Debiteurenbewaking

Met deze workflow bewaak je openstaande verkoopfacturen. Het doel is om tijdig actie te ondernemen bij betalingsachterstanden, zoals het contacteren van de klant, het afspreken van een betalingsregeling of het beoordelen van betwiste facturen. De workflow ondersteunt meerdere soorten incassokosten (privaatrechtelijk, publiekrechtelijk, bestuursrechtelijk) en is afgestemd op de gekoppelde aanmaningsset van de factuur.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status debiteurenbewaking (Profit). Denk aan Open, In behandeling, Afspraak voorgesteld, Niet akkoord en Afgehandeld. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Deze workflow maakt gebruik van de volgende condities:

• Altijd – Taken zijn standaard zichtbaar voor de verantwoordelijke.
• Geblokkeerd – Wordt toegepast wanneer er een blokkade is ingesteld.
• Openstaande factuur – Acties zijn zichtbaar wanneer een factuur openstaat.
• Factuur is betaald – Sluit de workflow af als de factuur volledig betaald is.

Speciale acties

Deze workflow kent 1 speciale actie:

• Terugbeldatum wijzigen – Via een pop-up kan eenvoudig een nieuwe terugbeldatum ingevoerd worden. Deze actie wijzigt een speciaal veld op de factuur. Bij het afsluiten van de workflow wordt dit veld automatisch leeggemaakt.

Workflowrollen

Binnen de workflow zijn verschillende rollen gedefinieerd:

• Verantwoordelijke – Deze gebruiker is verantwoordelijk voor de afhandeling van taken. Deze rol krijgt alle stappen van de workflow toegewezen tenzij anders gespecificeerd.
• Debiteuren (Profit) – Deze rol wordt specifiek toegewezen aan gebruikers(groepen) die verantwoordelijk zijn voor het debiteurenbeheer binnen Profit.
• Controlling (Profit) – Wordt ingezet bij de taak 'Beoordelen factuur' en ‘Beoordelen of factuur oninbaar is’. Deze rol beoordeelt of de factuur terecht is en onderneemt actie.

Waarom welke stappen?

De workflow start bij een openstaande factuur. De verantwoordelijke medewerker neemt contact op met de klant en kan afhankelijk van de uitkomst verschillende vervolgacties kiezen:

• Voorstel betalingsregeling indienen, die in een volgende stap via ‘starten in aanpassen’ gemakkelijk kan worden vastgelegd.
• Betaling toegezegd (met of zonder bevestiging via de e-mail).
• Factuur is betaald (hier zit de conditie op die loopt via de geplande taak en deze actie verschijnt alleen als de het saldo van de factuur nul is).
• Klant is het niet eens met de factuur: dit leidt tot een beoordelingsstap voor controlling.
• Factuur is oninbaar: wordt beoordeeld door controlling.

Starten workflow

De workflow wordt automatisch gestart via het signaal Debiteurenbewaking 7 dagen na eerste aanmaning (Profit).

Je kan via de eigenschappen van een verkooprelatie ook handmatig een debiteurenbewaking starten. Je kan één debiteurenbewaking per factuur opstarten.