Verlof België inrichten

In België bouwt een medewerker verlof op op basis van de gewerkte prestaties in het voorgaande jaar.

Cao inrichten

Om gebruik te kunnen maken van de functionaliteit Verlof, moet er een actieve cao aanwezig zijn in de Profit-omgeving. Per sociaal secretariaat (zoals Acerta, Group S, SD Worx of Partena) is er een specifieke cao-template beschikbaar. Voeg de juiste template toe en richt de cao in.

Urensoort inrichten

Voeg de urensoorten voor verlof en verzuim toe. In de standaardtemplate zijn deze al ingericht. Houd er rekening mee dat de urensoorten per sociaal secretariaat verschillen. Stel per urensoort in of deze meetelt voor de opbouw van verlof. De urensoorten worden gekoppeld aan het rooster.

Voorbeeld van de urensoorten voor de koppeling met Acerta:

Arbeidsvoorwaarde inrichten

Geef in de arbeidsvoorwaarde aan welke urensoorten standaard gebruikt worden in de kalenderexport naar het sociaal secretariaat. Vul ook in vanwaar Profit de kalendergegevens mag halen, bijvoorbeeld vanuit het rooster / verlof / verzuim.

Invullen gegevens kalenderexport:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
4. Open de arbeidsvoorwaarde.
5. Ga naar het tabblad: België.
6. Vul de velden Code standaarduren, Code feestdagen en Exporteren vanuit in.

Voorbeeld in de koppeling met Acerta:

Verzuim

Vul in de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde op het tabblad Type verzuim de verzuimcode (urensoort) in voor het sociaal secretariaat. De instellingen op het tabblad België zijn hier ook van toepassing.

Meer informatie vind je terug via Type verzuim toevoegen.

Type verlof inrichten

Voeg de verloftypen toe. In de templates zijn deze typen verlof al ingericht.

Voorbeelden van enkelvoudige verloftypen zijn Wettelijk verlof, ADV, Vervangende feestdag en Recuperatieverlof. Daarnaast is er ook een samengesteld verloftype, Verlof, dat bestaat uit een combinatie van wettelijk verlof en ADV-dagen.

Type verlof toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.
2. Klik op: Nieuw.
3. Geef de code van het type verlof in.
4. Geef de omschrijving in bij Type verlof.
5. Selecteer Periodeverlof bij Categorie.
6. Klik op: Volgende.
7. Geef de prioriteit van het type verlof aan.

   Door een prioriteit toe te kennen aan samengesteld verlof, geef je aan welk type verlof als eerste moet worden opgenomen. Hoe lager het prioriteitscijfer, hoe hoger de prioriteit: prioriteit 1 gaat dus vóór prioriteit 5.

   Als er geen prioriteiten zijn ingesteld, mag de medewerker zelf kiezen welk type verlof hij of zij eerst opneemt.

8. Klik op: Voltooien.

Verlofsoort inrichten

Binnen de eigenschappen van de cao zijn er per arbeidsvoorwaarde verlofsoorten gedefinieerd. Deze zijn gebaseerd op de verschillende verloftypen, maar bevatten aanvullende instellingen zoals een specifieke geldigheidsperiode, de berekeningsmethode, het basisperioderecht en of medewerkers al dan niet een negatief verlofsaldo mogen hebben. Standaard leveren we een aantal verlofsoorten mee:

• Wettelijk verlof
• Vervangende feestdag
• Klein verlet
• Recuperatieverlof
• Verlof (samengesteld)

Elk jaar voeg je de relevante verlofsoorten toe voor het komende kalenderjaar. Je koppelt hierin ook de urensoort, zodat per verlofsoort de juiste code aangeleverd wordt naar het sociaal secretariaat toe. Het kan ook voorkomen dat je andere verlofsoorten wil toevoegen, denk hierbij aan bovenwettelijk verlof, ADV, sollicitatieverlof, Europese vakantie, jeugdvakantie of seniorenvakantie.

Verlofsoort toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
5. Ga naar het tabblad: Verlof.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de begindatum in.
8. Selecteer het Type verlof.
9. Selecteer het Basisverloftype.

   Het basisverloftype is gekoppeld aan de dienstverbanden.

10. Vul het Basis perioderecht in. Geef hierbij het aantal uren op.

    Je legt het basisverlofrecht vast voor de duur van een verlofperiode. Dit kan een jaar zijn, maar ook een kwartaal of een maand. Profit toont ter informatie het basisverlofrecht in dagen, je kunt dit niet wijzigen.

11. Geef de code van het sociaal secretariaat op.

    Dit veld verwijst naar de tabel Urensoort. Hier kies je dus de urensoort die je zojuist hebt aangemaakt. Vul je dit veld niet in, dan wordt er voor deze verlofsoort geen code doorgestuurd en kan het sociaal secretariaat dit niet verwerken.

12. Klik op: Volgende.
13. Vink Verlofsaldo bijhouden aan, tenzij je geen verlofsaldo wilt bijhouden.
14. Bepaal de methode om het verlofrecht te bepalen, tenzij je het verlofsaldo niet bijhoudt.
15. Bepaal of een negatief verlofsaldo toegestaan is. Als je Toestaan selecteert, zal Profit niet controleren op een negatief verlof.
16. Klik op: Volgende.
17. Je kunt de instellingen voor de integratie invullen.
18. Klik op: Voltooien.

    Je krijgt een melding dat het verlof herberekend moet worden.

19. Klik op: OK.

Verlofrecht en methodes

Wetgeving verlofrecht (bedienden)

Volgens de Belgische wetgeving wordt het verlofrecht voor bedienden berekend op basis van het aantal gewerkte of gelijkgestelde maanden. Een medewerker heeft bij een vijfdagenwerkweek recht op maximaal 20 verlofdagen per jaar. Verlofdagen worden toegekend per volledig gewerkte of gelijkgestelde maand. Voor de berekening van het verlofrecht wordt onderstaande tabel gehanteerd. Deze toont hoeveel verlofdagen overeenkomen met een bepaald aantal gewerkte of gelijkgestelde maanden.

Verlofmethodes wettelijk verlof (België)

Voor de berekening van het wettelijk verlofrecht in België zijn er meerdere methodes beschikbaar:

• Opbouw voor bedienden o.b.v. vorig jaar

  De methode zorgt ervoor dat het verlofrecht van de medewerker berekend wordt op basis van het voorgaande jaar. Hierbij worden gegevens vanuit het rooster, verzuim en verlof gebruikt.

• Opbouw o.b.v. vorig jaar - prorata huidig jaar

  De methode zorgt ervoor dat het verlofrecht van de medewerker berekend wordt op basis van het voorgaande jaar. Omdat veranderingen in het aantal gewerkte uren invloed hebben op het verlofsaldo van het huidige jaar, is het waardevol om een pro-rata berekening op dit saldo te kunnen toepassen. Bij deze verlofmethode wordt daarom, naast de standaard berekening op basis van het voorgaande jaar, automatisch een pro-rata herrekening uitgevoerd zodra het rooster van de medewerker wijzigt. Deze methode combineert de werking van twee bestaande verlofmethodes: Opbouw en opname o.b.v. HRM – pro rata (0) en Opbouw voor bedienden o.b.v. vorig jaar (6).

Verlofmethodes

Opbouw voor bedienden o.b.v. vorig jaar

Bij de methode Opbouw voor bedienden o.b.v. vorig jaar wordt het verlofsaldo berekend op basis van gewerkte uren en gelijkgestelde uren. De berekening van het verlofsaldo gebeurt op basis van de volgende formule:

Verlofrecht in uren = Basisverlofrecht * (Werkbare uren / Werkbare uren cao) - niet gelijkgestelde uren

In deze formule geldt het volgende:

• Basisverlofrecht

  Het basisverlofrecht wordt in uren vastgelegd binnen de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde. Het basisverlofrecht betreft het aantal uren waarop een fulltime medewerker recht heeft binnen de geldigheidsperiode van de betreffende verlofsoort (tussen begin- en einddatum). Normaal gesproken vul je 160 uur in voor de jaarlijkse vakantie.

• Werkbare uren

  De werkbare uren worden bepaald op basis van het type rooster van de medewerker en het parttimepercentage. In België worden deze uren vaak berekend aan de hand van het werkrooster van de medewerker, afhankelijk van de instelling Verlofrecht bepalen op basis van werkrooster. De berekening van de werkbare uren is apart beschreven.

• Werkbare uren cao

  De werkbare uren in de cao zijn de uren die de medewerker zou moeten werken volgens zijn rooster. De werkbare uren worden berekend op basis van de onderstaande berekening:

  Werkbare uren = (uren per werkweek / dagen per werkweek) * Werkdagen per verlofperiode

  In het kader van deze formule verstaan we het volgende:

  • Uren per werkweek: Aantal uren dat de medewerker per week werkt.
  • Dagen per werkweek: Aantal dagen dat de medewerker per week werkt.
  • Werkdagen per verlofperiode: Aantal dagen binnen de verlofperiode (bijvoorbeeld voor 2014 261 dagen).
• Niet gelijkgestelde uren

  Het verlof wordt alleen opgebouwd over prestaties (werkbare uren) en gelijkgestelde uren. Dit betekent dat verlof niet wordt opgebouwd over niet gelijkgestelde uren.

Voorbeelden

Voorbeeld:

De medewerker werkt 40 uur per week en heeft binnen het vakantiedienstjaar (voorgaand jaar) geen verlof opgenomen of verzuim gehad. Het basis perioderecht is 160 uur.

Deze berekening is het uitgangspunt voor verlof voor Belgische medewerkers.

52 (weken in jaar) * 40 (uur per week) = 2080

160 * (2080 / 2080) = 160 uur recht op wettelijke vakantie

Voorbeeld:

De medewerker werkt 40 uur per week en heeft binnen het vakantiedienstjaar zowel verlof opgenomen als verzuimmeldingen staan. Van deze verlofboekingen en verzuimmeldingen is 75 uur niet gelijkgesteld aan prestaties. Het basis perioderecht is 160 uur.

De berekening voor het verlofrecht ziet er als volgt uit:

52 * 40 = 2080 uur

(40*52) – 75 = 2005 uur

160 * (2005 / 2080) = 154,23 uur recht op wettelijke vakantie

Opbouw o.b.v. vorig jaar - prorata huidig jaar

Wanneer een medewerker minder gaat werken, wordt het verlofsaldo herberekend op basis van het nieuwe parttimepercentage. Gaat een medewerker daarentegen meer werken dan in het voorgaande jaar, dan is het belangrijk te beseffen dat een medewerker nooit meer verlof mag opnemen dan in het voorgaande jaar is opgebouwd. Het verlofsaldo in uren is dus gemaximeerd tot het totaal aantal opgebouwde uren uit het voorgaande jaar. De berekening van het verlofsaldo gebeurt op basis van de volgende formule:

Verlofrecht in uren = Basisverlofrecht / 1 PT vorig jaar * 1 PT huidig jaar * procentueel deel van de dagen (gewerkte dagen in die periode op totaal aantal gewerkte dagen in het jaar).

In deze formule geldt het volgende:

• Basisverlofrecht

  Het basisverlofrecht wordt in uren vastgelegd binnen de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde. Het basisverlofrecht betreft het aantal uren waarop een fulltime medewerker recht heeft binnen de geldigheidsperiode van de betreffende verlofsoort (tussen begin- en einddatum). Normaal gesproken vul je 160 uur in voor de jaarlijkse vakantie.

• PT

  Dit is het parttimepercentage van de medewerker.

Om het saldo van het verlof correct weer te geven op medewerkersniveau, zijn er twee bijhorende velden:

• Verlofopbouw vorig jaar

  Dit veld geeft weer hoeveel verlofsaldo (in uren) de medewerker heeft opgebouwd op basis van het voorgaande jaar.

• Beginsaldo (incl. correcties)

  Dit veld toont het herrekende beginsaldo, na een roosterwijziging. In deze verlofmethode vervangt het functieveld de velden Perioderecht, Extra perioderecht, Beginsaldo en Correcties.

Voorbeeld:

Roland Bril heeft in 2024 fulltime gewerkt (38u/week) en daarmee 152:00 uur verlofsaldo opgebouwd. Tot op heden heeft hij nog geen verlof opgenomen. Onderstaande is de verlofsaldoregel van de betreffende medewerker voor wettelijk verlof in 2025. In de verlofsaldoregel voor wettelijk verlof in 2025 is het veld Verlofopbouw vorig jaar dan gevuld met 152:00 uur.

Vanaf 1 maart 2025 gaat Roland 60% werken, wat invloed heeft op zijn totale verlofsaldo voor 2025. Door deze wijziging in werkpercentage wordt zijn verlofsaldo automatisch aangepast naar 101:02 uur. Dit zie je terug in het veld Beginsaldo (incl. correcties). Het veld Verlofopbouw vorig jaar is nog steeds gevuld met 152:00 uur.

Aandachtspunten

• Bij deze verlofmethode kan je geen extra perioderecht (op basis van dienstjaren of leeftijd) toekennen. Dit heeft te maken met de herberekening en de maximering van het verlofsaldo van de medewerker.
• Wanneer een medewerker uit dienst gaat, heeft dit geen invloed op het verlofsaldo van het lopende jaar. Omdat het recht op verlof is gebaseerd op de opbouw in het voorgaande jaar, blijft het opgebouwde saldo behouden – ook als de medewerker vroeg in het jaar uit dienst treedt.
• Verlofcorrecties blijven mogelijk: Door een verlofcorrectie kan de medewerker qua verlofsaldo boven het maximum uitkomen dat vastgesteld is op basis van vorig jaar.

Verlof herberekenen

Nadat je verlofsoorten hebt toegevoegd, is het belangrijk om het verlofsaldo van medewerkers te laten herberekenen. Zo wordt het saldo direct geüpdatet en zien medewerkers de juiste informatie. Wanneer een herberekening nodig is, krijg je hiervan automatisch een melding.

Bijvoorbeeld: bij het toevoegen van een verlofsoort aan de arbeidsvoorwaarde verschijnt er een melding, maar bij het toevoegen van een verlofcorrectie gebeurt dat niet.

Verlofsaldo herberekenen:

• Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.
• Selecteer het jaar waarvoor je het saldo wilt herberekenen.
• Vul een werkgever en/of cao in. Dit is niet verplicht.
• Klik op: Voltooien.

Verlofsoort inrichten België

Wat betekent...

Samengesteld verlof

Als je een samengesteld verloftype aanmaakt, breng je verschillende verloftypes samen. Dat betekent dat als een medewerker geen saldo meer heeft voor één verlofsoort, zijn verlofboeking automatisch afgaat van een gekoppeld verlofsoort. Zo zou je bijvoorbeeld het wettelijk verlof en de vervangende feestdagen kunnen koppelen.

Alleen bruikbaar voor integratie sluitingsperioden

Dit is voor verlofsoorten die je wilt gebruiken om algemene sluitingsdagen van het bedrijf vast te leggen. Als je dit aan vinkt, kan de verlofsoort enkel vanuit de sluitingsdagentabel geboekt worden.

Prioriteit

De prioriteit bepaalt welk type verlof er voorrang heeft en dus als eerste wordt afgeboekt. Dat laatste is vooral belangrijk wanneer er gebruik wordt gemaakt van samengesteld verlof. Op deze manier zorg je ervoor dat medewerkers eerst hun saldo van het ene verloftype opmaken en daarna pas van het andere. Bijvoorbeeld: eerst al hun ADV-dagen, daarna wettelijk verlof.

De prioriteit kan achteraf ook nog gewijzigd worden via actieknop Wijzigen prioriteit.

Perioderecht

Als je werkt met basisverlofrecht, laat je Profit het juiste verlofsaldo berekenen voor elke medewerker. Je geeft dan een saldo voor de verlofsoorten, waarop de medewerkers recht hebben voor een bepaalde periode. We noemen dit saldo het perioderecht.

In de instellingen van de verlofsoort kun je ingeven hoe dit saldo berekend wordt. Bij een pro rata berekening, zullen medewerkers die parttime werken (of halverwege het jaar in dienst komen) niet het volledige perioderecht toegekend krijgen.

Einddatum

Een einddatum is belangrijk als je werkt met een perioderecht, als je niet wilt dat het verlof automatisch wordt aangevuld.
Halverwege het jaar worden de periodetabellen aangevuld en ook al de verlofsaldi voor het volgende kalenderjaar klaargezet. De medewerkers kunnen dit dan ook al zien. Voor meer specifieke informatie hierover, kun je terecht op onze help.
Zonet hebben we geen perioderecht toegekend en dus ook geen einddatum ingegeven.

Zie ook

• Verlof naar nacalculatie inrichten