Profiel inrichten voor Documentgenerator

Je kunt één document koppelen aan een aanmaakprofiel van eigen type dossieritem. Hierdoor wordt het document gegenereerd bij het aanmaken van een nieuw dossieritem op basis van dit profiel in Profit, InSite of OutSite. Is één document niet genoeg? Voeg dan extra documenten toe via de workflow.

Let op:

Bij een aanmaakprofiel van een meegeleverd type dossieritem kun je meerdere bijlagen genereren, namelijk de documenten die gekoppeld zijn op het tabblad Document in het profiel. Dit is een andere (verouderde) methode en dit blijft hier verder buiten beschouwing, zie deze beschrijving voor meer informatie.

Toegestane bestandsextensies inrichten:

Je kunt bepalen welke bestandsextensies toegestaan zijn bij nieuwe documenten en reacties op documenten. Voor het genereren van documenten moet de bestandsextensie .docx toegestaan zijn. Voor het omzetten naar .pdf-bestanden moet de bestandsextensie .pdf toegestaan zijn.

Type dossieritem inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   Bij een eigen type dossieritem kun je de instelling Bestand koppelen vastleggen, maar deze instelling is niet relevant voor het automatisch genereren van documenten. Als het gegenereerde bestand echter gewijzigd of verwijderd mag worden via de workflow, dan moet Bestand koppelen aangevinkt zijn. Voor het wijzigen gelden ook nog andere instellingen.

   Bij het aanmaken van een nieuw dossieritem genereert Profit de documenten op basis van type dossieritem, workflow en profiel. De gebruiker kan dit niet beïnvloeden. Wel kan de gebruiker de Word-documenten achteraf bewerken of verwijderen onder de volgende voorwaarden. Een PDF kun je alleen nog verwijderen.

   • Als een dossieritem bij een eigen type dossieritem in een workflow zit, geldt de instelling Bijlage aanpassen van de taak. Dit leg je vast in de workflow-editor. Ook moet het veld Bestand koppelen op het tabblad Algemeen aangevinkt zijn. Dit veld hoeft niet aangevinkt te zijn voor het automatisch genereren van documenten, maar moet wel aangevinkt zijn voor het wijzigen of verwijderen van documenten.
   • Als een dossieritem bij een meegeleverd type dossieritem in een workflow zit, geldt de instelling Aanpassen bij beoordelen toegestaan van het beoordelingsprofiel. De instelling Bijlage aanpassen van de workflowtaak wordt genegeerd.
   • Als een dossieritem niet meer in de workflow zit, geldt de instelling Bewerken (op het tabblad Algemeen van het type dossieritem).
   • Controleer of een aanmaken- of beoordelen profiel gebruikt wordt voor het dossieritem. Als er een context wordt gebruikt met het veld Bijlage, dan moet dit veld zichtbaar en wijzigbaar zijn.

Profiel inrichten voor een eigen type dossieritem:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.

   Als je een aanmaakprofiel wilt aanmaken, dan moet dit een profiel zijn van het type Dossier.

2. Open een aanmaakprofiel van een eigen type dossieritem.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer het documentlay-out.
5. Gebruik een documentlay-out die begint met [Dossier...] of een kopie van een dergelijke documentlay-out. Als je een documentlay-out gekoppeld hebt in het profiel, test dan eerst in InSite of het document gegenereerd wordt en de juiste inhoud bevat. Als de gegevens uit Profit correct in het document staan, dan kun je de documentlay-out verder opmaken.
6. Bepaal of het te genereren document direct als PDF moet worden opgeslagen (in plaats van DOCX).

   Als een document direct als PDF wordt opgeslagen, dan kan dit nooit meer worden gewijzigd. Als het document als DOCX wordt opgeslagen, dan kan dit onder voorwaarden worden gewijzigd in de workflow.

7. Vul de naam in voor het te genereren document.

Zie ook:

• Alle toepassingen van de Documentgenerator
• Profielen bij eigen type dossieritem