Verzuim inrichten AFAS Pocket (België)

Medewerkers kunnen hun verzuimmeldingen beheren en opvolgen via de AFAS Pocket. Dit betekent dat als je afwezig bent, je geen toegang nodig hebt tot je laptop om dit proces te doorlopen. In dit helpartikel lees je hoe je deze functionaliteit voor medewerkers kunt instellen.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) zijn niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Inhoud
Autorisatie verzuim (Pocket)

Om medewerkers gebruik te laten maken van de verzuimfunctionaliteit in de AFAS Pocket app, geef je hiervoor toegang via de autorisatietool. Je voegt de functionaliteit Verzuim (België) toe aan de betreffende gebruikergroep via het tabblad Pocket. In dit voorbeeld gebruiken we de gebruikersgroep Alle Profit-gebruikers, zodat alle medewerkers toegang krijgen tot de verzuimmodule.

Autorisatie instellen:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de juiste gebruikersgroep.

    In dit voorbeeld: Alle Profit-gebruikers (Iedereen).

  4. Ga naar het tabblad Pocket.
  5. Klik op: Nieuw.
  6. Vink Verzuim (België) aan.
  7. Klik op: Selecteren.

Let op:

Het is mogelijk dat in jouw inrichting de functionaliteit Verzuim is toegevoegd. Om te voorkomen dat er geen twee verzuimmodules zichtbaar zijn in de app, kan je deze functionaliteit verwijderen uit de gebruikersgroep.

Verzuimprofielen inrichten

Maak twee verzuimprofielen aan: één voor ziekte met medisch attest en één voor ziekte zonder medisch attest. Je stelt beide profielen op dezelfde manier in.

Verzuimprofielen inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul een omschrijving van het profiel in bij Naam.
  4. Selecteer Verzuimmelding bij Type.
  5. Selecteer Aanmaken bij Soort.
  6. Selecteer InSite Portal bij Type portal.

    Je kan verzuimprofielen van InSite gebruiken voor Pocket.

  7. Klik op: Volgende.
  8. Selecteer Ziekmelden bij Workflow.

    Aan een verzuimprofiel is altijd een workflow gekoppeld. Hou er rekening mee dat de workflow correct ingericht moet zijn.

  9. Klik op: Voltooien.

    Voer de stappen voor beide profielen uit. Na voltooiing verschijnen de profielen in de weergave.

Koppel in het verzuimprofiel Ziekte met attest het attest profiel.

Attest profiel koppelen:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Open de eigenschappen van Ziekte met attest.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Selecteer Ziekteattest bij Attest profiel.

    Hiermee koppel je het profiel van het ziekteattest aan het profiel van de verzuimmelding.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
Verzuimprofielen koppelen (Pocket)

Zodra jij de verzuimprofielen hebt ingericht, koppel je ze in de instellingen van de Pocket.

Verzuimprofielen koppelen:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad: Verzuimprofielen.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Voeg de volgende profielen toe:

    Het profiel Ziekteattest dient voor het afzonderlijk of achteraf toevoegen van een ziekteattest.

    Het profiel Ziekteverloop dient voor het verlengen van een bestaande ziekteperiode.

  5. Klik op: Voltooien.

    Je kunt nu alleen de ingestelde profielen gebruiken in de Pocket app.

    Als je geen profielen koppelt, kun je in Pocket alleen standaardziekmeldingen toevoegen.

Instellingen ziekteattest (werkgever)

Ziekteattesten zijn op verschillende manieren in te stellen:

  • Ziekteattest is niet verplicht
  • Ziekteattest is niet verplicht bij één dag ziekte
  • Ziekteattest is drie keer per jaar niet verplicht
  • Ziekteattest is alleen verplicht in Pocket
  • Ziekteattest is altijd verplicht

Je beheert deze instellingen in de eigenschappen van de werkgever. Stel ze in op basis van wat relevant is voor jouw organisatie. Meer informatie over de mogelijkheden vind je terug via Ziekteattest (België).

Instellingen ziekteattest:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde HRM.
  4. Vink Ziekteattest bij verzuim aan.
  5. Geef bij Ziekteattest regeling op wanneer het ziekteattest (niet) verplicht is.

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.
Verzuimproces doorlopen

Medewerkers beheren hun verzuim via de Pocket App.

Verzuim insturen:

  1. Open AFAS Pocket.
  2. Klik op: Ziekmelden.
  3. Selecteer het zojuist aangemaakte profiel.
  4. Vul de gegevens in.
  5. Klik op: Versturen.

    Hiermee maak je de ziekmelding aan.

Zodra je de ziekmelding toevoegt, controleert de leidinggevende of HR-verantwoordelijke deze via InSite. Wie dit doet, hangt af van de ingestelde workflow. De verantwoordelijke keurt de taak goed. Profit kan de taak ook automatisch goedkeuren als dit zo ingesteld is in de workflow.

Verzuim verlengen:

  1. Open AFAS Pocket.
  2. Klik op: Ziekte aanpassen / afsluiten.
  3. Klik op: Ziekte verlengen.
  4. Vul de gegevens in.
  5. Voeg een nieuw attest toe.

    Het attest zorgt voor een nieuwe verzuimverloopregel in de verzuimmelding.

  6. Klik op: Versturen.

Via InSite krijgt de verantwoordelijke een taak om de aanvraag goed te keuren. Laat de verantwoordelijke de taak afhandelen. Je registreert hiermee de nieuwe verzuimverloopregel.

Verzuim afsluiten:

  1. Open AFAS Pocket.
  2. Klik op: Ziekte aanpassen / afsluiten.
  3. Klik op: Ziekte afsluiten.
  4. Vul de gegevens in.
  5. Klik op: Versturen.