Voorschotten

Je kan heel eenvoudig een voorschot boeken en direct uit laten betalen.

De medewerker (ESS) of manager (MSS) heeft de mogelijkheid om een voorschot aan te vragen in InSite. Via de nieuwe workflow kan je het voorschot direct laten uitbetalen en verrekenen via de salarisverwerking.

Je kan er ook voor kiezen om het voorschot direct om te zetten naar een los betaalbestand en deze dus te betalen buiten de standaard salarisbetalingen om.

Onderstaande geldt ook voor voorschotten bij de Flex-activering, met enkele afwijkingen. Bij Flex raadpleeg je ze bij Vorderingen.

Beschrijving

Declaratie als voorschot uitbetalen

Bij het indienen van een declaratie kan de medewerker direct een voorschot aanvragen voor de declaratie. Je richt dit per declaratieprofiel in. Meer informatie hierover vind je hier.

Als de medewerker een aanvraag doet voor het direct uitbetalen van de declaratie en de workflow is goedgekeurd, dan is de betaling klaargezet in de betalingscockpit. Je bepaalt vervolgens zelf wanneer je de betaling verwerkt en of je deze los wilt doen.

In de volgende situaties genereert Profit geen voorschot.

Voorschot bij uitdienst

Als een medewerker een uitdienstdatum heeft, wordt een declaratie niet meer als voorschot uitbetaald. De declaratie gaat mee met de reguliere salarisverwerking.

In de situatie dat een medewerker uit dienst is en er nog een declaratie met voorschot openstaat die valt in een al geaccordeerde periode, wordt het voorschot niet aangemaakt. De declaratie wordt verwerkt met terugwerkende kracht.

Voorbereiding

• Voorschotten inrichten

Voorschot uitbetalen

Na het vastleggen van een voorschot legt Profit de betaling in een apart betaalbestand in Payroll vast. Dit betaalbestand verwerk je zoals een salarisbetaalbestand om zo het voorschot via je bankt uit te betalen.

Als je gebruik maakt van de automatische bankkoppeling, dan verlopen de voorschotten ook via deze koppeling. Voordat de voorschotbetalingen bij de bank terechtkomen, accordeer je deze eerst handmatig in de betalingscockpit.

Let op:

Voorschotten staan in een apart betaalbestand. Zijn er voorschotten die je niet meer gaat uitbetalen voor de komende salarisverwerking? Verwijder dan het voorschot uit het betaalbestand. Dan wordt het voorschot in de komende salarisverwerking uitbetaald. Doe je dit niet, zal er geen voorschot uitbetaald worden.

Voorschot verwijderen

Als een voorschot nog niet gevorderd is, dan kun je deze verwijderen in de betalingscockpit. Dit kan alleen als je het voorschot nog niet omgezet hebt naar een betaalbestand. Dus zolang een voorschot geboekt is en nog niet verwerkt is in de betalingscockpit, kun je deze verwijderen.

Voorschot verwijderen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Betalingscockpit.
2. Open de eigenschappen van de niet-verwerkte betalingsregel.
3. Open de eigenschappen van de voorschot.
4. Klik op de actie: Verwijderen.

   Als je deze actie niet ziet, dan autoriseer je deze eerst in de Autorisatie Tool.