Cursusfacturering inrichten

Voordat je cursussen kunt factureren moet je de functionaliteit eerst activeren en autoriseren.

Cursusfacturering activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

•  Cursusfacturering

Stappen om een activering in te schakelen

Cursusfacturering instellen

Bij de algemene instellingen leg je vast in welke administratie de journaalposten verwerkt moeten worden.

Cursusfacturering instellen:

1. Ga naar: CRM / Cursusmanagement / Facturering / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.

   Bij Administratie zie je in welke financiële administratie je de journaalposten verwerkt.

3. Vink Opbrengst splitsen per btw-plicht aan als je per btw-plicht een aparte grootboekrekening wilt opgeven voor de facturering.

   Deze grootboekrekeningen leg je vast bij de Artikelgroep en de Integratiegroep op het tabblad Integratie btw-plicht die dan zichtbaar zal zijn als dit veld is aangevinkt.

4. Vink Negatieve factuur storneren aan als je de omzet automatisch als negatief bedrag in de creditkolom wilt boeken. Vink Negatieve factuur storneren uit als je de omzet als bedrag in de debetkolom wilt boeken.
5. Vink Creditfacturen via de output-wizard verstrekken aan als je meerdere creditfacturen wilt e-mailen. Als je dit veld niet aanvinkt, kun je één creditfactuur per keer e-mailen via de actie E-mailen. Een creditfactuur is doorgaans namelijk een uitzondering.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Integratiesoort Cursussen toevoegen

Je gebruikt een integratiesoort om instellingen vast te leggen voor de journalisering.

Voorbereiding:

• Voeg een grootboekrekening Omzet toe voor cursussen.
• Voeg een dagboek van het type verkoop toe en koppel de grootboekrekening.

Integratiesoort toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Cursusfacturen bij het veld Integratiesoort.
4. Selecteer bij Dagboek het dagboek dat je gebruikt voor het boeken van de Cursusfacturen.

   Bij Dagboek creditfacturen kun je hetzelfde dagboek selecteren.

5. Selecteer de omschrijving voor de journaalposten die geboekt worden in naar Profit Financieel. Profit bepaalt de omschrijving tijdens het journaliseren.

   Voorbeeld: 

   Een cursusfactuur waarbij in de integratiesoort de financiële omschrijving ingesteld staat op Bron + omschrijving bron:

   [crm] Cursusfactuur

   Een cursusfactuur waarbij in de integratiesoort de financiële omschrijving ingesteld staat op Bron + nummer factuurrelatie + naam factuurrelatie:

   [crm] 10032-Koninklijke Exhibitions Benelux B.V.

   Een cursusfactuur waarbij in de integratiesoort de financiële omschrijving ingesteld staat op Bron + naam factuurrelatie:

   [crm] Koninklijke Exhibitions Benelux B.V.

6. Vink Factuurkorting gebruiken om factuurkorting toe te passen.

   Als je dit veld aanvinkt dan moet je een rekening selecteren bij Rekening factuurkorting.

   Meer informatie:

   Factuurkortingen en -toeslagen

   Bij facturering kun je op verschillende manieren korting verlenen.

7. Vink Kredietbeperking gebruiken aan om kredietbeperking toe te passen. Je ziet dit veld alleen als je deze functionaliteit hebt geactiveerd.

   Als je dit veld aanvinkt, dan moet je de rekening invullen bij Rekening kredietbeperking.

   Meer informatie:

   Kredietbeperking inrichten

   Je kunt gebruik maken van kredietbeperking. Kredietbeperking is een negatieve korting ter bekostiging van de krediettermijn. Als de verkooprelatie op tijd betaalt mag hij deze opslag aftrekken. Kredietbeperking is iets anders dan betalingskorting. Kredietbeperking gebruik je om klanten snel te laten betalen. Dit versterkt de liquide positie, waarmee je vervolgens ook geen tijd en moeite kwijt bent aan het incasseren van het bedrag. Er bestaat geen wettelijke verplichting de kredietbeperking ook daadwerkelijk te betalen, ook al wordt na de vervaldatum betaald. Kredietbeperking is slechts in het leven geroepen ter beperking van de kosten die het incasseren van een factuur met zich meebrengt (rente etc.).

   De opslag is een percentage van het 'totaalbedrag excl. btw verminderd met de factuurkorting'. Je kunt hiervan afwijken door in te stellen dat je de kredietbeperking al dan niet over de btw-grondslagbedragen wilt berekenen. Ook kun je instellen dat je de kredietbeperking over het inclusief btw-bedrag wilt berekenen.

   Voorbeeld:

   Profit berekent de kredietbeperking over het totaalbedrag excl. btw verminderd met de factuurkorting.

   	Debet	Credit
   Totaal factuurbedrag:	€ 1.000,00
   Factuurkorting (10%):	- € 100,00
   Totaal factuurbedrag incl. korting:		€ 900,00
   Btw-bedrag:		€ 189,00
   Totaal te betalen:		€ 1.089,00
   Kredietbeperking (2%):		€ 18,00

8. Vink Betalingskorting gebruiken aan om betalingskorting toe te passen. Je ziet dit veld alleen als je deze functionaliteit hebt geactiveerd.

   Als je dit veld aanvinkt, dan moet je ook een waarde invullen bij Dagen betalingskorting. Je kunt dit aantal dagen afdrukken op de factuurlay-out.

   Meer informatie:

   Betalingskorting inrichten

   Je kunt gebruik maken van een betalingskorting. Dit is een korting in procenten die Profit berekent over het totaalbedrag exclusief btw verminderd met de factuurkorting en combikorting en vermeerderd met de kredietbeperking. Profit bepaalt de betalingskorting voordat de eventuele kredietbeperking is uitgerekend, dus na de factuurkorting en combikorting.

   Ook kun je voor de verkoopfacturen in Ordermanagement instellen dat je de betalingskorting over het inclusief btw-bedrag wilt berekenen, via de Ordermanagement instelling Grondslag betalingskorting incl. btw. Deze instelling geldt alleen voor Ordermanagement, dus alleen voor de betalingskorting die je zelf toepast voor de verkooprelaties op de verkoopfacturen. Voor de inkoopfacturen beheer je dit in de boekingslay-out van je inkoopboeking met het veld Betalingskorting incl. btw.

   Profit kan ook de betalingskorting ook berekenen via grondslag btw als je dit instelt. Deze werkwijze is met name in België gebruikelijk.

   De betalingskorting trekt Profit niet daadwerkelijk van het factuurbedrag af, het bedrag drukt Profit alleen af op de factuur.

   Voorbeeld:

   De betalingskorting berekent Profit over het totaal factuurbedrag. Dit is dus het factuurbedrag exclusief btw.

   	Debet	Credit
   Totaal factuurbedrag:	€ 1.000,00
   Btw-bedrag:	€ 210,00
   Totaal te betalen:		€ 1.210,00
   Betalingskorting (2%):		€      20,00

9. Klik op: Voltooien.

Verkooprelatieprofiel voor verzamelen en lay-out factuur inrichten

In een verkooprelatieprofiel leg je een aantal instellingen vast die gelden voor de verkooprelaties die gekoppeld zijn (of worden) aan het profiel. Je stelt instellingen in voor het journaliseren van facturen en je koppelt de rapporten die Profit moet gebruiken voor het ordertraject en facturering.

Ook stel je in hoe je wilt verzamelen (over de modules heen óf binnen het onderdeel cursusfacturen). Standaard staat het op verzamelen binnen het onderdeel cursusfacturen, per verkooprelatie.

Verkooprelatieprofiel inrichten voor cursusfacturering:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Klik op: Nieuw.

   Je kunt ook de eigenschappen van een bestaand verkooprelatieprofiel openen.

3. Ga naar het tabblad: Verzamelfactuur als je verzamelfacturen over modules heen wilt genereren.

Je kunt ook instellen dat je een Verzamelfactuur wilt waarop de factuurregels met die uit de andere modules gecombineerd worden. Dus Abonnementen én Projecten, Cursus, etc. Deze gecombineerde verzamelfactuurregels kun je via de wizard in de module klaarzetten maar niet factureren. Je kunt ze na klaarzetten alleen zien en factureren via Profit Financieel.

Hoe je dit inricht, lees je hier. Lees hier over het genereren van de gecombineerde Verzamelfactuur.

1. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel als je alleen cursusfacturen wilt verzamelen.
2. Selecteer bij Verzamelmethode onder het kopje Cursusfacturen de manier waarop je wilt dat Profit de cursusfacturen verzamelt. Je kunt dit voor dit verkooprelatieprofiel niet inrichten als Verzamelfactuur in het vorige tabblad al is ingericht:
   • Factuur per deelnemer
   • Factuur per opdrachtnummer/referentie verkooprelatie - Per opdrachtnummer/referentie is dat wat de deelnemer bij dit veld heeft ingevuld tijdens het inschrijven voor de cursus.
   • Per verkooprelatie
3. Ga naar het tabblad: Rapport factuur.
4. Selecteer een waarde bij Cursusfactuur.

   Een cursusfactuur voor een verkooprelatie die gekoppeld is aan dit profiel wordt afgedrukt via deze lay-out.

5. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon factuur.
6. Selecteer een waarde bij Cursusfactuur.

   Dit berichtsjabloon is het e-mailbericht dat je verstuurt waaraan het rapport als pdf of e-factuur wordt meegestuurd.

7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Je kunt vrije velden toevoegen aan cursusfacturen. Bijvoorbeeld de vrije velden van Deelnemer per evenement.

Vrije velden op cursusfactuur:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de eigenschappen van de functiegroep Cursusmanagement.
3. Klik op Ja bij de melding..
4. Selecteer Deelnemer per evenement.
5. Klik op: Nieuw.
6. Voeg het vrije veld toe.

   Meer informatie:

   Vrij veld toevoegen

7. Voeg eventueel een vrij tabblad toe.

   Meer informatie:

   Vrije velden op tabblad plaatsen

8. Sluit de Management tool. 
9. Ga naar: CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport.
10. Open de eigenschappen van het rapport Cursusfactuur.

    Je ziet nu het rapport.

11. Klik linksonderin op o.
12. Helemaal onderin zie je Deelnemer per evenement.
13. Als je die opent kun je de velden toevoegen aan de gegevensverzameling.
14. Klik op: Voltooien.

Verbijzonderingscodes Cursus toevoegen

Met verbijzonderingen krijg je meer inzicht in de kosten en opbrengsten. Je kunt cursussen bijvoorbeeld verbijzonderen naar product.

Verbijzonderingscode toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de verbijzonderingsas.
4. Vul de velden in.

   Vul eventueel in het veld Selectiewaarde een waarde in voor deze verbijzonderingscode. In een aantal verbijzonderingsoverzichten kun je selecteren op de Selectiewaarde.

5. Klik op: Voltooien.

   Let op:

   Voor verbijzondering op een evenement is het nodig om een verbijzonderingskoppeling aan te maken.

   Ga naar Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verbijzonderingskoppeling en maak een koppeling aan van het type Cursus.

Zie ook

• Verbijzondering inrichten