Ontvangsten journaliseren

Je kunt direct bij het boeken van de ontvangst Profit óók de journaalpost in Financieel laten genereren én de bijbehorende verplichting laten afboeken. Dit gebruik je als ontvangsten in jouw organisatie centraal staan, als je dus vanuit ontvangsten werkt.

Bij het confronteren van de factuur met de ontvangstregels wordt het eventuele confrontatieverschil bij de factuur opgeboekt. De kosten van de ontvangst worden dan in een apart dagboek tegengeboekt. Bij de boeking van ontvangsten en de confrontatieverschillen wordt ook geboekt op projectvelden, verbijzonderingen en verplichtingen. Hierbij wordt bij een projectboeking een nacalculatieregel per confrontatieregel/ontvangstregel gemaakt.

Dit moet je eerst activeren en inrichten.

Let op:

Als de activering Journaliseren ontvangst aan staat kun je geen verplichtingen meer afboeken bij een inkoopfactuur als deze verplichting uit een inkooporder afkomstig is. Het gerealiseerde bedrag van de verplichting werkt Profit bij ná het journaliseren van de ontvangst.

Dit betekent indirect ook dat je met deze activering veel meer ontvangsten moet gaan registreren. Ook voor zaken die niet fysiek ontvangen worden, zoals diensten of andere zaken waar je eventueel verplichtingen voor kunt gebruiken.

Werkwijze

• Bij het boeken van de ontvangst van de inkooporder (met voorraadhoudende en/of niet voorraadhoudende items) ontstaan journaalposten voor de kosten van de ontvangst en de nog te ontvangen inkoopfacturen.
• Ontvangsten journaliseren
• Bij het boeken van de inkoopfactuur of E-factuur verwerken start de workflow inkoopfactuur. De workflow inkoopfactuur heeft een stap dat als er geconfronteerd moet worden, deze workflow wacht op confrontatie van de factuur met de ontvangstregels.

  Klik hier voor meer informatie over deze stap in de workflow inkoopfactuur

  Met de workflow Inkoopfactuur ben je in staat je inkoopfacturen in de organisatie te volgen en bewaken in InSite. Deze workflow wordt standaard meegeleverd en onder de activering Journaliseren ontvangst is het volgende onderdeel beschikbaar:

  

  Met deze stap in de workflow wacht de inkoopfactuur op de boeking confrontatie ontvangst. De inkoopfactuur bevat een statusveld: Confrontatieboeking te journaliseren. Hiermee is een conditie gemaakt om de factuur naar de taak ‘Wacht op boeking confrontatie ontvangst' te krijgen. Deze taak wordt uitgevoerd als de 'Confrontatie boeking' gejournaliseerd wordt van een factuur. Daarna wordt deze doorgezet en kan de factuur worden beoordeeld voor betaling.

  Geplande taak uitvoeren door specifieke gebruiker

  De taak Wacht op boeking confrontatie ontvangst kan uitgevoerd worden door een specifieke gebruiker. Dit regel je via de volgende stappen:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Inkoopfactuur (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de eigenschappen van de workflow.
  5. Klik op de taak Wacht op boeking confrontatie ontvangst.
  6. Koppel deze taak aan de rol Workflowmanagement.
  7. Publiceer de worfklow.
  8. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
  9. Klik op: Nieuw.
  10. Selecteer het taak type Mutaties per integratiesoort journaliseren.
  11. Klik op: Volgende.
  12. Selecteer de Integratiesoort Confrontatie ontvangst.
  13. Stel in hoe vaak je de taak wilt uitvoeren.
  14. Klik op: Voltooien.
  15. Open de eigenschappen van de taak Mutaties per integratiesoort journaliseren.
  16. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  17. Vink Taak laten onderhouden en uitvoeren door onderstaande gebruiker aan.
  18. Selecteer de specifieke gebruiker.
  19. Klik op: Voltooien.

  Conditioneel afhandelen workflow

  Bij het confronteren van de factuur met de ontvangstregels wordt het eventuele confrontatieverschil bij de factuur opgeboekt. Om de workflow inkoopfactuur conditioneel af te handelen zijn op de factuur twee velden toegevoegd:

  • Totaal confrontatieverschil bedrag. Op dit veld wordt het totaal van het confrontatieverschil bijgehouden.
  • Totaal confrontatieverschil %. Deze wordt berekend: Afronden (Confrontatieverschil bedrag’ \ ‘Geconfronteerd bedrag.’ * 100)

  Zie ook:

  • Procuratieschema workflow inrichten
  • Inkoopfacturen beoordelen via InSite/OutSite
• Bij het confronteren van de factuur met de ontvangstregels wordt het eventuele confrontatieverschil bij de factuur opgeboekt. De kosten van de ontvangst worden dan in een apart dagboek tegen geboekt. Je confronteert de ontvangst met de inkoopfacturen via Profit Ordermanagement of via de UpdateConnector Confrontatie (FbConfrontation)

Ontvangst van de inkooporder boeken

Bij het boeken van de ontvangst van de inkooporder (met voorraadhoudende en/of niet voorraadhoudende items) ontstaan journaalposten voor de kosten van de ontvangst en de nog te ontvangen inkoopfacturen.

Zie: Boeken van de ontvangst van de inkooporder

Ontvangsten journaliseren

Je journaliseert de ontvangst en confrontatieontvangst van de voorraad of niet-voorraad artikelen (bijvoorbeeld werksoorten).

Bij de ontvangst wordt de ontvangstdatum vastgelegd in de mutatietabel. Op basis van deze datum wordt de periode van de ontvangstboeking bepaald. Alleen als de status van de factuur Geheel geconfronteerd is, kun je de Confrontatie ontvangst journaliseren.

De ontvangsten en confrontatie ontvangsten worden in Profit Financieel geboekt in het dagboek dat is gekozen bij de Integratiesoort en op de grootboekrekeningen, die gekoppeld zijn aan de integratie- en of artikelgroepen.

Het gevolg van het journaliseren van ontvangsten is dat het saldo van verplichtingen via de ontvangstjournaalpost afgeboekt worden en niet via het boeken van een dagboekmutatie (inkoopfactuur) en niet via het verwerken van e-factuurregels.

Journaliseren ontvangst en Confrontatie ontvangst:

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Journaliseren.
2. Selecteer de integratiesoorten die je wilt journaliseren (in ieder geval Ontvangst en Confrontatie ontvangst).
3. Klik op: Volgende.
4. Selecteer eventueel verkoop- en/of inkoopfacturen.
5. Klik op: Volgende.
6. Vul de boekingsdatum in.
7. Klik op: Voltooien.

Voorbeeld journaalposten ontvangsten

Als je Journaliseren ontvangst hebt geactiveerd dan kun je direct bij de ontvangsten de journaalpost in Financieel genereren. Op dat moment wordt de bijbehorende verplichting ook afgeboekt.

Bij het confronteren van de factuur met de ontvangstregels wordt het eventuele confrontatieverschil bij de factuur opgeboekt. De kosten van de ontvangst worden dan in een apart dagboek tegen geboekt.

De ontvangsten en confrontatie ontvangsten worden in Profit Financieel geboekt in het dagboek dat is gekozen bij de Integratiesoort en op de grootboekrekeningen, die gekoppeld zijn aan de artikelgroepen.

Ontvangsten journaliseren (Voorbeeld 1 met btw niet vrijgesteld)

Ontvangsten journaliseren (Voorbeeld 2 met btw vrijgesteld)

Voorbeeld: 1 Met btw niet vrijgesteld

Je ontvangt een order voor €100,00 exclusief 21% btw

• Project =P1000
• Werksoort=W01
• Verbijzondering 1 = V11
• Verbijzondering 2 = V21
• Btw terugvorderbaar = 100%
• Btw = 21%, Factuur = € 110,00 exclusief 21% btw

  Een inkooporder genereert geen journaalpost, want op het moment van de order vindt er geen goederenbeweging plaats.

Bij bovenstaand voorbeeld, krijg je de onderstaande journaalposten.

Journaalpost ontvangst:

Journaalpost inkoopfactuur:

Confrontatie ontvangst:

Confrontatie (verschil) ontvangst:

Tegenboeking confrontatie ontvangst:

Voorbeeld: 2 Met btw vrijgesteld

Je ontvangt een order voor €100,00 exclusief 21% btw

• Project =P1000
• Werksoort=W01
• Verbijzondering 1 = V11
• Verbijzondering 2 = V21
• Btw terugvorderbaar = 0%
• Btw = 21%, Factuur = € 110,00 exclusief 21% btw

  Een inkooporder genereert geen journaalpost, want op het moment van de order vindt er geen goederenbeweging plaats.

Bij bovenstaand voorbeeld, krijg je de onderstaande journaalposten.

Journaalpost ontvangst:

Journaalpost inkoopfactuur:

Confrontatie ontvangst:

Confrontatie (verschil) ontvangst:

Tegenboeking confrontatie ontvangst:

Voorbeeld: 2 Met btw vrijgesteld

Je ontvangt een order voor €100,00 exclusief 21% btw

• Project =P1000
• Werksoort=W01
• Verbijzondering 1 = V11
• Verbijzondering 2 = V21
• Btw terugvorderbaar = 0%
• Btw = 21%, Factuur = € 110,00 exclusief 21% btw

  Een inkooporder genereert geen journaalpost, want op het moment van de order vindt er geen goederenbeweging plaats.

Bij bovenstaand voorbeeld, krijg je de onderstaande journaalposten.

Journaalpost ontvangst:

Journaalpost inkoopfactuur:

Confrontatie ontvangst verschil:

Tegenboeking confrontatie ontvangst:

Mutaties ontvangsten en facturen raadplegen en controleren

Je kunt met een rapport en weergave de ontvangst- en factuurregels raadplegen en controleren.

• Voor het raadplegen van de nog te confronteren ontvangstregels en factuurregels is onderstaand rapport beschikbaar. Dit rapport kun je op peilperiode genereren om zo de aansluiting van de tussenrekening inkoop te zien.

  Rapport Controle saldo rekening inkoop (Profit)

  Waarvoor is dit rapport bedoeld

  Dit rapport geeft inzicht in het saldo van de tussenrekening inkoop. Je gebruikt het rapport om het saldo van de tussenrekening inkoop te verklaren.

  In de vooringave bepaal je de administratie, het rekeningnummer, de boekjaren en periodes. Op basis van de ingevoerde peildatum toont dit rapport:

  • Nog te confronteren ontvangstregels
  • Nog te confronteren factuurregels
  • Losse memoboeking/beginbalans
  • Inkoopboekingen zonder ontvangst:

    Dit zijn inkoopfacturen die op deze rekening geboekt wordt maar waar Profit geen ontvangst journaalpost voor verwacht. Dit komt omdat de activering "Voorraad journaliseren" en/of de activering "Journaliseren ontvangst" uit staat en er toch facturen op deze rekening geboekt zijn.

  • Inkoopboekingen met nog te journaliseren ontvangstjournaalpost
  • Inkoopboeking met ontvangstjournaalpost in andere administratie
  • Ontvangstjournaalpost met inkoopboeking in andere administratie
  • Factuur niet meer confronteren:

    Dit zijn facturen waarbij de actie Factuur niet verder confronteren uitgevoerd heeft.

  • Ontvangst niet meer confronteren

    Dit zijn ontvangsten waarbij de actie Niet confronteren uitgevoerd is.

  • Dagboek op nul gesteld (confrontatie bestaat nog):

    Dit gebeurt nadat iemand de actie Dagboek nulstellen uitgevoerd heeft terwijl er nog controntaties zijn.

  • Niet vorderbare btw:

    Zie de regels op de pagins Inkoop boeken met niet-terugvorderbare btw

  • Prijsverschil gejournaliseerd op rekening inkoop
  • Nog te journaliseren ontvangstregels
  • Journaalpostregel geboekt op andere rekening inkoop

  Afdrukvoorbeeld

  

• Voor inzicht in de mutaties voor ordermanagement is een weergave in de eigenschappen van een financiële mutatie beschikbaar, op het tabblad Mutaties ordermanagement. Je kunt vanuit de journaalpost doorklikken om de mutaties voor ordermanagement zien.

  Tabblad Mutaties ordermanagement

  Op het tabblad Mutaties ordermanagement kun je vanuit de journaalpost navigeren naar de mutaties uit ordermanagement. Op die manier heb je per financiële mutatie inzicht in de mutaties voor ordermanagement.

  Vanuit de geselecteerde financiële boeking heb je op het tabblad Mutaties ordermanagement zicht op de:

  • Inkoop-/Ontvangstregels
  • Verkoop-/Pakbonregels
  • Voorraad op- en afboekingen, Voorraadverschil
  • Herwaardering
  • Magazijnoverboeking
  • Inventarisatie
  • Productie
  • Verbruik
  • Verkoop: vooruitbetaling
  • Confrontatie ontvangst en Confrontatie verschillen ontvangst

    Let op: 

    Je ziet alleen confrontatieregels op dit tabblad als je de functionaliteit Confrontatie op journaalpostregel gebruikt en bij nieuwe mutaties die zijn gemaakt nadat je deze functionaliteit hebt geactiveerd

    

• Vanuit de nacalculatieregel kun je informatie ophalen van de ontvangstregel en de geconfronteerde factuur.

Mutaties en verwijderen ontvangsten en confrontaties

Als je gebruikmaakt van de activering ‘Journaliseren ontvangst’ worden mutaties (en dus ook verwijderen) van ontvangsten én confrontaties in de eerstvolgende niet-geblokkeerde periode geboekt, als de periode van de datum van de ontvangst geblokkeerd is.

Zie ook

• Journalisering Ordermanagement
• Pro rata btw in inkoop