Werklocatie bij medewerker vastleggen - Payroll

Met de functionaliteit Werklocaties bij medewerkers vastleggen kun je eenvoudig bijhouden waar je medewerkers werken en met welk vervoermiddel ze reizen. Dit zorgt voor nauwkeurige reiskostenvergoedingen. Hiervoor zijn de volgende looncomponenten beschikbaar in de cao's:

• 100.008.165 'Reiskosten auto (werklocatie)'
• 100.008.166 'Reiskosten fiets (werklocatie)'
• 100.008.167 'Reiskosten openbaar vervoer (werklocatie)'
• 100.008.168 'Thuiswerkvergoeding (werklocatie)'

  Let op:

  Iedere looncomponent heeft een toelichting waarin de werking van de looncomponent staat uitgelegd. Raadpleeg deze altijd op het tabblad Toelichting in de eigenschappen van de looncomponent in de cao. Als je niet over de looncomponent beschikt, activeer je deze eerst.

Beschrijving

De type vervoermiddelen waarvoor een looncomponent beschikbaar is, komt niet overeen met de type vervoermiddelen die gebruikt worden in de werklocatie. Voor de salarisverwerking is het niet noodzakelijk om dezelfde type vervoermiddelen te hanteren. Het beperkte aantal looncomponenten zorgt er voor dat het overzichtelijk is en makkelijk te onderhouden.

Type vergoeding

Voor de vergoeding zijn twee methoden beschikbaar:

• Ritregistratie

  De vergoeding houdt rekening met het rooster van de medewerker. Profit houdt hierbij rekening met:

  • Afwijkingen op het patroon die de medewerker boekt via de Pocket App.
  • Aan- en afwezigheid van de medewerker, zoals verzuim en verlof.
• 214 dagen regeling
  • Deze regeling gaat er vanuit dat een medewerker die fulltime (5 dagen per week) werkt 214 dagen per jaar reist. Het registreren van afwezigheid zoals verlof heeft géén invloed op de 214 dagen regeling.
  • De vergoeding houdt rekening met de vastgelegde hoofdlocatie en het hoofdvervoermiddel. Hierbij is de vergoeding per periode gelijk, in tegenstelling tot de ritregistratie. Deze regeling gaat er vanuit dat een medewerker die fulltime (5 dagen per week) werkt, 214 dagen per jaar reist.
  • Deze regeling maakt ook gebruik van de aan- en afwezigheid van de medewerker, behalve wanneer de medewerker een rooster heeft van het type Uren per week.
  • Hierbij is de vergoeding (zonder verdere mutaties) per periode gelijk, in tegenstelling tot de ritregistratie.
  • Profit kan bij de 214-dagen regeling niet goed om met een medewerker die gedurende de periode wisselt van type rooster Uren per week naar een ander type rooster.

Je maakt op parameterniveau in de eigenschappen van de looncomponenten in de keuze welke methode van toepassing is. Als je dit wijzigt voor één van de looncomponenten, dan werkt dit door in de andere looncomponenten.

Je kan deze keuze op cao-, werkgever en op medewerkerniveau vastleggen. Wij adviseren dit om op de hoogst mogelijke niveau vast te leggen. Profit kan bijvoorbeeld niet halverwege een tijdvak overschakelen van ritregistratie naar 214 dagen regeling. De berekeningen zullen in dat geval nooit helemaal kloppen.

Wij adviseren een keuze te maken in de methode en daar geen aanpassingen meer in te doen. Wil je als werkgever toch wijzigen van methode, dan adviseren wij om dat eerst te testen en over te stappen op de nieuwe methode vanaf de start van het nieuwe loonjaar.

Afwijkingen via Pocket App

Bij type roosters anders dan Uren per week, houdt Profit rekening met het roosterkalender. Afwijkingen die medewerker vastlegt via de AFAS Pocket App, kunnen impact hebben op de 214-dagen regeling.

Als de medewerker bijvoorbeeld eenmalig op een andere locatie gaat werken, dan wordt rekening gehouden met de andere reisafstand die hierbij hoort. Of als de medewerker eenmalig met de fiets reist, dan krijgt de looncomponent voor de fiets een waarde.

Gevolg inrichting

Afhankelijk van de gekozen methode bij type vergoeding, adviseren wij het volgende voor de inrichting:

• Ritregistratie

  Bij de keuze voor deze methode adviseren wij om flexibel af te wijken via de AFAS Pocket App. Je autoriseert de medewerkers hiervoor.

  Daarnaast adviseren wij geen thuiswerkdagen apart vast te leggen via de losse functionaliteit hiervoor. Je zorgt dat deze functionaliteit niet meer gebruikt kan worden in Profit en InSite. Je zorgt er ook voor dat openstaande regels worden beëindigd per de datum waarop je wil overstappen op de nieuwe ritregistratie.

• 214-dagen regeling

  Bij deze methode houdt Profit geen rekening met de roosterkalender. Hiervoor zijn flexibele afwijkingen via de AFAS Pocket App niet nodig.

  De looncomponenten houden rekening met het aantal thuiswerkdagen dat je los vastlegt. Voor een goede berekening is het in dit geval dus noodzakelijk dat de medewerker de thuiswerkdagen vastlegt.

  Wij adviseren hierbij om thuis niet als hoofdlocatie te laten kiezen door de medewerker in het werklocatiepatroon. Je kan deze locatie blokkeren. Als je deze blokkeert dan is deze ook niet meer te kiezen in de declaratiefunctionaliteit, een snelfilter in profielen of een controle in workflows.

Voorbeeldberekening Ritregistratie

Eén locatie en één vervoermiddel

In dit voorbeeld werkt een medewerker 4 dagen in de week op kantoor. De reisafstand van huis naar kantoor is 23,2 kilometer. De medewerker reist elke dag met een auto:

Resultaat:

• 100.008.165 'Reiskosten auto (werklocatie)'
  • Meerdere afstanden auto in tijdvak: Nee
  • Vaste reisafstand auto: 23,200
  • Vaste dagen auto: 17

Eén locatie met meerdere vervoermiddelen

De medewerker uit het voorbeeld hierboven komt op woensdag standaard met de fiets. Het aantal kilometers met de fiets is in plaats van 23,2 gelijk aan 21,7:

Resultaat:

• 100.008.165 'Reiskosten auto (werklocatie)'
  • Meerdere afstanden auto in tijdvak: Nee
  • Vaste reisafstand auto: 23,200
  • Vaste dagen auto: 13
• 100.008.166 'Reiskosten fiets (werklocatie)'
  • Meerdere afstanden fiets in tijdvak: Nee
  • Vaste reisafstand fiets: 21,700
  • Vaste dagen fiets: 4

Thuiswerken

De medewerker uit het voorbeeld hierboven werkt op donderdag thuis. Dus maandag en dinsdag met de auto, woensdag met de fiets en op donderdag thuis:

Resultaat:

• 100.008.165 'Reiskosten auto (werklocatie)'
  • Meerdere afstanden auto in tijdvak: Nee
  • Vaste reisafstand auto: 23,200
  • Vaste dagen auto: 9
• 100.008.166 'Reiskosten fiets (werklocatie)'
  • Meerdere afstanden fiets in tijdvak: Nee
  • Vaste reisafstand fiets: 21,700
  • Vaste dagen fiets: 4
• 100.008.168 'Thuiswerkvergoeding (werklocatie)'
  • Thuiswerkdagen: 4

Veranderde reisafstand door adresmutatie

De medewerker uit het voorbeeld hierboven gaat op de 22ste van de maand verhuizen. De reisafstanden veranderen, maar locatie en vervoermiddel niet. Het aantal kilometers met de auto wijzigt naar 15,1 en per fiets naar 13,4:

Resultaat:

• 100.008.165 'Reiskosten auto (werklocatie)'
  • Meerdere afstanden auto in tijdvak: Ja
  • Aantal dagen auto variabel: 6
  • Aantal kilometers auto variabel: 23,200
  • Aantal dagen auto variabel: 3
  • Aantal kilometers auto variabel: 15,100
• 100.008.166 'Reiskosten fiets (werklocatie)'
  • Stamgegeven ‘Meerdere afstanden fiets in tijdvak: Ja
  • Aantal dagen fiets variabel: 3
  • Aantal kilometers fiets variabel: 21,700
  • Aantal dagen fiets variabel: 1
  • Aantal kilometers fiets variabel: 13,400
• 100.008.168 'Thuiswerkvergoeding (werklocatie)'
  • Thuiswerkdagen: 4