsbrief afdrukken kun je van één debiteur een aanmaning raadplegen of afdrukken.

   Met de actie Kopiefacturen meesturen kun je direct een kopie factuur meesturen bij de aanmaning. De factuur moet hiervoor in het dossier van de verkooprelatie staan, anders kan de kopie factuur niet verstuurd worden. Dit kun je inrichten.
   De kopie factuur wordt als losse PDF toegevoegd aan de e-mail. Bij 5 of meer facturen maakt Profit er automatisch een ZIP-bestand van.

   Met de actie Kopiefacturen meesturen kun je direct een kopie factuur meesturen bij de aanmaning. De factuur moet hiervoor in het dossier van de verkooprelatie staan, anders kan de kopie factuur niet verstuurd worden.

   Als de kopiefactuur niet wordt meegestuurd met de aanmaning dan staat de factuur waarschijnlijk niet in het dossier van de verkooprelatie. Controleer eerst of de verkoopfactuur in het dossier staat van de verkooprelatie. Als dat niet het geval is doorloop de volgende stappen:

   Controleer de instellingen in boekingslay-out die je gebruikt voor de verkoopfactuur:

   De boekingslay-out staat namelijk mogelijk ingesteld om facturen nooit op te slaan in het dossier van de verkooprelatie.

   1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
   2. Open de boekingslay-out die je gebruikt, bijvoorbeeld Verkoopfactuur (of Projectfactuur of Abonnementsfactuur).
   3. Open het tabblad: Algemene instellingen.

      

   4. Selecteer bij Factuur in dossier opslaan voor Altijd of voor Vraag stellen.

      Wellicht staat deze instelling op Nooit of wordt bij de vraag geklikt op Nee.

   Facturen achteraf in het dossier opslaan:

   Als de facturen niet zijn opgeslagen in een verkooprelatiedossier kun je deze achteraf nog wel in het dossier opslaan mocht je dat wensen. Je kunt deze stappen uitvoeren voor meerdere facturen.

   1. Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur.
   2. Selecteer de facturen die je wilt opslaan in het dossier van de verkooprelatie.
   3. Klik op de actieknop Output.

      

   4. Vink het veld Alleen nog niet verwerkte facturen verwerken uit.
   5. Vink het veld Afwijkend verstrekken aan.
   6. Selecteer de verstrekkingswijze In dossier zetten.
   7. Klik op: Volgende.
   8. Voltooi de wizard.

   De geselecteerde facturen worden opgeslagen in het dossier van de verkooprelatie. Als je nu zou terugkeren naar de aanmaning en het tabblad Facturen, dan zou je geen melding meer krijgen bij het klikken op de actieknop Kopie factuur tonen. Profit kan nu in het dossier van de verkooprelatie wel een kopiefactuur ophalen en zal deze tonen.

   Als je in de Aanmaningsset hebt ingesteld dat de kopie factuur standaard wordt meegestuurd bij de aanmaning, dan kun je dit met de actie Kopiefacturen niet meesturen uitsluiten.

4. Ga naar het tabblad: Facturen.

   Profit toont alleen facturen van debiteuren die op tabblad Debiteuren zijn aangevinkt.

   Als je in de Aanmaningsset hebt ingesteld dat de kopie factuur standaard wordt meegestuurd bij de aanmaning, dan kun je dit met de actie Kopiefacturen niet meesturen uitsluiten.

   In de kolom Incassokosten zie je de berekende incassokosten als je dit hebt ingesteld in je aanmaningssetregel.

5. Vink de facturen uit die je niet wilt aanmanen / afdrukken.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.
7. Maak altijd een proefafdruk van de run met de actie Afdrukvoorbeeld. Als je een run definitief afdrukt, kun je deze niet meer aanpassen.

   Je ziet de aanmaningsrapporten. Bij meer dan 100 debiteuren krijg je een melding dat niet meer dan 100 bladzijden getoond worden. Dit is om een lange wachttijd te voorkomen.