Zwangerschapsverlof InSite inrichten

Met het proces Zwangerschapsverlof kan een medewerker een zwangerschap en de verwachte verlofperiode via InSite vastleggen. Profit registreert de zwangerschapsmelding direct en start daarna een workflow voor de vervolgstappen.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Inhoud
Stap 1: Workflow inrichten

In de workflow leg je vast welke vervolgstappen na een zwangerschapsmelding worden uitgevoerd. Je kunt de workflow bijvoorbeeld gebruiken om de leidinggevende te informeren en de medewerker te wijzen op het bewaren van de zwangerschapsverklaring.

De zwangerschapsmelding wordt direct bij het insturen in Profit geregistreerd. De workflow bevat daarom geen speciale actie Registreren in Profit waarmee de mutatie definitief in Profit wordt geregistreerd. De zwangerschapsmelding wordt in de workflow niet beoordeeld.

Workflow inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het Type dossieritem Ziekmelding (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de eigenschappen van de workflow die je wilt gebruiken. Standaard is dit de workflow Ziekmelden.
  5. Richt de workflow in.
Stap 2: Profiel(en) inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaken- en een Beoordelenprofiel. In het Aanmakenprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij een zwangerschapsmelding kun je het volgende instellen in het profiel:

  • Workflow

    Selecteer hier de workflow die je wilt gebruiken bij dit profiel.

  • Toelichting bij Aanmaken

    Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Je kunt hier verdere instructies kwijt.

Profiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter in de kolom Type profiel op 'Zwangerschapsverlof'. Je ziet nu de beschikbare aanmaakprofielen.
  3. Open de eigenschappen van het Type profiel Aanmaken mijn zwangerschapsverlof.
  4. Selecteer bij Workflow de workflow die je in de vorige stap hebt ingericht.
  5. Schrijf in het veld Toelichting bij aanmaken een toelichting die je wilt tonen aan de medewerker die de mutatie gaat insturen, bijvoorbeeld:

    Ben je zwanger? Gefeliciteerd! Geef hier je zwangerschapsmelding door.

  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Profielen voor beter melden controleren

Voor het vastleggen van de werkelijke bevallingsdatum en het afsluiten van het zwangerschapsverlof worden de profielen voor beter melden gebruikt. Controleer daarom ook de veldinstellingen in de profielen Betermelden (ESS) en Betermelden (MSS).

Stap 3: Context(en) inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

In dit artikel lees je meer over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

Voor de zwangerschapsmelding zijn de volgende contexten beschikbaar:

  • Ziekmelding

    Deze context bevat de zwangerschapsgegevens, zoals de verwachte bevallingsdatum, de verlofperiode en de indicatie dat er sprake is van een meerling.

  • Ziekteverloop

    Deze context bevat aanvullende verzuimgegevens, zoals de vervanger tijdens de afwezigheid.

  • Verpleegadres

    Deze context bevat een eventueel afwijkend verblijfsadres tijdens het verlof.

Context Ziekmelding inrichten

Controleer in het profiel voor zwangerschapsverlof in ieder geval de instellingen van de volgende velden:

  • Verwachte bevallingsdatum;
  • Verlofperiode;
  • Meerling.

Bepaal per veld of het zichtbaar, wijzigbaar of verplicht moet zijn.

Contexten voor beter melden inrichten

Controleer in de profielen voor beter melden de instellingen van de velden die nodig zijn om het zwangerschapsverlof af te sluiten en de definitieve verlofperiode te berekenen:

  • Verlofperiode;
  • Meerling;
  • Verwachte bevallingsdatum;
  • Werkelijke bevallingsdatum;
  • Berekende einddatum.
Stap 4: Zwangerschapsverlof voor mannelijke medewerkers uitsluiten

Om te voorkomen dat een mannelijke medewerker via ESS een zwangerschapsmelding kan indienen, voeg je een selectie toe die filtert op het geslacht van de medewerker. Vervolgens koppel je deze selectie aan de InSite-pagina waarop zwangerschapsverlof wordt aangevraagd.

Selectie toevoegen en toepassen:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Voeg een selectie toe die filtert op geslacht van medewerker.

  3. Ga naar InSite.
  4. Open sitebeheer.
  5. Ga naar de pagina waarop zwangerschapsverlof wordt aangevraagd.
  6. Klik op: Bewerken.
  7. Klik op: Pagina-informatie / Eigenschappen, tabblad: Kenmerken.
  8. Selecteer de toegevoegde selectie bij Selectie.

  9. Klik op: Aanpassen.
Stap 5: Test je inrichting

Test de inrichting voordat je het proces beschikbaar stelt aan alle medewerkers. Controleer daarbij vooral of de zwangerschapsmelding goed in Profit wordt geregistreerd.

In dit artikel lees je meer over het testen van je HRM-proces.

Voor het proces Zwangerschap melden geldt dat voornamelijk de workflow goed getest moeten worden.

  • Proces
  • Veldinstellingen
  • Resultaat in Profit