Transitorische projectboeking boeken

Je kunt projectboekingen transitorisch boeken in het inkoop-, bank- en verkoopboek. Hiermee kun je kosten en opbrengsten transitorisch over verschillende perioden verdelen op je project.

Voordat je dit kunt gebruiken moet je het volgende hebben ingericht:

• transitorische posten in de administratie instellingen
• grootboekrekeningen voor projectboekingen toestaan

Met deze functionaliteit maak je een combinatie van een transitorische post en een projectboeking. Het maakt bij het boeken hiervan niet uit of je eerst de projectboeking maakt en dan de transitorische post of andersom. Pas na voltooien van de boeking worden de gekoppelde projectboekingen transitorisch verdeeld. De transitorische verdeling over de perioden is alleen voor intern, voor de projectbeheersing. Niet voor transitorische doorbelasting naar de klant, dus de inkoopfactuur en/of kosten die worden doorgeboekt op het project, worden gewoon in één keer doorbelast aan de klant, niet in meerdere facturen.

Voorbeeld journaalposten transitorische projectboeking

Bij het verwijderen van de transitorische post worden ook de gekoppelde projectboekingen verwijderd.

Transitorische post met projectboeking boeken in dagboek:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
3. Selecteer het inkoop-, bank- of verkoopboek.
4. Klik op: Voltooien.
5. Vul de eerste boekingsregel in.

   Selecteer de crediteur, wijzig eventueel de boekingsomschrijving, vul het totale factuurbedrag inclusief eventuele btw in.

6. In de tweede regel selecteer je de gewenste kosten- of opbrengstrekening.

   Profit vraagt of je een projectboeking wilt toevoegen.

7. Klik op: Ja.

   Als je boekt op een grootboekrekening waarbij is ingesteld dat een projectmutatie verplicht is, opent Profit automatisch een boekingsscherm met projectgegevens. Je kunt ook op de actieknop Projectboeking klikken.

   Als je inkoopfacturen wilt doorboeken vanuit de financiële administratie, moet je eerst aangeven bij welke grootboekrekeningen deze doorboeking is toegestaan of zelfs verplicht is.

   Let op:

   Deze instelling kun je niet meer wijzigen zodra er doorgeboekte mutaties gedaan zijn.

   Je hebt de volgende mogelijkheden:

   • Geen projectboeking - Als je hiervoor kiest kun je boekingen voor de betreffende grootboekrekening niet doorboeken naar de nacalculatie van een project.
   • Projectboeking toegestaan - Als je hiervoor kiest kun je boekingen voor de betreffende grootboekrekening doorboeken naar de nacalculatie van een project maar het is niet verplicht. Je kunt daar tijdens het boeken voor kiezen.
   • Projectboeking verplicht - Als je hiervoor kiest ben je verplicht de boekingen voor de betreffende grootboekrekening naar de nacalculatie van een project door te boeken.

     Let op:

     De projectboeking is ook verplicht bij Projectboeking toegestaan als je in de inkoopfactuurregel een project hebt ingevuld en Btw-plicht per project (inkoop) hebt ingericht.

   Grootboekrekening instellen voor projectboeking:

   1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
   2. Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
   3. Ga naar het tabblad: Extra.
   4. Selecteer bij Doorboeken projecten de manier waarop je de financiele boeken wilt doorboeken naar Projecten.

      Als je Projectboeking toegestaan selecteert, kun je tijdens de boeking kiezen of je wilt doorboeken op een project of niet.

   5. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op:

   Als je het bedrag wilt verdelen over meerdere projecten en/of werksoorten, kun je in het boekingsscherm meerdere regels toevoegen. Nu kun je het bedrag per regel handmatig invullen of met behulp van een percentage laten verdelen. Het totaalbedrag van de projectregels moet altijd gelijk zijn aan het bedrag in de inkoopfactuur.

8. Je vinkt Doorbelasten aan als je de inkoopfactuur wilt doorbelasten aan de klant.

   Als je de inkoopfactuur doorbelast aan de klant kun je een toeslagpercentage ingeven. Met dit percentage wordt het Verkoopbedrag berekend dat je aan de klant in rekening brengt. In de instellingen en in de stamgegevens van de projecten kun je een toeslagpercentage invullen, dat in dit scherm wordt voorgesteld, je kunt het percentage nog wijzigen.

   Het veld Verkoopprijs stelt het bedrag voor op basis van het oorspronkelijk geboekte bedrag en het toeslagpercentage. Je kunt het bedrag hier echter ook handmatig invullen.

9. Klik op: Opslaan en sluiten.
10. Klik op: Meer acties / Transitorische post.
11. Vul het boekjaar- en periodebereik voor de openstaande posten in.
12. Selecteer eventueel een waarde in het veld Afronding als je Profit de periodebedragen automatisch wilt laten afronden, bijvoorbeeld op honderdtallen.

    Als je hiervoor kiest, rond Profit de periodebedragen naar beneden af en boekt per periode het afgeronde bedrag en in de laatste periode de rest.

13. Klik op de actie: F5. Selecteren.

    Profit bepaalt het aantal perioden automatisch en zal per periode één post toevoegen. Het aantal perioden wordt getoond, evenals het bedrag per periode.

    

14. Wijzig het bedrag per periode in de kolom Bedrag als je dat wilt.
15. Klik op: Opslaan en sluiten.
16. Rond de boeking verder af door de tweede boekingsregel af te maken. De btw-regel genereert Profit automatisch.
17. Klik op: Opslaan en sluiten.
18. Klik op: Ja.

Hierna worden de gekoppelde projectboekingen transitorisch verdeeld en de journaalposten gemaakt. De projectboeking wordt gemaakt op de bronregel van de transitorische post en wordt verder doorverdeeld binnen de transitorische posten. Deze raadpleeg je via de weergave Financiele mutaties.

Transitorische projectboeking raadplegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties
2. Open de eigenschappen van de financiële mutatie.
3. Ga naar het tabblad: Mutaties transitorische post.

   Je ziet de transitorische posten.

4. Ga naar het tabblad: Nacalculatie.

   Je ziet de projectmutaties. Hiermee heb je bij de journaalpost inzicht hoe de kosten verdeeld zijn over de projecten.

Zie ook:

• Doorboeken inkoopfacturen en kostenboekingen op een project
• Doorboeken verkoopfacturen en opbrengstboekingen
• Journaalpost van inkoopfactuur met projectboeking raadplegen en wijzigen