Conditie op workflowtaak inrichten

Dit artikel beschrijft de stappen om een conditie aan te maken en te koppelen aan een taak of actie.

Een conditie op een actie wordt gecontroleerd op het moment dat de workflow in de taak komt. Op dat moment controleert Profit of aan een conditie op een taak voldaan wordt. Dit geldt niet voor het type Conditioneel (via geplande taak): in dit geval wordt de actie uitgevoerd als de conditie WAAR is. Ook als de gebruiker geen rechten heeft op deze taak. Zie verder de toelichting in dit helpartikel.

Je kunt een conditie testen om te kijken wanneer aan de conditie voldaan wordt.

Video

Conditie aanmaken en koppelen

Je maakt een conditie aan via de eerste taak van de workflow. Vervolgens koppel je de conditie op de plek waar je deze wilt toepassen.

Let op:

Pas op bij het combineren van EN-filters over 2 of meerdere gegevensverzamelingen heen. Test dit goed om er zeker van te zijn dat het werkt!

Het is mogelijk twee velden te vergelijken in een filter. Deze methode is niet toegestaan in conditionele workflows.

Lees eerst de aandachtspunten door.

Conditie aanmaken:

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem.
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow.
6. Selecteer de eerste taak van de workflow.
7. Voeg een gegevensverzameling toe aan de workflow. De gegevensverzameling moet de velden bevatten die je voor de conditie wilt gebruiken.

   Gegevensverzamelingen bij workflow

   Je kunt meerdere gegevensverzamelingen koppelen aan een workflow. De velden in de gegevensverzameling kun je vervolgens op meerdere plekken in de workflow gebruiken, zoals bij condities en verplichte velden.

   Je kunt met de voorbeeldknop een weergave met dossieritems opvragen met de velden die je in de gegevensverzameling hebt geplaatst.

   Je kunt alleen gegevensverzamelingen toevoegen die direct verband hebben met het dossieritem, bijvoorbeeld de gegevensverzamelingen van de bestemmingen.

   Als je bijvoorbeeld de gegevensverzameling Actuele gegevens Medewerker en Mutatie Medewerker/declaratie koppelt aan de workflow dan loopt de workflow ook nog goed als een medewerker wijzigt van functie.

   Let op: 

   Het wijzigen van een gegevensverzameling kan gevolgen hebben voor alle plaatsen waar de gegevensverzameling gebruikt wordt, bijvoorbeeld bij condities. Heb je een gegevensverzameling gewijzigd, controleer dan of de workflow nog goed functioneert.

   Een voorbeeld van deze situatie: Je voegt het veld Administratie toe. Hierdoor kan het resultaat van de gegevensverzameling veranderen. Het resultaat (aantal regels) met het veld Administratie kan groter zijn dan zonder het veld Administratie. Hierdoor functioneren condities niet goed meer.

   Gegevensverzameling koppelen aan workflow:

   1. Open Profit.
   2. Open de workflow op één van deze manieren:
      • Via Algemeen / Workflowmanagement / Workflows.
      • Via CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem. Open het type dossieritem en ga naar het tabblad Workflows.
   3. Selecteer de eerste actie van de workflow.
   4. Open het kader Workflowbeheer.

      Je ziet nu een weergave met alle beschikbare gegevensverzamelingen. Als je al een gegevensverzameling hebt gekoppeld is deze niet meer zichtbaar in de lijst.

      Op de gegevensverzamelingen is geen autorisatie toegepast.

   5. Klik op: Nieuw.

      

   6. Selecteer de gegevensverzameling die je wilt toevoegen.

      Je kunt niet alle beschikbare koppelingen volgen. Zo kun je bijvoorbeeld niet via een medewerker naar een persoon gaan en daar dan velden ophalen. Je moet de velden van de persoon dan in de eigen gegevensverzameling opvragen.

      Als je een Aanleiding hebt (een ander type dossieritem dat deze workflow start) kun je de vrije velden van de aanleiding van een dossier ophalen en gebruiken in condities.

   7. Voeg de gewenste velden toe aan de gegevensverzameling.

      Je kunt niet filteren in de gegevensverzameling. Het dossieritem bepaalt het filter op basis van de bestemming. Je kunt ook geen voorbeeld opvragen.

   8. Klik op: Voltooien.

      Je kunt de velden uit de gegevensverzameling nu gebruiken in de andere functionaliteiten binnen de workflow. Ook als je de workflow nog niet publiceert.

      Je kunt meteen nog een gegevensverzameling koppelen.

   Dossieritems in de workflow raadplegen:

   Je kunt een weergave met dossieritems opvragen met de velden die je in de gegevensverzameling hebt geplaatst.

   1. Klik op de eerste taak in de workflow.
   2. Selecteer de gegevensverzameling.
   3. Klik op de voorbeeldknop.

      Je ziet nu de dossieritems die zich in de workflow bevinden EN je moet rechten hebben op de taak waarin de workflows zich bevinden.

      

   4. Selecteer een regel en klik op Volgende.

      Je ziet een weergave met de velden die je in de gegevensverzameling hebt toegevoegd.

      

   Gegevensverzameling wijzigen of verwijderen:

   

   • Gegevensverzameling wijzigen

     Dubbelklik op een gegevensverzameling om deze te wijzigen.

     Een wijziging in de gegevensverzameling is definitief nadat je de wizard voltooit. Ook als je de workflow nog niet publiceert.

     Als je een veld verwijdert uit de gegevensverzameling wordt gecontroleerd of het veld gebruikt wordt in een gepubliceerde workflow. Als dit zo is krijg je een melding.

     Als je een veld verwijdert uit een nieuwe workflow en dat veld wordt ook gebruikt in een conditie, kun je de wizard van de gegevensverzameling gewoon voltooien. Als je vervolgens de workflow publiceert krijg je een melding dat het publiceren niet mogelijk is omdat een conditie gebruik maakt van een veld dat niet meer voorkomt in de gegevensverzameling.

   • Gegevensverzameling verwijderen

     Klik op het 'prullenbakje' om een gegevensverzameling te verwijderen.

     Als je een gegevensverzameling verwijdert wordt gecontroleerd of de velden uit de gegevensverzameling gebruikt worden bij een andere functionaliteit, bijvoorbeeld als verplicht veld.

8. Open het vak Conditie en maak een conditie aan.

   

   Je kunt een bestaande conditie van geopende workflow kopiëren. Selecteer dan gebaseerd op een bestaande conditie en selecteer de te kopiëren conditie.

9. Via het tabblad Gegevensverzamelingen voeg je het filter toe. Als aan het filter voldaan wordt, is de conditie waar. Als de conditie aan een taak gekoppeld is, zal de taak worden uitgevoerd.

   

   Gebruik altijd de opties uit de keuzelijst. Als je het snelfilter gebruikt en hierin bijvoorbeeld < of > invult, dan kan het voorkomen dat de condities niet goed werken als een veld geen waarde heeft.

   

Conditie aan taak koppelen:

1. Selecteer de actie waarop je een conditie wilt vastleggen.
2. Open het kader Zichtbaarheid actie.

   Je bepaalt hier of de actie zichtbaar is voor gebruikers van de workflow. De actie kan zichtbaar zijn als aan een specifieke conditie voldaan wordt.

   Als je hieronder bij Vervolg een conditie koppelt, dan moet de actie zichtbaar zijn. Dit geldt ook als de actie conditioneel direct wordt doorgezet.

3. Open het kader Vervolg.

   Hier bepaal je de afhandeling van de workflowactie. Bij een actie heb je volgende keuzen:

   • Altijd

     De workflowactie is altijd beschikbaar, de gebruiker kan deze handmatig uitvoeren.

   • Geblokkeerd

     De workflowactie is niet beschikbaar.

   • Conditioneel (zonder rechten op taak):

     De actie wordt uitgevoerd als de conditie WAAR is. Ook als de gebruiker geen rechten heeft op deze taak. De conditie wordt eenmalig gecontroleerd, namelijk als de workflow in de taak komt. Als de taak een conditionele actie heeft, dan wordt de actie (eenmalig) gecontroleerd.

   • Conditioneel (rechten op taak):

     De actie wordt uitgevoerd als de conditie WAAR is. De workflowgebruiker moet rechten hebben op de eerste taak in de workflow én op de vervolgtaak. Dit doe je door de juiste rol te selecteren bij de bestemming. Ook moet Tonen in takenlijst aangevinkt zijn. De conditie wordt eenmalig gecontroleerd, namelijk als de workflow in de taak komt. Als de taak een conditionele actie heeft, dan wordt de actie (eenmalig) gecontroleerd.

   • Conditioneel (via geplande taak): in dit geval wordt de actie uitgevoerd als de conditie WAAR is. Ook als de gebruiker geen rechten heeft op deze taak.

   Let op:

   Gebruik deze optie alleen bij taken die intern zichtbaar zijn. Bij de zichtbaarheid Alleen extern werkt de geplande taak niet.

   Zorg dat de geplande taak Workflowtaak conditioneel afhandelen is ingepland.

   De conditie wordt gecontroleerd als de workflow in de taak komt. Daarnaast zal de conditie gecontroleerd worden via de geplande taak Workflowtaak conditioneel afhandelen. Hierdoor kun je de conditie dus opnieuw controleren.

   De taak Conditioneel (via geplande taak) kan meerdere keren per dag worden uitgevoerd. De eerste keer op een dag worden alle workflowtaken opnieuw gecontroleerd. Als je de taak op dezelfde dag nogmaals uitvoert, dan worden alleen workflows gecontroleerd waarin de laatste week een workflowactie is uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar het startmoment van de geplande taak minus 7 dagen.

   Workflowacties die zijn uitgevoerd door de gebruiker AFASUSER blijven buiten beschouwing bij de termijn van 7 dagen. Als de workflow minder dan 7 dagen geleden een uitgevoerde taak heeft door AFASUSER, dan wordt dit dus genegeerd. Dit wordt dan niet beschouwd als een workflows waarin de laatste week een workflowactie is uitgevoerd.

Testen of aan een conditie voldaan wordt

Je hebt een conditie aangemaakt en gekoppeld. Maar heb je de conditie correct ingericht? Dat kun je direct testen in de workflow editor, als je rechten hebt op workflows van het betreffende type dossieritem.

Testen of aan een conditie voldaan wordt:

1. Klik op de eerste taak van de workflow.
2. Je kunt op twee manieren starten:
   • Selecteer de conditie die je wilt testen en klik op Testen conditie (Ctrl+E).

     

   • Open de eigenschappen van de conditie en klik op Acties / Testen conditie.
3. Je ziet een weergave van dossieritems die in de (betreffende) taak zitten (mits je rechten hebt op het dossieritem).
4. Selecteer een regel die je wilt testen.

   

5. Klik op: Volgende.
6. Je ziet of aan de conditie voldaan wordt, of niet.