Mobiliteit (Partena)

Met mobiliteit beheer je de vervoermiddelen in de organisatie: wagens, (brom)fiets, motor, speed-pedelec. Je voegt een vervoermiddel toe bij de werkgever. Vervolgens koppel je het vervoermiddel aan de juiste medewerker. Bij de gekoppelde medewerker kun je kilometerstanden, onderhoudsbeurten en eventuele schade registreren.

Let op:

Je kunt alleen wagens aanleveren aan Partena voor de salarisverwerking. Andere vervoermiddelen kun je wel in Profit beheren, maar niet doorsturen.

Voorbereiding

• Wagenpark / Mobiliteit inrichten
• Mobiliteit in InSite

Vervoermiddel toevoegen

Als een werkgever een nieuw vervoermiddel in gebruik neemt, voeg je het vervoermiddel toe aan mobiliteit. Je kunt vervoermiddelen ook importeren via HRM / Beheer / Import HRM / Mobiliteit.

Je kunt het vervoermiddel registreren via InSite of Profit, maar bij voorkeur doe je dit via InSite. Daar stel je per profiel in welke velden de medewerker moet invullen. Zo kan je een onderscheid maken tussen een profiel voor het toevoegen van een fiets en een wagen.

Daarnaast koppel je een workflow aan het profiel, zodat de leidinggevende of HR-verantwoordelijke de aangeleverde gegevens kan beoordelen en goedkeuren voordat ze in Profit terecht komen. Hieronder vind je de werking terug.

Vervoermiddel toevoegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar het leidinggevendeportaal.
3. Open het mobiliteitsportaal.
4. Klik op de knop van het vervoermiddel dat je wil toevoegen.

   Per vervoermiddel kan je een ander profiel vastleggen, zodat InSite alleen de relevante velden toont.

   

5. Vul de werkgever in.
6. Vul het kenteken in.
7. Selecteer het merk van het vervoermiddel bij Merk.
8. Selecteer het model van het vervoermiddel bij Model.

   Als je het gewenste merk en model niet kunt selecteren, dan voeg je dit toe aan de gekoppelde vrije tabel.

9. Vul de datum van de eerste tenaamstelling in bij Datum 1e tenaamstelling.

   Deze datum is bepalend voor de ouderdom van het vervoermiddel.

10. Vink Algemeen gebruik aan, als je het vervoermiddel aan meerdere medewerkers wil koppelen.
11. Vul de cataloguswaarde in.
12. Vul het percentage bijtelling in bij Bijtelling (%).
13. Vul het percentage grensbedrag bijtelling in bij Grensbedrag bijtelling %.
14. Vul het percentage bijtelling boven grens in bij Bijtelling boven grens (%).
15. Selecteer een waarde bij Brandstof.
16. Vul de CO2-uitstoot in.
17. Vink aan of het om een valse hybride wagen gaat.
18. Selecteer het land van de nummerplaat.
19. Vink aan of de medewerker het vervoermiddel gebruikt voor Utilitair woon/werk.
20. Selecteer de categorie van het vervoermiddel.
21. Vul de CO2-coëfficiënt in.
22. Vul de datum van aanschaf in.
23. Vul de begindatum van het contract in.
24. Vul de einddatum van het contract in.
25. Selecteer de leasemaatschappij bij Leasemaatschappij.

    Als je geen leasemaatschappij kunt selecteren, moet je eerst de instantie inrichten voor de module Mobiliteit.

26. Vul het contractnummer in.
27. Vul het leasebedrag in.
28. Vul de beginstand van het aantal kilometer in bij Beginstand (km).
29. Klik op: Aanmaken.

Vervoermiddel koppelen

Zodra het vervoermiddel geregistreerd is bij de werkgever, koppel je het vervoermiddel aan de medewerker die het zal gebruiken. Tijdens dit proces leg je ook de gegevens vast die nodig zijn voor de verloning (enkel in geval van een auto). Je kunt de koppeling van het vervoermiddel aan de medewerker en de onderhoudsgegevens ook importeren via HRM / Beheer / Import medewerker HRM / Vervoermiddel.

Vervoermiddel koppelen:

1. Open InSite.
2. Ga naar het leidinggevendeportaal.
3. Open het mobiliteitsportaal.
4. Klik op: Medewerker koppelen.

   

5. Selecteer de medewerker waaraan je het vervoermiddel wil koppelen.

   

6. Selecteer het vervoermiddel.

   

7. Vul de begindatum in.
8. Vul de einddatum in.
9. Vul de eigen bijdrage van het privégebruik in bij Eigen bijdrage privégebruik.
10. Vul de andere eigen bijdrage in bij Eigen bijdrage overige redenen.
11. Vul het percentage van de bijtelling in bij Bijtelling (%).
12. Vul het percentage grensbedrag bijtelling in bij Grensbedrag bijtelling %.
13. Vul het percentage bijtelling boven grens in bij Bijtelling boven grens (%).
14. Vink Vervoermiddel meenemen in verloning aan, als je wil dat het sociaal secretariaat de wagen ontvangt voor de loonverwerking.
15. Selecteer bij Gebruik vervoermiddel of de medewerker het vervoermiddel enkel voor privé, woon-werk of beiden gebruikt.
16. Selecteer de berekeningswijze.
17. Selecteer of er een tussenkomst is bij de eigen bijdrage.
18. Vul het forfaitaire bedrag per maand in bij Forf. tussenk. wkn./maand.
19. Vink Mobiliteitsbudget aan als het vervoermiddel deel uitmaakt van het mobiliteitsbudget.
20. Klik op: Aanmaken.

Vervoermiddel raadplegen

Je kunt vervoermiddelen raadplegen via mobiliteit. Hier heb je een overzicht van alle vervoermiddelen, ongeacht de werkgever of bestuurder waaraan het vervoermiddel gekoppeld is.

Vervoermiddelen raadplegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar het leidinggevendeportaal.
3. Open het mobiliteitsportaal.
4. Klik op: Alle vervoermiddelen.

   Je krijgt een overzicht van alle vervoermiddelen.

   

5. Klik op de regel om de stamkaart van het vervoermiddel te openen. Op de stamkaart zie je alle gegevens van het vervoermiddel.

Rapport opvragen (Profit):

1. Ga naar: HRM / Uitvoer / Rapport HRM.
2. Open het rapport: Medewerkers met leaseauto's (Profit).

   Je ziet per afdeling welke medewerker welke wagen heeft.

   

3. Sluit het rapport. 

Gebruik vervoermiddel van medewerker beëindigen

Wanneer het leasecontract van een vervoermiddel bij een medewerker afloopt, stel je een einddatum in. Na deze datum kan je het vervoermiddel aan een andere medewerker toewijzen. Je hebt de mogelijkheid om het contract van de huidige medewerker te beëindigen, of om het gebruik van het vervoermiddel volledig stop te zetten.

Gebruik vervoermiddel bij medewerker beëindigen:

1. Open InSite.
2. Ga naar het leidinggevende portaal.
3. Open het mobiliteitsportaal.
4. Selecteer in het overzicht Actuele vervoermiddel het vervoermiddel.
5. Ga naar het overzicht: Medewerker.
6. Open de regel.
7. Vul de einddatum in bij Einddatum in het onderdeel Contractgegevens.

   Dit is de datum waarop de medewerker het vervoermiddel feitelijk inlevert.

8. Klik op: Aanmaken.

Gebruik vervoermiddel beëindigen:

1. Open InSite.
2. Ga naar het leidinggevende portaal.
3. Open het mobiliteitsportaal.
4. Open de stamkaart van het vervoermiddel.
5. Klik op: Vervoermiddel aanpassen.
6. Vul de einddatum in bij Einddatum in het onderdeel Gegevens contract.
7. Klik op: Aanpassen.

Wisselen van werkgever

Wanneer een vervoermiddel van werkgever verandert, registreer je het vervoermiddel opnieuw in Profit. Omdat een vervoermiddel altijd aan één werkgever gekoppeld is, kun je hem niet rechtstreeks overzetten. Volg het onderstaande stappenplan:

1. Sluit het vervoermiddel af op de oude werkgever, door een einddatum toe te voegen.
2. Voeg het vervoermiddel toe bij de nieuwe werkgever, met de juiste begindatum.
3. Koppel een medewerker aan het vervoermiddel. Dit kan dezelfde medewerker zijn als bij de oude werkgever, of een andere.

Kilometerstanden registreren

Je registreert de kilometerstanden op het vervoermiddel. Gebruik vrije velden als je extra informatie over kilometerstanden wil registreren. Je kunt de kilometerstanden ook importeren via HRM / Beheer / Import HRM / Vervoermiddel/kilometerstand.

Kilometerstanden toevoegen:

1. Open InSite.
2. Ga naar het leidinggevendeportaal.
3. Open het mobiliteitsportaal.
4. Open de stamkaart van het vervoermiddel.
5. Klik op: Kilometerstand toevoegen.
6. Vul de datum (einddatum) in.
7. Vul de kilometerstand in op die datum.
8. Klik op: Aanmaken.

   In het overzicht Vervoermiddel kilometerstand zie je alle kilometers van het vervoermiddel.

   

Onderhoudsbeurten registreren

Je registreert de onderhoudsbeurten via de eigenschappen van het vervoermiddel. Gebruik vrije velden als je extra informatie over de onderhoudsbeurten wil registreren. Je kunt onderhoudsbeurten ook importeren via HRM / Beheer / Import HRM / Vervoermiddel/Onderhoud.

Onderhoudsbeurten toevoegen (Profit):

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
4. Selecteer het vervoermiddel.
5. Klik op: Acties / Vervoermiddel.
6. Ga naar het tabblad: Onderhoud.
7. Klik op: Nieuw.
   1. Vul de velden in.

      De vrije tabel Type onderhoud kun je zelf onderhouden.

   2. Klik op: Voltooien.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Dossier vervoermiddel

Je kunt communicatie rond een vervoermiddel opslaan in het dossier bij het vervoermiddel. Je kunt een type dossieritem met bestemming Vervoermiddel nog niet insturen via InSite en workflows.

Type dossieritem inrichten voor dossier op vervoermiddel:

In de eigenschappen van het type dossieritem maak je in het tabblad Bestemming Extra de bestemming Vervoermiddel optioneel of verplicht.

1. Voeg eventueel eerst een type dossieritem toe.
2. Stel de bestemming in.

Dossieritem bij vervoermiddel toevoegen (Profit):

1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.
2. Open de eigenschappen van het vervoermiddel.
3. Ga naar het tabblad: Dossier.
4. Klik op: Nieuw.
5. Voeg het dossieritem toe.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Wagenpark aanleveren

Profit stuurt de leaseauto's naar Partena door via het ERP-bestand (dagelijks gegevensbestand). Dit gebeurt via registratie 07 (leaseauto). Meer informatie over de bijhorende velden, vind je via Partena-veldnamen in Profit.

Let op:

Profit levert enkel wagens aan in de verloning naar Partena. Andere vervoermiddelen kan je niet aanleveren.