Budgetaanvragen inrichten

Je kunt budgetaanvragen gebruiken om wijzigingen in budgetten gestructureerd aan te vragen, laten goedkeuren en automatisch te verwerken in het budget. Deze functionaliteit biedt meer inzicht in de opbouw van budgetten en maakt het mogelijk om de herkomst van budgetwijzigingen te volgen.

Dit artikel beschrijft hoe je de functionaliteit inricht, zodat gebruikers budgetaanvragen kunnen indienen, beoordelen en verwerken, en meer inzicht krijgen in de opbouw van budgetten.

Voorbereiding

Voordat je budgetaanvragen inricht:

• Controleer of de activering Budgetteren aanstaat. Budgetaanvragen inrichten is een aanvulling op de inrichting van budgetteren.
• Bepaal welke gebruikers budgetaanvragen mogen indienen, beoordelen en goedkeuren. Als je werkt met een procuratieschema controleer deze inrichting.
• Leg vast of budgetaanvragen budgetneutraal moeten zijn (verplicht, optioneel of geen controle).
• Richt de autonummering voor budgetaanvragen in.
• Bepaal of reserveringen het budget niet mogen overschrijden en stel zo nodig controles in.

Budgetaanvragen activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Budgetaanvragen

Stappen om een activering in te schakelen

Let op: deze activering kan alleen worden geactiveerd als de activering Budgetteren aan staat.

Budgetaanvragen inrichten

De tabel Status budgetaanvraag, Wijzigingssoort, Periodieke wijziging, is een vrije tabel waarin je zelf categorieën kunt aanmaken voor de budgetaanvragen. Je kunt de waarden in de tabel zelf bepalen.

Codetabellen vullen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel om de waarden vast te leggen.
2. Controleer en vul de codetabellen voor budgetaanvragen aan:
   • Status budgetaanvraag (Concept, In aanvraag, Goedgekeurd, Afgekeurd)
   • Wijzigingssoort (bijvoorbeeld Overboeking, Uitbreiding)

     Per budgetaanvraag een onderscheid kunnen aanbrengen ten behoeve van rapportages.

   • Periodieke wijziging (bijvoorbeeld Incidenteel, Structureel).

     Per budgetaanvraag het onderscheid kunnen aanbrengen om aan te geven of het een incidentele of structurele wijziging betreft en indien incidenteel voor hoeveel jaar.

Budgetaanvragen autoriseren

Je autoriseert de toegang van gebruikers en/of gebruikersgroepen tot de functionaliteit Budgetaanvragen. Als je de standaard gebruikersgroepen gebruikt, zijn deze onderdelen geautoriseerd voor Profit.

De standaard gebruikersgroep Budgetaanvragen hebben rechten om budgetaanvragen toe te voegen, te onderhouden en te raadplegen.

Gebruik je een andere groep, volg dan de stappen hieronder.

Budgetaanvragen autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Alle menu-items / Financieel / Grootboek / Budgetaanvraag
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Ga naar: Financieel / Grootboek / Budgetaanvraag.
8. Autoriseer de tabbladen en acties.

   

9. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.

Autonummering van budgetaanvragen inrichten

Profit kent automatisch oplopende nummers toe bij het aanmaken van budgetaanvragen. Deze autonummering kun je niet toevoegen of verwijderen. Je kunt deze teller wel raadplegen en eventueel wijzigen. De nummeringen gelden voor de hele omgeving.

Autonummering voor leninggroepen of leningen raadplegen of wijzigen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Autonummering.
2. Open de eigenschappen van de autonummering Budgetaanvraagnummer.
3. Vul per onderdeel de volgende gegevens in:
   • Voorloopgedeelte: bijv. BA.
   • Startwaarde: eerste nummer in de reeks.
   • Totale lengte: maximaal 10 posities.
   • Standaard autonummering gebruiken: aanvinken.
   • Gebruiker mag afwijken: aanvinken als handmatig nummeren toegestaan is.
4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook: Autonummering vastleggen

Workflow Budgetaanvraag inrichten

Richt de workflow in als een budgetaanvraag via een workflow in InSite moet worden goedgekeurd. Je kunt de standaard meegeleverde workflow direct gebruiken voor het beoordelen van budgetaanvragen. Het beoordelen werkt met beoordelaars en groepen uit het procuratieschema als je dit hebt ingericht.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Budgetaanvraag (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. De workflow Budgetaanvraag (Profit) kun je direct gebruiken. Als je de workflow wilt aanpassen, moet je een nieuwe workflow maken die gebaseerd is op deze workflow.

   Lees in de beschrijving meer over de speciale acties, condities en rollen van deze workflow.

   Met deze workflow vraagt een medewerker een wijziging op het budget aan. De aanvraag loopt via beoordelaars en budgethouders. Na akkoord wordt de wijziging automatisch verwerkt in het budget in Profit.

   Schema van de workflow

   Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

   

   Inrichting

   Er worden drie statussen gebruikt: Beoordelen Goedgekeurd en Afgekeurd. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status In behandeling.

   Condities

   De belangrijkste condities in deze workflow zijn:

   • Procuratie afgerond (Profit) – alle vereiste procuratiebeoordelingen zijn gedaan.
   • Geen budgethouder – er is geen budgethouder bepaald voor de aanvraag.
   • Bevat minstens één beoordelaar – er is ten minste één beoordelaar gevonden.
   • Bevat niet minstens één beoordelaar – er is geen beoordelaar gevonden.

   Speciale acties

   Er zijn 4 speciale acties:

   1. Aanmaken budget

   Doel: de goedgekeurde aanvraag automatisch verwerken in de budgettabel. Na uitvoeren wordt de status van de aanvraag Goedgekeurd en worden budgetregels aangemaakt.

   Verdeling over periodes:

   • Periode niet gevuld → verdeling volgens periodeverdeeltabel (op volgorde: toewijzing, verbijzonderingscode, grootboekrekening, admin-instelling). Is er geen tabel, dan evenredig.
   • Periode van/tm gevuld → altijd evenredig over de opgegeven periodes.

   Wat wordt vastgelegd in budget (samengevat):

   • Boekjaar, Periode en (eventueel) verbijzonderingscodes 1..5 vanuit de aanvraagregel.
   • Oorspronkelijk bedrag/aantal = berekend bedrag uit de verdeling; gewijzigde velden blijven 0/leeg.
   • Koppeling Dossieritem budgetaanvraag zodat herkomst zichtbaar blijft.

   2. Afkeuren budgetaanvraag

   Doel: de aanvraag stoppen wanneer de beoordeling negatief is. De workflowstatus wordt ‘Afgekeurd’. De instuurder kan daarna aanpassen en opnieuw insturen of laten vervallen.

   3. Goedkeuren budgetaanvraag via procutatieschema

   Doel: automatisch vastleggen welke gebruiker(s) moeten beoordelen op basis van het procuratieschema. Bij uitvoeren worden de procuratieregels per dossieritem gevuld voor de betreffende gebruiker(s)/groep(en).

   • Werkt met beoordelaars en groepen uit het procuratieschema.
   • Neemt alleen beoordelaars mee die binnen de grens vallen van het totaalbedrag.
   • Dubbele registraties worden voorkomen.

   4. Opnieuw insturen budgetaanvraag

   Doel: na afkeuring of aanpassing de aanvraag opnieuw laten beoordelen. Deze actie leegt de bestaande procuratieregels zodat iedereen opnieuw moet beoordelen.

   • Handig bij wijzigingen na vragen of afkeuring.
   • Beoordelingshistorie blijft zichtbaar in het dossier.

   Waarom welke stappen?

   De workflow start met het bepalen van beoordelaars. Zijn die er niet, dan gaat de aanvraag terug naar de instuurder. Zijn ze er wel, dan doorloopt de aanvraag de procuratie. Daarna keurt de budgethouder goed. Als er geen budgethouder is, wordt de aanvraag direct afgehandeld. Na akkoord verwerkt Aanmaken budget de bedragen automatisch in de juiste perioden. Zo blijft het proces gecontroleerd, transparant en sluit het aan op Profit.

   Starten workflow

   De workflow start bij het insturen van een budgetaanvraag (InSite of Profit). Er wordt een dossieritem Budgetaanvraag aangemaakt en de standaardworkflow wordt gestart.

5. Publiceer de workflow als je deze hebt aangepast.
6. Sluit de workflow.

   Koppel deze workflow aan het betreffende profiel voor budgetaanvragen als je een eigen workflow hebt gemaakt.

7. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
8. Open het betreffende profiel voor budgetaanvragen.
9. Ga naar het tabblad: Algemeen.
10. Selecteer je workflow bij Workflow.

InSite inrichten in Profit:

Voor budgetaanvragen in InSite activeer je de type pagina:

• Budgetaanvragen

Type pagina activeren

InSite inrichten en InSite-pagina's toevoegen in InSite:

Stel de portalpagina Budgetaanvragen Portal beschikbaar in InSite, bijvoorbeeld door een menu-item toe te voegen aan het menu of door een knop toe te voegen aan een banner.

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Voeg de InSite-pagina’s toe voor het indienen en beheren van budgetaanvragen:
   • Aanmaken en aanpassen budgetaanvraag
   • Aanmaken en aanpassen budgetaanvraagregel
   • Overzicht Mijn budgetaanvragen
   • Portaalpagina Budgetaanvragen
3. Maak eventueel de AFAS-versie van de pagina('s) zichtbaar en publiceer die.

Rapportages beschikbaar maken:

1. Activeer en publiceer:
   • Budget incl. budgetaanvragen in Profit.
   • Tabblad Budgetaanvragen in eigenschappen budgetschermen.
   • KPI’s en overzichten op InSite-pagina’s.

Autorisatie InSite inrichten

Autoriseer InSite-pagina’s voor de juiste gebruikersgroepen. Alle pagina's met betrekking tot dit type dossieritem zijn gekoppeld aan de functionaliteit Budget aanvragen.

Wil je dit aanpassen raadpleeg Autorisatie in Profit InSite