Workflow Debiteurenbewaking inrichten

Je kunt de workflow Debiteurenbewaking gebruiken om je openstaande verkoopfacturen te bewaken. Het doel is om tijdig actie te ondernemen bij betalingsachterstanden, zoals het contacteren van de klant, het afspreken van een betalingsregeling of het beoordelen van betwiste facturen. De workflow ondersteunt meerdere soorten incassokosten (privaatrechtelijk, publiekrechtelijk, bestuursrechtelijk) en is afgestemd op de gekoppelde aanmaningsset van de factuur.

De workflow wordt automatisch gestart via het signaal Debiteurenbewaking 7 dagen na eerste aanmaning (Profit). Je kunt via de eigenschappen van een verkooprelatie ook handmatig een debiteurenbewaking starten.

Workflow debiteurenbewaking inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Debiteurenbewaking (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.

   Je ziet de gekoppelde workflow(s).

4. De workflow Debiteurenbewaking (Profit) wordt standaard meegeleverd en kun je direct gebruiken. Als je de workflow wilt aanpassen, moet je een nieuwe workflow maken die gebaseerd is op deze workflow.

   Let op:

   In de bestaande workflow Debiteurenbewaking zijn aanpassingen geweest. Wil je hiervan gebruik maken? Lees hier de stappen.

   Voordat je met de workflow aan de slag gaat het volgende advies: verwijder de bestaande workflow (de workflow zonder '(Profit)') en maak een nieuwe kopie van de workflow Debiteurenbewaking (Profit) om ervoor te zorgen dat de juiste inrichting wordt gebruikt:

   1. Selecteer de workflow Debiteurenbewaking.
   2. Klik op Delete of klik op Meer acties Delete.
   3. Klik op Nieuw.
   4. Vul een omschrijving in.
   5. Selecteer gebaseerd op een bestaande workflow.
   6. Selecteer Debiteurenbewaking (Profit).
   7. Klik op Voltooien.
   8. Controleer de inrichting van de workflow en pas deze naar wens aan.
   9. Publiceer de workflow.
   10. Sluit de workflow.

   Lees in de beschrijving meer over de speciale acties, condities en rollen van deze workflow.

   Met deze workflow bewaak je openstaande verkoopfacturen. Het doel is om tijdig actie te ondernemen bij betalingsachterstanden, zoals het contacteren van de klant, het afspreken van een betalingsregeling of het beoordelen van betwiste facturen. De workflow ondersteunt meerdere soorten incassokosten (privaatrechtelijk, publiekrechtelijk, bestuursrechtelijk) en is afgestemd op de gekoppelde aanmaningsset van de factuur.

   Schema van de workflow

   Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

   

   Inrichting

   Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status debiteurenbewaking (Profit). Denk aan Open, In behandeling, Afspraak voorgesteld, Niet akkoord en Afgehandeld. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

   Condities

   Deze workflow maakt gebruik van de volgende condities:

   • Altijd – Taken zijn standaard zichtbaar voor de verantwoordelijke.
   • Geblokkeerd – Wordt toegepast wanneer er een blokkade is ingesteld.
   • Openstaande factuur – Acties zijn zichtbaar wanneer een factuur openstaat.
   • Factuur is betaald – Sluit de workflow af als de factuur volledig betaald is.

   Speciale acties

   Deze workflow kent 1 speciale actie:

   • Terugbeldatum wijzigen – Via een pop-up kan eenvoudig een nieuwe terugbeldatum ingevoerd worden. Deze actie wijzigt een speciaal veld op de factuur. Bij het afsluiten van de workflow wordt dit veld automatisch leeggemaakt.

   Workflowrollen

   Binnen de workflow zijn verschillende rollen gedefinieerd:

   • Verantwoordelijke – Deze gebruiker is verantwoordelijk voor de afhandeling van taken. Deze rol krijgt alle stappen van de workflow toegewezen tenzij anders gespecificeerd.
   • Debiteuren (Profit) – Deze rol wordt specifiek toegewezen aan gebruikers(groepen) die verantwoordelijk zijn voor het debiteurenbeheer binnen Profit.
   • Controlling (Profit) – Wordt ingezet bij de taak 'Beoordelen factuur' en ‘Beoordelen of factuur oninbaar is’. Deze rol beoordeelt of de factuur terecht is en onderneemt actie.

   Waarom welke stappen?

   De workflow start bij een openstaande factuur. De verantwoordelijke medewerker neemt contact op met de klant en kan afhankelijk van de uitkomst verschillende vervolgacties kiezen:

   • Voorstel betalingsregeling indienen, die in een volgende stap via ‘starten in aanpassen’ gemakkelijk kan worden vastgelegd.
   • Betaling toegezegd (met of zonder bevestiging via de e-mail).
   • Factuur is betaald (hier zit de conditie op die loopt via de geplande taak en deze actie verschijnt alleen als de het saldo van de factuur nul is).
   • Klant is het niet eens met de factuur: dit leidt tot een beoordelingsstap voor controlling.
   • Factuur is oninbaar: wordt beoordeeld door controlling.

   Starten workflow

   De workflow wordt automatisch gestart via het signaal Debiteurenbewaking 7 dagen na eerste aanmaning (Profit).

   Je kan via de eigenschappen van een verkooprelatie ook handmatig een debiteurenbewaking starten. Je kan één debiteurenbewaking per factuur opstarten.

5. Publiceer de workflow als je deze hebt aangepast.
6. Sluit de workflow.

Signaal Debiteurenbewaking 7 dagen na eerste aanmaning activeren:

Dit signaal wordt standaard geblokkeerd meegeleverd. Wij leveren 7 dagen na eerste aanmaning mee. Je kunt eenvoudig dit signaal aanpassen om een andere signaaldatum te hanteren.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
2. Selecteer het signaal Debiteurenbewaking 7 dagen na eerste aanmaning (Profit).
3. Klik op de actie: Definitie.
4. Vink Geblokkeerd uit.

Je kunt het signaal naar wens aanpassen.

InSite inrichten in Profit:

Voor debiteurenbewaking in InSite activeer je de type pagina:

• Debiteurenbewakingen

Type pagina activeren

InSite inrichten in InSite:

Stel de pagina Debiteurenbewaking beschikbaar in InSite, bijvoorbeeld door een menu-item toe te voegen aan het menu of door een knop toe te voegen aan een banner.

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Voeg het type pagina Debiteurenbewaking toe aan je InSite.