Aanmaken schorsing MSS (Partena)

In Profit en InSite registreer je schorsingen voor de aanlevering aan Partena. Via InSite kan je een schorsing op verschillende manieren vastleggen:

Schorsing met rooster (ESS)
De medewerker maakt de schorsing aan, waarna de personeelsverantwoordelijke deze goedkeurt.
Schorsing met rooster (MSS)
De manager of personeelsverantwoordelijke maakt de schorsing aan.

Welke optie je kiest, hangt af van de werking van jouw organisatie. In dit artikel lees je hoe je als personeelsverantwoordelijke of leidinggevende de schorsing aanmaakt.

Inhoud

Profielen

De inrichting van de profielen hangt af van de processen binnen jouw organisatie.

Eén profiel voor alle schorsingen
Je gebruikt een profiel waarin alle mogelijke velden zijn opgenomen. De leidinggevende of personeelsverantwoordelijke vult per schorsing de relevante velden in.
Een apart profiel per soort schorsing
Je kiest deze optie als je per schorsing enkel de relevante velden wil tonen. Je maakt bijvoorbeeld een apart profiel voor ouderschapsverlof, tijdskrediet of gedeeltelijke werkhervatting. Per profiel bepaal je de veldinstellingen. Zo vul je per soort schorsing alleen de relevante velden in.

Meer uitleg over het inrichten van profielen, vind je in de onderstaande artikelen:

Schorsing met rooster aanmaken

In de MSS-module registreer je de schorsing via de stamkaart van de medewerker of via het leidinggevende portaal.

Voorbeeld:

Je registreert tijdskrediet bij de medewerker. Gebruik een profiel van het type Schorsing met rooster om in één flow de schorsing en het bijbehorende rooster vast te leggen.

Schorsing toevoegen vanaf de stamkaart van de medewerker:

Open InSite.
Klik op het menu-item: HRM.
Ga naar het overzicht: In dienst.
Selecteer de medewerker.
De stamkaart van de medewerker opent.
Klik op: Schorsing met rooster.
De benaming van de knop kan bij jou anders ingesteld zijn.
Selecteer de looncode van de schorsing.
Vul de begin (en einddatum) van de schorsing in.
Selecteer bij Soort schorsing of het gaat om een voltijdse of deeltijdse schorsing.
- Kies je voor Voltijds, dan vul je de Begindatum vervangingsloon in.
  Dit is de datum vanaf wanneer de werknemer recht heeft op een vervangingsinkomen naar aanleiding van de schorsing of vermindering van de arbeidsprestaties.
- Kies je voor Deeltijds, dan vul je de Begindatum vervangingsloon in, en één van de volgende drie velden:
  FTE afwezigheid: Dit geeft aan welk deel van een voltijdse tewerkstelling de medewerker niet presteert als gevolg van de deeltijdse schorsing. Bijvoorbeeld: bij een vermindering van de prestaties met 1/5 bedraagt de FTE afwezigheid 0,20.
  
  Percentage actueel loon: Dit is het loonverminderingspercentage tijdens de afwezigheid.
  
  Afhouding loon: Dit is de loonvermindering tijdens de afwezigheid.
Geef een bijlage op.
Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.
De vervolgstappen hangen af van het type rooster. Pas de werkwijze van het juiste type rooster toe.
Rooster met gelijke weken
Bij een rooster met gelijke weken (zoals Uren per dag, gelijke weken of Werktijden, gelijke weken) vul je de volgende velden in:
1. Vul in het rooster de werkuren of werktijden in op de dagen waarop de medewerker werkt.
  Bij een volledige dag schorsing, laat je de werkuren of werktijden leeg.
2. Vul op de dag van de schorsing de schorsingsuren in in het rooster. Je doet dit in de kolom Schorsing.
In de velden Aantal dagen per week en Aantal uren per week staan de gegevens van het voltijdse rooster. Profit berekent het effectief aantal gewerkte uren per week door Aantal uren per week te verminderen met Schorsing per week.
Rooster met wisselende weken
Bij een rooster met wisselende weken (Uren per dag, wisselende weken of Werktijden, wisselende weken) vul je de volgende velden in:
1. Vul het aantal dagen (voltijds) in bij Aantal dagen per week.
2. Vul het aantal uren (voltijds) in bij Aantal uren per week.
3. Vul de schorsingsuren per week in bij Schorsing per week.
4. Controleer het aantal weken van de roostercyclus bij Aantal weken.
5. Vul de week in waarmee het rooster start.
6. Vul voor de weekroosters de werkuren of werktijden in.
  Bij een volledige dag schorsing, laat je de werkuren of werktijden leeg.
7. Vul voor de weekroosters de schorsingsuren in in de kolom Schorsing.
8. Selecteer bij de dagen waarop de medewerker afwezig is door schorsing de juiste urensoort (in de roostercyclus)
  Let op:
  
  Profit stuurt de urensoort uit de roostercyclus door naar Partena. Toch is het belangrijk om bij Schorsing urensoort de urensoort ook in te vullen, aangezien Profit deze code gebruikt voor rapportages en analyses.
Uren per week
Bij een rooster van het type Uren per week vul je de volgende velden in:
1. Vul Aantal dagen per week in.
2. Vul Aantal uren per week in.
3. Vul het aantal uren van de schorsing in bij Schorsing per week.
4. Vink de werkdagen aan.
Klik op: Aanmaken.

Schorsing toevoegen vanaf het leidinggevende portaal:

Open InSite.
Klik op het menu-item: HRM.
Klik op: Schorsing met rooster.
De benaming van de knop kan bij jou anders ingesteld zijn.
Selecteer de looncode van de schorsing.
Vul de begin (en einddatum) van de schorsing in.
Selecteer bij Soort schorsing of het gaat om een voltijdse of deeltijdse schorsing.
- Kies je voor Voltijds, dan vul je de Begindatum vervangingsloon in.
  Dit is de datum vanaf wanneer de werknemer recht heeft op een vervangingsinkomen naar aanleiding van de schorsing of vermindering van de arbeidsprestaties.
- Kies je voor Deeltijds, dan vul je de Begindatum vervangingsloon in, en één van de volgende drie velden:
  FTE afwezigheid: Dit geeft aan welk deel van een voltijdse tewerkstelling de medewerker niet presteert als gevolg van de deeltijdse schorsing. Bijvoorbeeld: bij een vermindering van de prestaties met 1/5 bedraagt de FTE afwezigheid 0,20.
  
  Percentage actueel loon: Dit is het loonverminderingspercentage tijdens de afwezigheid.
  
  Afhouding loon: Dit is de loonvermindering tijdens de afwezigheid.
Geef een bijlage op.
Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.
De vervolgstappen hangen af van het type rooster. Pas de werkwijze van het juiste type rooster toe.
Rooster met gelijke weken
Bij een rooster met gelijke weken (zoals Uren per dag, gelijke weken of Werktijden, gelijke weken) vul je de volgende velden in:
1. Vul in het rooster de werkuren of werktijden in op de dagen waarop de medewerker werkt.
  Bij een volledige dag schorsing, laat je de werkuren of werktijden leeg.
2. Vul op de dag van de schorsing de schorsingsuren in in het rooster. Je doet dit in de kolom Schorsing.
In de velden Aantal dagen per week en Aantal uren per week staan de gegevens van het voltijdse rooster. Profit berekent het effectief aantal gewerkte uren per week door Aantal uren per week te verminderen met Schorsing per week.
Rooster met wisselende weken
Bij een rooster met wisselende weken (Uren per dag, wisselende weken of Werktijden, wisselende weken) vul je de volgende velden in:
1. Vul het aantal dagen (voltijds) in bij Aantal dagen per week.
2. Vul het aantal uren (voltijds) in bij Aantal uren per week.
3. Vul de schorsingsuren per week in bij Schorsing per week.
4. Controleer het aantal weken van de roostercyclus bij Aantal weken.
5. Vul de week in waarmee het rooster start.
6. Vul voor de weekroosters de werkuren of werktijden in.
  Bij een volledige dag schorsing, laat je de werkuren of werktijden leeg.
7. Vul voor de weekroosters de schorsingsuren in in de kolom Schorsing.
8. Selecteer bij de dagen waarop de medewerker afwezig is door schorsing de juiste urensoort (in de roostercyclus)
  Let op:
  
  Profit stuurt de urensoort uit de roostercyclus door naar Partena. Toch is het belangrijk om bij Schorsing urensoort de urensoort ook in te vullen, aangezien Profit deze code gebruikt voor rapportages en analyses.
Uren per week
Bij een rooster van het type Uren per week vul je de volgende velden in:
1. Vul Aantal dagen per week in.
2. Vul Aantal uren per week in.
3. Vul het aantal uren van de schorsing in bij Schorsing per week.
4. Vink de werkdagen aan.
Klik op: Aanmaken.

Schorsing registreren via workflow

Na het aanmaken van de schorsing, komt de schorsing in de workflow terecht voor de beoordeling ervan. In de workflow kan je werken met documenten. De leidinggevende en de medewerker kunnen het document ondertekenen. Na goedkeuring registreert Profit de schorsing en het bijbehorende rooster.

Meer informatie hierover lees je in de volgende artikelen:

Schorsing raadplegen

Nadat je de schorsing met rooster geregistreerd hebt, kan je als leidinggevende of personeelsverantwoordelijke het rooster en de schorsing raadplegen via InSite.

Schorsing met rooster raadplegen:

Open InSite.
Ga naar het menu-item: HRM.
Ga naar het overzicht: In dienst.
Selecteer de medewerker.
De stamkaart van de medewerker opent.
Ga naar het overzicht: Rooster.
Je ziet het rooster staan.

Voeg je bij de schorsing een einddatum toe, dan genereert Profit na de tijdelijke schorsing automatisch een nieuwe roosterregel op basis van het eerder vastgelegde rooster.
Ga naar het overzicht: Schorsing.
Je ziet de schorsing van de medewerker staan.

Aanlevering Partena

Profit stuurt schorsingen en de bijbehorende roostergegevens (kalender) door naar ExpertSalary van Partena. Profit verdeelt deze gegevens over het ERP-bestand, TIME-bestand en het Clock-bestand.

ERP-bestand

Profit levert schorsingen aan via registratie 08 (Schorsing) in het ERP-bestand. Deze registratie bevat de basisgegevens van de schorsing en het aantal schorsingsminuten per dag. Profit vermeldt per schorsingsdag het dagnummer op positie 119 - 121 en het aantal schorsingsminuten op positie 122 - 126. Bevat de cyclus op meerdere dagen schorsingsuren? Dan plaatst Profit de gegevens per dag (waarop er een schorsing van toepassing is) achter elkaar in het bestand.

Partena houdt voor iedere schorsing een historiek bij met een begindatum, en indien van toepassing een einddatum.

Voorbeelden

Voorbeeld 1:

De medewerker werkt op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag telkens 7 uur en 36 minuten van 9.00 tot 17.06 uur, met een halfuur pauze. Op woensdag neemt de medewerker een volledige dag tijdskrediet. Profit neemt dit als volgt op in het ERP-bestand:

00012345000002008 0000000020 147002026060120260630100 X00000320260601000000000000002000000 00300456

Bij dag 3 van de week (woensdag) registreert Profit 456 minuten schorsing. Dit komt overeen met 7 uur en 36 minuten en dus met een volledige werkdag volgens het rooster van de medewerker.

Voorbeeld 2:

De medewerker werkt op maandag, dinsdag en woensdag telkens 7 uur en 36 minuten van 9.00 tot 17.06 uur, met een halfuur pauze. Op donderdag heeft de medewerker 4 uur schorsing en op vrijdag een volledige dag schorsing van 7 uur en 36 minuten. Profit neemt dit als volgt op in het ERP-bestand:

00012345000002008 0000000025 147002026070120260731100 X00000420260701000000000000003053000 00400240 00500456

Bij dag 4 van de week (donderdag) registreert Profit 240 minuten schorsing, wat overeenkomt met 4 uur. Bij dag 5 van de week (vrijdag) registreert Profit 456 minuten schorsing, wat overeenkomt met 7 uur en 36 minuten.

Wil je weten hoe Profit het volledige ERP-bestand opbouwt? Raadpleeg het helpartikel ERP-bestand.

TIME-bestand (roosterbestand)

Bij zowel weekroosters als medewerkerspecifieke roosters telt Profit de schorsingsuren per dag op bij de gewerkte uren. Profit neemt het totaal aantal uren per dag op in het roosterbestand. Bij standaardroosters kun je geen schorsingen registreren en doorsturen naar Partena.

Wil je weten hoe Profit het volledige TIME-bestand opbouwt? Raadpleeg het helpartikel TIME-bestand.

Clock-bestand (kalender- en loonbestand)

Het kalender- en loonbestand toont per dag hoeveel minuten een medewerker presteert en welke afwezigheden gelden. Profit bouwt dit bestand op met gegevens uit de roosterkalender en de schorsingen van de medewerker.

Het bestand bevat onder andere:

het dossiernummer
de medewerker
de datum
het prestatietype
de looncode
het aantal minuten

Profit maakt voor iedere dag van de maand een kalenderregel aan. Het onderstaande voorbeeld toont de kalenderregels van de eerste week van juni. Op woensdag heeft de medewerker een schorsing voor tijdskrediet met looncode 14700.

Wil je weten hoe Profit het volledige kalenderbestand opbouwt? Raadpleeg het helpartikel Clock-bestand.