E-facturen matchen en verwerken optimalisaties (Profit 8)
E-facturen verwerken gaat in Profit 8 een stuk slimmer: UBL/PDF-facturen worden beter herkend, nauwkeuriger gematcht en vaker automatisch geboekt. Profit herkent administraties en crediteuren beter, leest UBL-gegevens vollediger uit en matcht factuurregels uitgebreider met verplichtingen, ontvangsten en vrije matchingsregels. Als Profit geen match vindt, kan Profit de e-factuurregel boeken op de voorkeurtegenrekening van de crediteur. Nieuwe statussen maken verschillen binnen en buiten de marge duidelijk zichtbaar. Hierdoor kun je meer e-facturen automatisch verwerken en uitzonderingen gerichter via de workflow beoordelen.
In dit artikel lees je welke onderdelen zijn verbeterd en uitgebreid in Profit 8, uitgesplitst naar inrichting en gebruik. Ook lees je welke bestaande mogelijkheden je hebt met betrekking tot het verwerken van e-facturen.
Let op
Werk je met e-facturatie en matching met verplichtingen of ontvangsten? Controleer dan via dit stappenplan of jullie inrichting werkt met de nieuwe functionaliteiten in Profit 8. In Profit 8 zijn nieuwe matchingstatussen beschikbaar om ook buiten de ingestelde marges een verplichting of een ontvangst te kunnen matchen. Dit geeft meer mogelijkheden in de workflow Inkoopfactuur. De workflow Inkoopfactuur kan ook condities gebruiken op deze nieuwe matchingsstatussen.
|
Inhoud |
E-facturen matchen en verwerken (Inrichting) (Profit 8)
- Voorkeur tegenrekening op inkooprelatieprofiel
Je kunt inrichten dat Profit e-factuurregels zonder match automatisch boekt op de voorkeur tegenrekening van de crediteur.
- Factuur journaliseren bij overschrijding marge op inkooprelatieprofiel
Vanaf Profit 8 wordt er ook gematched met verplichtingen en ontvangsten buiten de ingestelde marges op het inkooprelatieprofiel. Houdt er dus rekening mee dat deze marges worden herzien door jullie organisatie. Deze marges moeten op een bedrag / percentage worden ingesteld waarop het voor jullie organisatie acceptabel is dat de factuur zonder goedkeuring van budgethouder of eigenaar van de verplichting worden vrijgegeven voor betaling.
- Factuurdatum voorstellen als boekingsdatum op inkooprelatieprofiel
De boekingsdatum van de journaalpost wordt nu bepaald op basis van de datum van de e-factuur in plaats van de datum van vandaag (de datum van inlezen van de e-factuur). Je kunt instellen op het inkooprelatieprofiel.
- Vrije matchingsregels uitgebreid met btw-percentage
Je kunt vrije matchingsregels uitbreiden met Zoekwaarde btw-percentage. Daardoor kun je bijvoorbeeld regels met 0%, 9% en 21% apart boeken.
Alleen crediteur en percentage invullen is voldoende om te matchen.
- Voorkeur boekingsomschrijving op crediteur
Je kunt op de crediteur een vaste boekingsomschrijving met tags instellen, zoals factuurnummer, factuurdatum of crediteurnaam.
- Omschrijving boeking op vrije matchingsregels
Je kunt een omschrijving vastleggen op een vrije matchingsregel. Profit neemt deze omschrijving over bij een match.
- Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow
Je kunt in de workflow Inkoopfactuur condities gebruiken op nieuwe matchingsstatussen, financiële mutatieregels en verschilpercentage.
E-facturen matchen en verwerken (Gebruik) (Profit 8)
- Betere administratieherkenning bij inlezen
Profit herkent de administratie beter bij het inlezen van e-facturen.
- Herkenning op btw-nummer: Profit herkent de administratie nu ook met het btw-nummer dat is ingesteld bij de administratie-instellingen in Financieel.
- Speciale tekens bij naamsmatch: Bij een match op naam wordt nu rekening gehouden met speciale tekens. Bijvoorbeeld 'AFAS-Software' (Profit) versus 'AFAS Software' (UBL). Profit negeert tekens zoals streepjes, spaties en andere bijzondere tekens bij het vergelijken van namen. Dit geldt ook voor de naamherkenning van crediteuren.
- EndpointID-herkenning uitgebreid: Profit herkent nu ook EndpointID's van KVK, OIN, NL-BTW, BE-BTW en DE-BTW.
- UBL-verwerking verbeteringen
- OrderLineReference-LineID
Profit haalt deze referentie nu uit de UBL op en plaatst deze op de e-factuurregel. Hierdoor kan Profit beter matchen op regelniveau.
- Namespace en prefix-ondersteuning uitgebreid
Profit kan UBL's nu correct verwerken met namespace of prefix in het veld cac, bijvoorbeeld cac1 of bij een prefix p.
- Bijlagenvolgorde in de UBL
Als een UBL twee bijlagen bevat, waarbij de eerste een willekeurige brief is en de tweede de factuur-pdf, dan zet Profit de meest waarschijnlijke factuur-pdf als eerste bijlage. Profit doet dit alleen als de xml-bestandsnaam en pdf-naam overeenkomen, of als het factuurnummer in de pdf-naam voorkomt.
- OrderLineReference-LineID
- Automatisch matchen op voorkeur tegenrekening crediteur
- Activeerbaar via een vinkje op het inkooprelatieprofiel.
- Maakt gebruik van de voorkeur tegenrekening op de crediteur.
- Voorwaarden: de voorkeur-btw is gekoppeld aan de rekening, de rekening staat btw toe, en de btw-code is van het type Inkoop.
- De volgende velden worden automatisch gevuld: Grootboek, Btw-code, BTW-tariefgroep en BTW-terugvorderingscode.
- De e-factuurregel krijgt dan de matchingsstatus Geen match - Automatisch geboekt op voorkeur tegenrekening. Deze matchingsstatus is nieuw in Profit 8. Gebruik Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow als je automatisch geboekte facturen apart wilt laten beoordelen.
- Vrije matchingsregels uitgebreid met btw-percentage
- Profit kan vrije matchingsregels toepassen op basis van btw-percentage. Hiervoor is een extra veld toegevoegd voor zoekwaarde op basis van een percentage: Zoekwaarde btw-percentage.
- Alleen crediteur en percentage invullen is voldoende om te matchen.
- Verplichting vinden buiten marge
- Statusnamen zijn aangepast.
- Als een match gevonden wordt maar het verschil valt buiten de marge van het inkooprelatieprofiel, krijgt de regel de status Buiten marge.
- Bij journaliseren wordt de verplichting niet afgehandeld; alleen het bedrag en het saldo worden aangepast.
- Workflowstatussen zijn bijgewerkt.
- Ontvangsten vinden buiten marge
- Statusnamen zijn aangepast.
- Zelfde logica als bij verplichtingen: match gevonden maar buiten de marge, dan krijgt de regel de status Buiten marge.
- Workflowstatussen zijn bijgewerkt.
- Verbeteringen bij factuur boeken / journaliseren - Boekingslay-out e-facturen verwerken
- Je kunt de btw-code en btw-terugvorderingscode wijzigen tijdens het verwerken van e-facturen.
- Bij het selecteren van een verplichting worden nu de juiste matchingsstatussen ingeladen. Voorheen werd altijd de status Volledig verwerkt gezet.
- Verbeteringen bij factuur boeken / journaliseren - Boekingslay-out Financiële mutaties
- Factuurdatum als boekingsdatum:
De boekingsdatum van de journaalpost wordt nu bepaald op basis van de datum van de e-factuur in plaats van de datum van vandaag (datum van inlezen van de e-factuur). Als de factuurdatum ontbreekt, gebruikt Profit de datum van inlezen. Je kunt dit instellen met Factuurdatum voorstellen als boekingsdatum op het inkooprelatieprofiel. Als dit veld is aangevinkt, dan worden de instellingen van de velden Datum boeking factureren gelijk aan factuurdatum en Datum boeking facturen bij het journaliseren genegeerd.
- Boekingsomschrijving:
Er is een nieuw veld Omschrijving boeking toegevoegd op de e-factuurregel. Dit veld wordt tijdens het matchen gevuld op basis van de bron van de match (verplichting, ontvangst, matchingsregel). Deze omschrijvingen krijgen voorrang op andere bronnen:
- Bij een match met een verplichting wordt de verplichtingsomschrijving gebruikt.
- Bij een match met een ontvangst wordt de ontvangstomschrijving gebruikt.
- Bij een match met een vrije matchingsregel kan een expliciete omschrijving van die matchingsregel worden overgenomen.
- En als een Voorkeur boekingsomschrijving is vastgelegd bij de crediteur, dan wordt deze omschrijving gecombineerd met de omschrijving van de match.
Met dit nieuwe veld op de crediteur kun je een tag in de omschrijving zetten. Bij het jpurnaliseren wordt deze omschrijving opgenomen in de journaalpost. Beschikbare tags: Jaar, Periode, Factuurdatum, Factuurnummer, Ordernummer, Crediteurnaam. Dit werkt alleen als je dit veld inricht op de crediteur
- Referentie e-factuur: Het veld Referentie van de kop van de e-factuur wordt nu doorgezet naar de financiële mutaties, waar het zichtbaar is als Referentie e-factuur.
- Betalingskenmerk: Het veld Betalingskenmerk van de kop van de e-factuur wordt nu ook meegenomen naar de financiële mutaties.
- Factuurdatum als boekingsdatum:
- Insite / Workflow
- Gegevensverzameling financiële mutaties: Bij de workflow Inkoopfactuur is een nieuwe gegevensverzameling toegevoegd — Inkoopfactuurregels — waarmee conditionele acties uitgevoerd kunnen worden op basis van de financiële mutaties van de inkoopfactuur.
- Verschilpercentage op kop e-factuur:
Er is een nieuw veld toegevoegd dat het verschilpercentage weergeeft, berekend als: verschil ÷ totaal excl. BTW × 100%.
E-facturen verwerken (bestaande mogelijkheden)
Je hebt de volgende mogelijkheden met betrekking tot het verwerken van e-facturen:
- Je kunt de btw-plicht wijzigen bij de e-factuur.
Het kan voorkomen dat je van dezelfde leverancier facturen krijgt die verschillende btw-plichten hebben, bijvoorbeeld btw-verlegd of btw-standaard. Je kunt dit veld Btw-plicht toevoegen in de boekingslay-out.
De btw-plicht op de e-factuur wordt overgenomen van de btw-plicht van de crediteur bij het verwerken van de e-factuur. Dit veld kun je wijzigen als de e-factuur de status Geen match gevonden, Onbekende crediteur of Onbekende administratie heeft. Profit bepaalt de Btw-code op de e-factuurregel op basis van het veld Btw-plicht. Uiteraard moet dit dan wel kloppen met het bedrag van de ubl, anders krijg de e-factuur de status Alle regels verwerkt (btw verschil).
- Je kunt het veld Referentie aanpassen.
Het komt voor dat de leverancier codes toevoegt voor het ordernummer. Bijvoorbeeld 230329540 wordt PO\230329540 Hierdoor wordt er niet automatisch gematcht. Dit veld kun je bij het verwerken van de e-factuur handmatig wijzigen als de e-factuur de status Geen match gevonden, Onbekende crediteur of Onbekende administratie heeft.
- Je kunt een afwijkende boekingsdatum vastleggen bij Afwijkende datum boeking.
De e-factuur wordt dan gejournaliseerd op deze boekingsdatum. Indien je bijvoorbeeld de factuur nog in de vorige periode wilt boeken.
Standaard is het veld Afwijkende datum boeking leeg en worden de e-facturen gejournaliseerd in de periode van de factuurdatum of in een afwijkende periode die je opgeeft bij het journaliseren.
- Je kunt een eigen omschrijving vastleggen bij Omschrijving e-factuur.
De omschrijving kun je zelf vullen tijdens het verwerken van de e-factuur. Dit kan ook op het moment dat een e-factuur handmatig geboekt wordt. Wordt een e-factuur automatisch verwerkt, dan wordt bij het journaliseren van de e-factuur de omschrijving e-factuur overgenomen naar de omschrijving van de journaalpost.
Je kunt de Omschrijving e-factuur automatisch laten vullen met de omschrijving van de eerste e-factuurregel bij het boeken van de journaalpost. Dit stel je in in het inkooprelatieprofiel.
- Matchen op projectvelden.
In een vrije matchingsregel kun je ook projectvelden koppelen. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld e-factuurregels met de tekst ‘vervoer’ op een vast kostenitem van de projectboeking te matchen. Hiermee kunnen nog meer e-facturen automatisch verwerkt worden. Ook wordt gecontroleerd op een volledige projectboeking, om onvolledige projectboekingen te voorkomen.
- Maak je een contract aan in Insite en maak je hierbij automatisch verplichtingen aan, dan wordt de Btw-code ook gevuld in de verplichting en kan daardoor de e-factuur netjes gematcht worden.
- Negatieve verplichting mogelijk
Als je een verplichting hebt en de factuur is uiteindelijk hoger, dan kun je de e-factuur als volgt verwerken:
- Je krijgt een vraag als het verschil binnen de tolerantiegrens valt of je het restsaldo van de verplichting wilt afboeken. Bevestig je deze met Ja, dan wordt in de e-factuurregel bij Matchverschil het bedrag van het matchingverschil ingevuld. Klik je op Nee en klapt het teken om, dan kun je na bevestiging de verplichting negatief/positief maken en wordt bij Matchverschil 0,00 ingevuld.
- Als het verschil buiten de grenzen valt en het teken klapt, dan kun je na bevestiging het saldo van de verplichting negatief/positief maken en wordt in de e-factuurregel bij Matchverschil 0,00 ingevuld.
- Matchen item (artikel) met lopende ontvangsten
Voorheen werd eerst de itemcode bepaald en daarna dit gevonden item gematcht met de ontvangst. Dit kon mis gaan als bijvoorbeeld het item vaker is vastgelegd, dan werd niet automatisch geconfronteerd. Nu wordt bij het opzoeken van een item en matchen met de ontvangst eerst naar de ontvangst gekeken en dan naar de itemcode. Lees
hier meer. - Hierbij wordt ook gezocht in de items op de itemcode inkooprelatie. In deze stap is een optimalisatie doorgevoerd door te zoeken in de items zelf. Met als doel om te komen tot een hoger percentage automatisch verwerkte e-factuurregels.