Ziek melden inrichten

Met het proces Ziek melden kan een medewerker zichzelf via InSite of AFAS Pocket ziek melden. Profit registreert de ziekmelding direct en start daarna een workflow voor de vervolgstappen.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Verzuimmeldingen uitwisselen met UWV

Je kunt verzuimmeldingen digitaal met UWV uitwisselen via Digi-ZSM. Profit HRM ondersteunt de berichtstromen die binnen de Digi-ZSM beschikbaar zijn.

Klik hier voor meer informatie.

Inhoud
Stap 1: Workflow(s) inrchten

In de workflow leg je vast welke vervolgstappen na een ziekmelding worden uitgevoerd. Je kunt de workflow bijvoorbeeld gebruiken om de leidinggevende te informeren en om vaste vervolgacties te starten.

De ziekmelding wordt direct bij het insturen in Profit geregistreerd. De workflow bevat daarom geen speciale actie Registreren in Profit waarmee de mutatie definitief in Profit wordt geregistreerd. De ziekmelding wordt in de workflow niet beoordeeld.

Workflow inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het Type dossieritem Ziekmelding (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de workflow die je wilt gebruiken. Standaard is dit de workflow Ziekmelden.
  5. Richt de workflow in.

Stap 2: Profiel(en) inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaken- en een Beoordelenprofiel. In het Aanmakenprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij een ziekmelding kun je het volgende instellen in het profiel:

  • Workflow

    Selecteer hier de workflow die je wilt gebruiken bij dit profiel.

  • Toelichting bij Aanmaken

    Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Je kunt hier verdere instructies kwijt.

Profiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter in de kolom Type profiel op 'Verzuimmelding'. Je ziet nu de beschikbare aanmaakprofielen.
  3. Open de eigenschappen van het profiel Ziekmelden initiatief medewerker.
  4. Selecteer bij Workflow de workflow die je in de vorige stap hebt ingericht.
  5. Schrijf in het veld Toelichting bij aanmaken een toelichting die je wilt tonen aan de medewerker die de mutatie gaat insturen.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Profiel beschikbaar stellen in AFAS Pocket:

Wil je dat medewerkers zichzelf ook via AFAS Pocket ziek kunnen melden? Voeg het profiel dan toe aan de verzuimprofielen voor Pocket.

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad: Verzuimprofielen.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Selecteer het profiel voor de ziekmelding.
  5. Klik op: Voltooien.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.
Stap 3: Context(en) inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

In dit artikel lees je meer over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

Voor de ziekmelding kennen we de volgende contexten:

  • Ziekmelding

    Deze context bevat de verzuimgegevens, zoals het type verzuim en de wachtdagen.

  • Ziekteverloop

    Deze context bevat aanvullende verzuimgegevens, zoals het re-integratiepercentage en een eventuele vervanger.

  • Verpleegadres

    Deze context bevat het afwijkende verblijfsadres van de medewerker tijdens het verzuim.

Stap 4: Test je inrichting

Test de inrichting voordat je het proces beschikbaar stelt aan alle medewerkers. Controleer daarbij vooral of de ziekmelding direct en correct in Profit wordt geregistreerd.

In dit artikel lees je meer over het testen van je HRM-proces.

Voor het proces Ziek melden geldt dat voornamelijk de workflow en de registratie in Profit goed getest moeten worden.

  • Proces
  • Veldinstellingen
  • Resultaat in Profit

Testgegevens verwijderen

Na het testen verwijder je de verzuimmelding in de eigenschappen van de medewerker op het tabblad Verzuim. Verwijder daarnaast ook het dossieritem uit het medewerkerdossier.