Overstappen naar OHW-3 tijdens boekjaar

Hieronder vind je de stappenplannen voor als je de OHW al gebruikt en tijdens het boekjaar van de nieuwe OHW 3-methode gebruik wilt gaan maken.

Let op:

We raden aan om dit bij voorkeur vanaf het nieuwe boekjaar te doen.

Lees hier meer over het gebruik.

Van OHW 1 naar OHW 3 tijdens boekjaar

Let op:

Het overzetten van methode 1 naar 3 is alleen geschikt voor projecten waar nog geen bedragen zijn afgemeld!

In zowel methode 1 als methode 3 worden de grootboekrekeningen voor ‘OHW rekening kostprijs’ en ‘OHW rekening opbrengst’ al door Profit gebruikt bij het journaliseren. De aansluiting tussen de projectadministratie en het grootboek moet op deze rekeningen 100% zijn.

Nieuw is dat vanaf de eerste aanmaak van Tussentijds resultaat een resultaatmutatie wordt aangemaakt voor het project en dus ook met de waarde van alle voorliggende perioden (cumulatief). Bij het afsluiten van de regel wordt deze waarde gejournaliseerd.

Dit geeft een goed effect op de balansrekening ‘OHW Tussentijds Resultaat’.

Situatie 1: Handmatige balansboeking

Als je al handmatig (of met behulp van import) met een dagboek memoboekingen gemaakt hebt die dezelfde waarde hebben, moet je deze dus memoriaal wegboeken om dubbele waarden te voorkomen.

De grootboekrekening waar handmatig op is geboekt moet je 0 maken en er je zult een resultaat-rekening moeten boeken die het bedrag op de Dekking Netto omzet en Dekking kosten compenseert.

Situatie 2: Er is nog geen handmatig tussentijds resultaat geboekt in de balans.

Dan wordt het tussentijds resultaat van het boekjaar nu bekend. Het gaat om een dekking voor resultaat dus dit heeft direct invloed op de W&V rekening.

Denk aan integratiesoort ‘OHW tussentijds resultaat’ en de nieuwe inrichting integratierekeningen. Het is in het algemeen niet wenselijk om op grootboekrekeningen te boeken die zijn ingesteld bij integratierekeningen.

Stappen aan de hand van een voorbeeld met een project in de Bouw demo:

1. Kies een project met een Projectprognose en wijzig de methode van 1 CC naar 3 POC.

   Zie Project wijzigen naar OHW-methode 3

   In het project stel je in dat je de OHW-methode op basis van projectvoortgang wilt gebruiken.

   Behalve de instellingen moet je ook de totale aanneemsom en een voorcalculatie toevoegen.

   Methode voor onderhanden werk instellen per project:

   1. Ga naar:
      • InSite: Projecten / Aanmaken project.
      • Profit: Projecten / Project / Project.
   2. Open de eigenschappen van het project.
   3. Ga naar het onderdeel/tabblad: Onderhanden werk.

      

   4. Selecteer bij Methode onderhanden werk de optie Resultaat o.b.v. voortgang (POC), methode 3.
   5. Vul bij Methode voortgangspercentage berekenen in op basis waarvan je de voortgang wilt boeken: de uren, de kosten, de facturatie of handmatig.
      • Bij Op basis van kosten en Op basis van uren bepaalt Profit automatisch de voortgang. Je kiest bijvoorbeeld voor kosten omdat je nacalculatie én kosten hebt bij dit project.
      • Bij Handmatig boek je de projectvoortgang zelf. Bijvoorbeeld omdat je de voortgang in de projectvoortgang apart wilt boeken van de financiële voortgang in de gemaakte kosten en omdat je bij ieder elk afzonderlijk wilt bepalen wanneer je het tussentijds resultaat neemt.
      • Bij Op basis van facturatie berekent Profit de voortgang volgens deze formule: Gefactureerd / Totale aanneemsom. Het percentage wordt in het Tussentijds resultaat bepaald.
   6. Selecteer bij Projectvoortgang per of je per Project of per Projectfase de voortgang wilt registreren.

      Als je nu Projectfase selecteert:

      • Dan krijg je journaalposten volgens OHW-methode Nog te factureren (NTF, methode 2) op projectfases die doorbelasten op 1 of 2 (nacalculatie wel én niet doorbelasten) hebben staan.
      • Wordt vervolgens het veld Tussentijds resultaat per zichtbaar, waarbij je kunt kiezen of je per project of per projectfase wilt nemen.

      Voor de facturering van de fases moet je eerst factuurtermijnen toevoegen, waarna je de projectfases in het project toevoegt en vervolgens koppelt aan de termijnfacturen.

      Bij de Bouw-activering is Projectfase niet mogelijk.

   7. Vul bij Beginstand tussentijds resultaat eventueel in wat je als beginstand wilt hanteren. Dit gebruik je bijvoorbeeld als je met een ander systeem hebt gewerkt.
   8. Vul bij Totale aanneemsom het bedrag in.

      Let op:

      Dit is een onmisbaar onderdeel bij deze OHW-methode! Richt dit bijvoorbeeld in met een projectprofiel.

   9. Ga naar het onderdeel/tabblad: Voorcalculatie.
   10. Voeg een voorcalculatie toe op dit project.

       Let op:

       Ook de voorcalculatie is een onmisbaar onderdeel bij deze OHW-methode!

       Zie verder: Voorcalculatie toevoegen

   11. Maak de voorcalculatie definitief.
   12. Sla het project op.
2. Stel de integratiesoort en integratierekeningen in.

   Zie

   Integratiesoort OHW 3 Voor deze OHW-methode voeg je drie integratiesoorten toe: en

   Integratierekening OHW 3

   De inrichting bij OHW op basis van voortgang is in feite een uitbreiding op de inrichting voor OHW-methode 1 op basis van gereed project (CC).

   Voor methode 3 ziet de extra inrichting in Financieel er als volgt uit:

   Boekingssoorten

   Boekingssoort	Grondslag	Omschrijving	Rekening Activa (voorbeeld)	Rekening balans Passiva (voorbeeld)
   1	Project en Item	Opbrengst	8000
   2	Project	OHW Kosten	3200	3300
   3	Item	Dekking OHW kostprijs projecten	6200
   4	Item	Dekking OHW opbrengst projecten	1340
   5	Project	Voorlopige opbrengst projecten	1350
   6	Project	Projectkosten	7200
   7	Project	Projectopbrengst	8400
   8	Project	OHW opbrengst projecten	3210	3310
   Extra inrichting:
   20	Project	OHW tussentijds resultaat winst	3220	3320
   21	Project	Dekking tussentijds resultaat netto omzet	8501
   28	Project	Dekking OHW tussentijds resultaat kosten	7501
   29	Project	OHW tussentijds resultaat verlies	3230	3330

   Mutatietypes

   Type	Omschrijving
   9	Kostprijs
   10	Opbrengst
   11	Afmelden kostprijs
   12	Afmelden opbrengst
   Extra:
   21	Tussentijds resultaat
   22	Afmelden tussentijds resultaat
   31	OHW balansbepaling
   32	OHW balansbepaling (tegenboeking)

   De extra inrichting qua integratierekeningen, als je OHW-methode 1 al hebt ingericht, bestaat uit:

   3220 - OHW tussentijds resultaat winst - boekingssoort 20

   8501 - Dekking OHW tussentijds resultaat netto omzet - boekingssoort 21

   3230 - OHW tussentijds resultaat verlies - boekingssoort 29

   Integratierekeningen met boekingssoorten en grootboekrekeningen inrichten:

   1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratierekening.
   2. Zie verder: Integratierekening toevoegen
3. Maak de periode aan voor Tussentijds resultaat.

   

4. OHW kosten is vanuit methode 1 al gejournaliseerd op de grootboekrekening bij boekingssoort ‘OHW kostprijs’.
5. OHW opbrengst is vanuit methode 1 al gejournaliseerd op de grootboekrekening bij boekingssoort ‘OHW opbrengst’.
6. De extra boeking die deze periode voor het eerst wordt gemaakt is voor het tussentijds resultaat waarbij de balans voor het hele project t/m de periode wordt geboekt en ook de resultatenrekening. De balanswaarde moet op de grootboekrekening blijven staan want daarmee controleren we de aansluiting tussen de financiële administratie en de projectadministratie.

   

7. De rekeningen Resultaat kosten en Resultaat kosten moet je corrigeren met een memoriaalboeking waarin de handmatig geboekte balanswaarde voor resultaat worden tegengeboekt.

Van de oude OHW 3 naar de nieuwe OHW 3 tijdens boekjaar

De impact van de omzetting naar methode ‘Resultaat splitsen’ is dat de boekingsgang wijzigt naar de nieuwe methoden. Dit geldt vanaf de eerste nieuw aangemaakte periode.

Let op:

Gebruikte je de oude OHW 3-methode al in combinatie met de Bouw-activering, dan is het verplicht geworden om met projectprognoses te werken.

De stappen zijn:

1. Periode Tussentijds resultaat afsluiten (oude boekingsgang) – Nieuwe methode alleen op nieuw aangemaakte periode (niet bij actualiseren)
2. Activeren resultaat splitsen, inrichten

   Als je nieuw begint met deze methode, stel je (minimaal) OHW splitsen en Resultaat splitsen aan voor de integratie naar Financieel in de instellingen van projecten.

   Ook als je over wilt gaan van de oude methode 3 naar de nieuwe methode 3 richt je onderstaande in.

   Let op:

   Je kunt de OHW-integratie niet meer deactiveren of wijzigen zodra mutaties vanuit Profit Projecten zijn gejournaliseerd (doorgeboekt) naar Profit Financieel. Dit kan alleen door een AFAS consultant gedaan worden. Neem contact op met de consultant of met AFAS Support.

   Onderhanden werk inrichten:

   1. Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Integratie Financieel.
   2. Vink de juiste velden aan, maar minstens OHW splitsen.
   3. Vink het veld Resultaat splitsen aan.

      Als je dit veld aanzet wordt de boekingssoort 29 toegevoegd voor Voorziening verlies en wordt bij vier boekingssoorten (2, 8, 20 en 29) de rekening Balans verplicht om de balansrekening voor de Overlopende post-boeking op te geven.

      En er komen twee velden bij als je de Voorziening toevoegt via Tussentijds resultaat.

      Let op:

      In de Bouw-template met de Bouw-activering staat dit veld standaard aan.

   4. Zie verder: Onderhanden werk aanzetten en instellen
3. Periode Tussentijds resultaat aanmaken (nieuwe boekingsgang)
4. Activeren testomgeving en werking toetsen (de hele periode voor beschikbaar)
5. Na acceptatie van alle acties en uitkomsten in de testomgeving pas verwerking (afsluiten) in de live omgeving.

Hiermee heb je het stappenplan voor het overstappen doorlopen.

Werking OHW 3 voor en na overgang

De oude OHW 3-methode werkte als volgt: Periodiek wordt de ‘Tussentijds resultaatboeking’, de winst op de laatste dag van de periode gejournaliseerd op de ‘Grootboekrekening’ van boekingssoort 20.

Bij de nieuwe OHW 3 methode werkt het als volgt: Periodiek wordt de ‘Tussentijds resultaatboeking’ op de laatste dag van de periode gejournaliseerd op de ‘Grootboekrekening’ van boekingssoort 20. Voor de balans wordt daarin bepaald of er een winst- (boekingssoort 20) of verliesstand (boekingssoort 29) wordt geboekt. Voor de resultatenrekening wordt een verdeling gemaakt naar ‘Netto omzet’ en ‘Kosten’.

Daarna wordt voor alle actieve projecten samen bepaald welke waarde aan de Passiva- (schulden) zijde van de balans moet worden verantwoord en wordt er een overlopende post op de ‘Rekening balans’ geboekt voor de verslagleggingsperiode.

Welke velden en instellingen krijg je erbij?

De functionaliteit is bij gebruik van de vernieuwde methode 3 uitgebreid:

• In de projecten instellingen, tabblad Integratie, is het veld Resultaat splitsen beschikbaar.

  Als je dit veld aanzet wordt de boekingssoort 29 toegevoegd voor Voorziening verlies en wordt bij vier boekingssoorten (2, 8, 20 en 29) de rekening Balans verplicht om de balansrekening voor de Overlopende post-boeking op te geven.

  En er komen twee velden bij als je de Voorziening toevoegt via Tussentijds resultaat.

  Let op:

  In de Bouw-template met de Bouw-activering staat dit veld standaard aan.

  Let op:

  Instellen van het veld Resultaat splitsen kan niet teruggedraaid worden.

  Na activering zullen de bestaande POC projecten direct volgens deze methode worden verwerkt. Richt dit eerst in een testomgeving in en test het daar! We adviseren om dit met ingang van het nieuwe boekjaar definitief om te zetten.

• Eén nieuwe Methode projectvoortgang, per project in te stellen:
  • De methode Op basis van facturatie (Verkoopbedrag realisatie / Totale aanneemsom) is algemeen toepasbaar. Dit houdt in dat het percentage in het Tussentijds resultaat op basis van verkoopwaarden wordt bepaald.