Nieuwe versie van document aanmaken

Je kunt een nieuwe versie van een document maken. Profit bewaart oudere versies, waardoor je automatisch een documenthistorie opbouwt. Het bewaren van documentversies kan handig zijn bij bijvoorbeeld reglementen en documenten met een juridische inhoud, zodat je precies kunt zien wanneer wijzigingen zijn doorgevoerd en waarop deze betrekking hadden.

Voorwaarden:

• Dit is toegestaan in de sjabloon waar het document op gebaseerd is.
• Je opent het document in InSite vanuit de overzichtspagina met documenten die je mag wijzigen of documenten die je zelf hebt ingestuurd. De sitebeheerder van je organisatie kiest waar deze pagina op de site te vinden is. Is deze pagina niet aanwezig? Dan moet de sitebeheerder deze pagina mogelijk nog in het menu van de site plaatsen.

  Je voegt een menu-item toe via het beheermenu van de site. Je plaatst het menu achter of onder een bestaand menu-item.

  Menu-item toevoegen:

  1. Log in en start Sitebeheer.
     1. Open de site.
     2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
     3. Klik op: Opslaan en sluiten.
     4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

        

     5. Klik op: Sitebeheer.

  2. Ga naar het tabblad: Site.
  3. Klik op: Menu / Menu.

     

  4. Selecteer het item waaronder het nieuwe item moet komen en klik dan op +.

     

  5. Vul de omschrijving in die in het menu verschijnt.
  6. Selecteer bij Actie wat voor menu-item je wilt toevoegen:
     • Nieuwe pagina of nieuwe portalpagina

       In de volgende stap maak je de nieuwe pagina aan.

     • Aanmaken nieuw overzicht

       In de volgende stap maak je het nieuwe overzicht aan.

     • Aanmaken nieuw submenu

       Aan een submenu is geen pagina gekoppeld, een submenu dient alleen om het menu in te delen.

     • Verwijzen naar bestaande pagina

       Je neemt een bestaande pagina in het menu op.

     • Verwijzen naar externe link

       Je neemt een link naar een externe pagina op, bijvoorbeeld naar de site http://www.afas.nl.

     • Aanmaken nieuwe cockpitpagina

       Je maakt een nieuwe pagina voor het tonen van een analyse.

  7. Klik op: Toevoegen.
  8. Sleep het item op de juiste plaats.
  9. Sluit het menu. Het menu van de site wordt direct bijgewerkt.

Bij een document zonder versiebeheer kun je geen versies aanmaken, maar je kunt het document als zodanig wel aanpassen.

Nieuwe versie van document aanmaken:

1. Open de overzichtspagina Documenten (auteurs) of Mijn ingestuurde documenten.
2. Open het document waarvan je een nieuwe versie wilt maken.
3. Klik op de actie: Nieuwe versie maken.

   Je opent nu een kopie van de bestaande pagina waarbij de kenmerken, de inhoud en eventuele bijlagen zijn overgenomen.

4. Pas de tekst aan.
5. Klik op: Eigenschappen.
6. Vul minimaal een nieuwe publicatiedatum in, anders krijgt de nieuwe versie de oude publicatiedatum.
7. Als je het document op een later moment beschikbaar wilt stellen aan de lezers, vul je het veld Beschikbaar maken op met de gewenste datum. Het document is vóór die datum alleen zichtbaar in sitebeheer.

   Let op:

   Als je een nieuwe versie publiceert van een document met versiebeheer en je vult het veld Beschikbaar maken op met een datum in de toekomst, dan zijn eerdere versies van het document ook niet beschikbaar.

8. Publiceer het document.